Conceptos esenciales que deben manejarse al momento de seleccionar un ERP.
Primera Parte
En la actualidad existen diversas tecnologías y herramientas avanzadas para apoyar a las empresas a mejorar su desempeño: movilidad, análisis de datos, integración de procesos, etc., ofreciendo un abanico como nunca antes visto. Sin embargo, todas éstas tendrán mayor efectividad y utilidad si se basan y/o apalancan en datos que provengan de sistemas de gestión del "backoffice" robustos y confiables. Un ERP sigue siendo la mejor alternativa para manejar las operaciones de las organizaciones, pero su selección, sea la primera vez o para sustituir uno preexistente, debe ser cuidadosa y adecuada a cada realidad.
Las empresas, sin importar su tamaño, permanentemente enfrentan problemáticas que deben manejar y resolver para mejorar su desempeño y crecer; hacer “más con menos”. Las empresas medianas y pequeñas, por su parte, comparativamente cuentan para ello con escasos recursos financieros y humanos, y muchas veces con menores competencias internas.
La adquisición de un sistema ERP es a menudo una alternativa para reforzar los procesos de negocios y abordar los aspectos que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar su desempeño. Sin embargo, el proceso de selección de este tipo de herramienta implica tomar en cuenta aspectos tanto internos como externos a la organización que a menudo son obviados, o en el mejor de los casos, abordados de forma errada o incompleta.
El Director de Investigación de Gartner, Nigel Montgomery, menciona algunos de los principales aspectos, así como según sus investigaciones la manera como se deben evaluar.
En primer lugar, toda empresa sin importar su tamaño debe calcular el Costo Total de Tenencia del nuevo sistema (TCO – Total Cost of Ownership). En este sentido, Montgomery hace énfasis en que el TCO no es solamente la suma de los costos de licencias, Hw, servicios de implantación, soporte técnico anual de Sw, upgrades, personal interno de IT, etc.; también debe incluir las mejoras en el desempeño del negocio producto del uso del nuevo sistema y el valor que de ello se derive. Es por esto entonces necesario tomar en cuenta el valor que la solución y su proveedor van a poder imprimir al negocio basado en sus conocimientos y experiencia, el soporte que durante el ciclo de vida del sistema pueden entregar, y validarlo con las necesidades y expectativas que se tienen para mejorar el negocio.
Por lo anterior, es importante definir Indicadores Clave de Desempeño (KPI – Key Performance Indicator) desde el mismo momento de la evaluación y selección del sistema, que luego sirvan para medir el valor que el ERP está trayendo al negocio. Ello servirá no solamente para un cálculo más completo del TCO, sino que además ayudará a justificar futuras mejora e innovaciones en el ERP a ser aplicadas a la organización. Según Gartner, “sólo el 37% de las empresas hacen seguimiento del valor derivado de sus sistemas ERP”, lo cual conlleva a una visión incompleta del verdadero impacto que el sistema tiene en su negocio.
Por otro lado, se debe estar consciente de que un sistema ERP no es una panacea ni la solución a todos los problemas y escenarios posibles. De allí la gran importancia de entender, también desde el mismo primer momento en el que se considera la adquisición de un sistema ERP, el “rol estratégico” que va a jugar la herramienta para la organización y como calza en los planes de la empresa. La claridad que de este aspecto se tenga a través de toda la organización va a impactar de forma importante en la velocidad de aceptación que ésta tendrá del nuevo sistema; si no está claro o existen dudas de cómo el ERP ayudará a concretar las estrategias, el proceso de asimilación va a ser más lento y traumático, y va a impactar fuertemente el TCO en muchas maneras, por la vía del alargamiento de los tiempos de implantación, subutilización, gastos en recursos externos, etc.
En una próxima entrega les seguiremos hablando de los otros aspectos que según Gartner deben ser tomados en cuenta al momento de seleccionar un ERP para su organización.
