Vida de Gerente de Projetos: Metodologia SAP Activate

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Como vai TIME quanto tempo, mas afinal o que é a metodologia SAP Activate?

Resumidamente o SAP Activate Methodology é composta, basicamente, por 4 fases.

• Prepare: Conduzir o planejamento e preparação inicial e definir governança do projeto para iniciar o projeto o com o pé direito.


• Explore: A equipe do cliente explora as capacidades da solução da SAP, enquanto o integrador de sistemas investiga o negócio do cliente. Juntos, eles usam oficinas Fit/Gap para identificar a configuração e extensões que melhor satisfazem as necessidades do cliente. Capturar, priorizar e documentar os requerimentos de negócio e gaps em um backlog.


• Realize: Através de um processo iterativo de tempo determinado e de forma incremental construir e testar um ambiente completo que se baseia nos processos de negócio e requisitos identificados na fase de explorar e capturadas em seu documento de backlog.


• Deploy: Preparar SAP S/4HANA para a liberação em ambiente de produção e realizar atividades de sustentação. Neste ponto, há todo o necessário para rodar o negócio em produção.

 

Vocês viram como eu fui Ágil? Direto ao ponto! Mas agora vamos descrever tudo detalhadamente de um foma amigavel.

Meu caro amigo se você é Gerente de Projetos e já entregou projetos SAP, com certeza conhece a Metodologia da SAP para acelerar as entregas. Chamada de ASAP (Acelerated SAP) está atualmente na versão 8. É baseada no modelo Waterfall do PMI e com cinco pilares principais: Preparação, Blueprint, Realização, Preparação Final e Go Live / Suporte, já bem conhecida, mas isso tudo mudou...

Mas antes vamos explicar o que aconteceu, vamos falar um pouco de História para entender como ficamos Ágeis com o S/4HANA  e sua nova metodologia SAP Activate.

Nos últimos anos estamos ouvindo muito falar em transformação digital, projetos ágeis, metodologias ágeis, pastel ágil etc....  e com isso tivemos muitas mudanças e claro que a SAP também se adaptou e mudou, sim mudou não temos mais apenas o ASAP, que durante muito tempo, foi metodologia aplicada nos projetos de implementação do SAP muito conhecida como ASAP (Acceletated SAP) que antes eram a metodologia mestres para gestão de projetos que sempre evoluiu em uma constante desde 1973 com a famosa melhores práticas ou BestPratice até 2015.

Porem Em 2015, a SAP lançou a plataforma empresarial mais inovadora SAP HANA – o maior lançamento da SAP na última década  para gestão do ECC SAP S/4HANA) e passou a utilizar a metodologia Activate, mas o que é o SAP S/4HANA?

- A SAP reconstruiu sua solução de ERP (SAP ECC) desde o princípio para aproveitar o desempenho do HANA e modelos de dados inovadores. O S/4HANA fornece um UX premiado (SAP Fiori) junto com uma série de aplicativos e fornece benefícios específicos de caso de uso.

No lado técnico, o S/4HANA também resolve problemas comuns com sistemas ERP tradicionais, como latência de lote, processos orientados manualmente e dispersão de dados. Isso significa menores custos de TI, melhor estabilidade e menos interrupções em futuras atualizações, vocês podem observar que agora somos AGEIS com o S/4HANA.

Ok – Mas o que é a metodologia Activate?

A Metodologia activate é uma estrutura modular e ágil para implementação ou migração de soluções SAP S/4HANA, que fornece conteúdo e orientação para equipes de projeto.

Ele orienta gerentes de projeto, equipes técnicas e funcionais por meio de uma metodologia de seis fases para implantar e executar qualquer cenário SAP S/4HANA localmente, na nuvem ou em um ambiente de hospedagem híbrido.

Logo temos duas possibilidades:

• Metodologia activate para solução em nuvem: fornece uma estrutura de implementação para suportar software baseado em assinatura (SaaS), onde a instalação e gerenciamento do sistema ocorrem fora da estrutura da empresa onde o projeto está sendo implementado.


• Metodologia activate para soluções locais (on-premise): projetada para apoiar equipes de projeto na nova implementação de soluções SAP no modelo de implantação local.

Cada fase do projeto, lembrando que agora temos quatro, teremos entregas individuais, que são vinculadas a fluxos de trabalho específicos, tornando o acompanhamento das fases mais simples e assertiva com verificações de qualidade em todo o processo de fechamento e amplos recursos vinculados a cada entrega (“aceleradores” na terminologia SAP).

Mas quais são estas novas fases e o que faremos nelas?

Resumidamente o SAP Activate Methodology é composta, basicamente, por 4 fases ja comentadas lá em cima 🙂

• Prepare: Conduzir o planejamento e preparação inicial e definir governança do projeto para iniciar o projeto o com o pé direito.


• Explore: A equipe do cliente explora as capacidades da solução da SAP, enquanto o integrador de sistemas investiga o negócio do cliente. Juntos, eles usam oficinas Fit/Gap para identificar a configuração e extensões que melhor satisfazem as necessidades do cliente. Capturar, priorizar e documentar os requerimentos de negócio e gaps em um backlog.


• Realize: Através de um processo iterativo de tempo determinado e de forma incremental construir e testar um ambiente completo que se baseia nos processos de negócio e requisitos identificados na fase de explorar e capturadas em seu documento de backlog.


• Deploy: Preparar SAP S/4HANA para a liberação em ambiente de produção e realizar atividades de sustentação. Neste ponto, há todo o necessário para rodar o negócio em produção.

 

Vamos descobrir o que são as Fases do SAP Activate e o que e feito em cada uma das quatro etapas, lembrando que Durante cada fase da metodologia, a equipe do projeto produz um conjunto prescrito de entregas que servem como entradas para as fases subsequentes.

A metodologia SAP Activate fornece um exemplo das principais entregas do projeto, incluindo uma descrição do procedimento sobre como preparar e concluir uma entrega. Ela também fornece aceleradores para fases, fluxos de trabalho, resultados e tarefas com esta nova abordagem implementada nos projetos, o SAP Activate  é considerada uma metodologia ágil na medida em que trabalha com protótipos de entregas parciais e rápida, leva em consideração os requisitos do usuário e sua validação em cada etapa

Os aceleradores podem variar de acordo com o projeto mas basicamente incluem;

• Modelos;


• Questionários;


• Listas de verificação;


• Procedimentos;


• ferramentas para facilitar a implementação e atualizações SAP eficientes, consistentes e repetíveis.

As fases são compostas por;

1. Prepare /Discovery (Descoberta e Preparação)


2. Explore (Explorar).


3. Realize (Realizar).


4. Deploy /Run (Implemente e Execute).

 

Vamos detalhar cada uma das seis fases do SAP Activate:

1-Prepare, Discovery (Preparação, Descubra, conheça).

Conduzir o planejamento e preparação inicial e definir governança do projeto para iniciar o projeto o com o pé direito aonde iremos explorar as inovações disponíveis no SAP S/4HANA e defina a estratégia de implantação com um roteiro para execução do projeto nesta primeira etapa os profissionais envolvidos tomam conhecimento das inovações do SAP S/4 HANA após o entendimento da nova ferramenta é possível traçar um roteiro completo de como vai acontecer a implementação do projeto.

Dessa forma, a metodologia SAP Activate começa privilegiando a estratégia e o planejamento prévio. Nesta fase se inicia o projeto, forma-se a equipe de trabalho do cliente KeyUsers (usuários-chave) e a equipe de projeto e seus módulos verifica-se a disponibilidade e entrega dos recursos necessários (hardware, software, serviços qual solução adotada, on premisse ou nuvem.) e os gerentes de projeto realizam o planejamento detalhado do que ira ocorrer com a equipe, a tarefas mais importantes desta fase se dá o principal conceito de metodologia Activate, onde são ativados processos pré-definidos (as famosas Best Practices) construídas com base na atividade principal do cliente  de acordo com a experiência da SAP no mercado e tipo de indústria. Dessa forma, garante-se que a necessidades de negócio sejam alcançadas corretamente e avaliadas durante as fases seguintes.

Também é importante que os membros da equipe do cliente, denominados KeyUsers usuários-chave, tenham autonomia para definir ou garantir a execução dos processos de negócio da empresa  e entendam de processos do negócio da empresa, trabalho de planejamento inicial  realizado nesta fase pelos gerentes é apresentado aos principais sponsos do projeto na reunião de KickOff inicial de apresentação, neste encontro é importante que a gestão da empresa participe para enfatizar a importância do projeto e as  mudanças que irão ocorrer na empresa e a necessidade de envolvimento dos colaboradores para alcançar o sucesso através de reuniões, de entendimento.

Esta e a fase de preparação e descoberta do projeto, com alocação do TIME e preparação e discussão para de acordo com os objetivos previamente alinhados entre os times para iniciar a execução do projeto. Nesse momento é importante ter uma equipe coesa e com o conhecimento necessário à disposição, pois a aplicação do SAP S/4 HANA demanda uma boa dinâmica de trabalho em equipe.

Assegure-se de que todos do time entendam seus papeis e responsabilidades e saibam exatamente o que precisam fazer para entregar um bom resultado, nesta fase, as necessidades do cliente são definidas e uma solução é proposta através das possibilidades da ferramenta, nos famosos WORKSHOP seja com funcionalidade padrão (best practices) ou funcionalidade especifica, para realizar essa definição, os consultores realizam demonstrações do processo e identificam os cenários de negócios padrão necessários para atender às necessidades com exemplos de cenários que necessitem de extensões, os esforços de consultoria são identificados, definidos e estimados para sua implementação. partir desta fase, é possível obter uma lista com os processos padrão a serem implementados e as extensões que devem ser realizadas.

2-Explore (Explore).

A equipe do cliente explora as capacidades de soluções da SAP, enquanto o consultor investiga o negócio do cliente. Juntos, usam workshop de ajuste / intervalo para identificar a configuração e as extensões que melhor atendem aos requisitos do cliente lembrando de  priorizar e documentar os requerimentos de negócio e gaps em um backlog, para revisitação posterior; Havendo cenários que necessitem de extensões, os esforços de consultoria são identificados, definidos e estimados para sua implementação, nesta fase e importante respeitar o processo realizado para identificar quais são os requisitos necessários para implementar o S/4 HANA de forma satisfatória e eficiente.

Essa etapa da metodologia SAP Activate é essencial para garantir que as soluções tecnológicas sejam instaladas com qualidade e segurança de acordo com a necessidade do cliente.

 

3-Realize (Realização).

Aqui e o momento de configurar e testar o sistema, de acordo com as decisões tomadas nos WORKSHOP e etapas anteriores aqui também é realizada a implementação iterativa dos processos. Cada iteração é um sprint parecido com metodologias ágeis, e as validações dos processos são realizadas pelos usuários finais. A equipe já pode começar a carregar dados e cadastrar usuários para testar a integração de toda a interface do S/4 HANA. A etapa de realização é fundamental para identificar eventuais falhas e não-conformidades presentes no sistema e não identificadas anteriormente.

O Time configura e estende o sistema, com base em priorizações e requisitos identificados na fase Explorer a configuração junto com a construção são feitas em ciclos curtos, garantindo validação regular e feedback do negócio. As atividades de testes estruturados e migração de dados garantem qualidade, uma vez que cada um dos processos é validado, eles são avaliados de forma inter-relacionada no chamado “teste de integração”.

 

4-Deploy /Run (Implemente e Execute).

Aqui vamos para três tarefas fundamentais são realizadas: treinamento do usuário final, uploads de dados finais e plano de CutOver, os preparativos finais antes da transição para a produção devemos garantir que esse sistema, os usuários e os dados estão prontos para a transição para o uso produtivo. A transição para as operações inclui a criação e o lançamento do suporte e, em seguida, a entrega das operações à organização que gerencia o ambiente, aonde nessa etapa nosso Time transfere todas as tarefas e documentações geradas para a equipe do cliente e o projeto de implementação é considerado, oficialmente, encerrado, ou GO-LIVE !!

Parabens, de uma forma muito simples isso e o ACTIVATE.

 

Best Regard’s

 

Gilberto Disessa Junior