Am 17. November 2022 fand die dritte SAP Change und Training Kaffee-Ecke statt. Dieses neue Community-Format ist für alle, die sich mit Training und Change Management rund um SAP beschäftigen. Alle Themen dieses neuen Formats werden in der SAP Change und Training LinkedIn Gruppe abgestimmt. Den initialen Input gab dieses Mal Erich Schell, Change Management Berater bei der SAP Deutschland.
Als Check-In fragten wir die Gruppe, welche Erfahrungen mit SAP Activate bereits bestehen.
Daher gab Erich zuerst ein kurzes Intro: SAP Activate ist ein Vorgehensmodell zur Einführung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen. Es dient als Rahmenwerk und unterstützt das Projektmanagement. Detaillierte Informationen findet man in der SAP Activate Community. Daran merkt man, dass es für fast alles eine Community bei SAP gibt 😊.
Was vielen vielleicht gar nicht bekannt ist, sind die vielen Tools, Informationen & Templates, die zu SAP Activate frei zugänglich sind. Vieles ist über den Roadmap-Viewer zugänglich. Diesen kann man nutzen, um die Arbeitspakete kennen zu lernen und auch weitere Folien und Infos herunter zu laden. Je nachdem, ob ein Cloud, On-Premise, oder ein Upgrade Projekt im Fokus steht, kann man die passende Methodik auswählen. Da SAP Software wie z.B. durch den Charakter der Wertschöpfungsprozesse viel vorgibt, ist auch die Einführung relativ standardisierbar. Das ist ein großer Unterschied zu anderen Change-Projekten wie einem Merger, Kulturwandel oder einer Reorganisation.
Abb.: SAP Activate for SAP S/4HANA Cloud, public edition (2-system landscape)
Nach der Discover Phase und dem initialem Business-Case sind die Fit-To Standard (F2S) Workshops aus Change-Perspektive super wichtig, um mögliche Abweichungen zwischen den aktuellen Geschäftsprozessen und der Standard-Software zu erfassen. Configuration, Deployment und Hypercare stehen anschließend im Mittelpunkt, bevor das Projekt in den laufenden Betrieb übergeht.
Speziell für Change Manager gibt es ein sehr hilfreiches Template, die so genannte Change Impact Analyse (CIA). Die CIA erfasst ganzheitlich alle mit dem Projekt verbundenen Änderungen für die betroffenen Stakeholder, Geschäfts- und IT-Abteilungen. Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Auswirkungsdimensionen (Prozess, Technologie, Organisation und Menschen) hilft bei der Ermittlung relevanter Veränderungstreiber. Gleichzeitig werden Maßnahmen zur Bewältigung der Folgen der Änderungen und zur Unterstützung der Stakeholder und Abteilungen abgeleitet.
Es ist wichtig, geeignete Aktivitäten (z. B. Schulung, Kommunikation etc.) abzuleiten, um die Stakeholder im Umgang mit den Veränderungen zu unterstützen und so die Akzeptanz der Nutzer zu fördern.
Weitere Infos speziell zu Change Management sind im Blog „Was sind die zentralen Bereiche im SAP Organizational Change Management“ zu finden.
Eine längere Diskussion gab es rund um diese Frage. Die Empfehlung war klar: Ja – man sollte eine extra Person für die Rolle des Change Managements haben. Dazu gab es folgende Sichtweisen:
Bezüglich Governance brachte es dieser Kommentar gut auf den Punkt: „Der Change Manager braucht 2 Positionen: Eine mit direktem Kontakt zum Sponsor in der GF und eine dotted line in das Projekt”. Und man sollte das Governance Modell auf jeden Fall von Anfang an klären. Es gibt dazu auch einige Infos vom PMI.
Wichtig dabei war auch die Wiederholung von Torben Mauchs Aussage: Veränderung kann man sich nicht einkaufen. Zwar kann der Change Manager auch extern sein – benötigt jedoch immer interne Counterparts, die dann für die Veränderung verantwortlich sind.
Auch die Frage, wie man OCM neben der Projektleitung positioniert und Ressourcen sichert, kam wieder auf. Eine Anmerkung war, dass hier unter anderem mit Szenarien gearbeitet wird. Dabei wird dann z.B. aufgezeigt, was passiert, wenn wenig in OCM investiert wird.
Die Frage nach den Beteiligungsformaten für Enduser ist vielfältig. Folgendes wurde erwähnt:
Führt ihr eine Change Impact Analyse unmittelbar parallel zu den F2S-Workshops durch oder findet diese abschließend statt?
Change Monitoring: Aus meiner Erfahrung geht es auch gar nicht so sehr darum, ein Monitoring des Projektteams zu machen, sondern tatsächlich viele Anwender zu befragen.
Welche der gelisteten Aktivitäten sind toolgestützt vorhanden? (dabei meine ich nicht Excel). Hatte verstanden das Monitoring wird mit SolMan etc. durchgeführt
Gibt es die Excel-Datei auch für S/4 on-Premise?
Anbei eine Sammlung – herzlichen Dank für das vielfältige Feedback
Die nächsten 3 Change und Training Kaffee-Ecken finden immer am 3ten Donnerstag statt. Die nächste ist im Januar.
Die Aufnahme der Session als Video ist hier zu finden.
Zum weiteren Austausch kommt in unsere SAP Training und Change LinkedIn Gruppe oder in die Gruppe zu Change Management & Training hier in der SAP Community
Feedback oder Fragen natürlich auch sehr gern hier in den Kommentaren.
SAP Activate – Intro & Nutzung
Als Check-In fragten wir die Gruppe, welche Erfahrungen mit SAP Activate bereits bestehen.
- Für 29% ist es komplett neu
- 43% haben es schon mal gehört
- 28% nutzen es bereits
Daher gab Erich zuerst ein kurzes Intro: SAP Activate ist ein Vorgehensmodell zur Einführung von SAP S/4HANA und anderen SAP-Lösungen. Es dient als Rahmenwerk und unterstützt das Projektmanagement. Detaillierte Informationen findet man in der SAP Activate Community. Daran merkt man, dass es für fast alles eine Community bei SAP gibt 😊.
Was vielen vielleicht gar nicht bekannt ist, sind die vielen Tools, Informationen & Templates, die zu SAP Activate frei zugänglich sind. Vieles ist über den Roadmap-Viewer zugänglich. Diesen kann man nutzen, um die Arbeitspakete kennen zu lernen und auch weitere Folien und Infos herunter zu laden. Je nachdem, ob ein Cloud, On-Premise, oder ein Upgrade Projekt im Fokus steht, kann man die passende Methodik auswählen. Da SAP Software wie z.B. durch den Charakter der Wertschöpfungsprozesse viel vorgibt, ist auch die Einführung relativ standardisierbar. Das ist ein großer Unterschied zu anderen Change-Projekten wie einem Merger, Kulturwandel oder einer Reorganisation.
Abb.: SAP Activate for SAP S/4HANA Cloud, public edition (2-system landscape)
Nach der Discover Phase und dem initialem Business-Case sind die Fit-To Standard (F2S) Workshops aus Change-Perspektive super wichtig, um mögliche Abweichungen zwischen den aktuellen Geschäftsprozessen und der Standard-Software zu erfassen. Configuration, Deployment und Hypercare stehen anschließend im Mittelpunkt, bevor das Projekt in den laufenden Betrieb übergeht.
Speziell für Change Manager gibt es ein sehr hilfreiches Template, die so genannte Change Impact Analyse (CIA). Die CIA erfasst ganzheitlich alle mit dem Projekt verbundenen Änderungen für die betroffenen Stakeholder, Geschäfts- und IT-Abteilungen. Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Auswirkungsdimensionen (Prozess, Technologie, Organisation und Menschen) hilft bei der Ermittlung relevanter Veränderungstreiber. Gleichzeitig werden Maßnahmen zur Bewältigung der Folgen der Änderungen und zur Unterstützung der Stakeholder und Abteilungen abgeleitet.
Es ist wichtig, geeignete Aktivitäten (z. B. Schulung, Kommunikation etc.) abzuleiten, um die Stakeholder im Umgang mit den Veränderungen zu unterstützen und so die Akzeptanz der Nutzer zu fördern.
Weitere Infos speziell zu Change Management sind im Blog „Was sind die zentralen Bereiche im SAP Organizational Change Management“ zu finden.
Benötigt man einen eigenen Change Manager im Projekt?
Eine längere Diskussion gab es rund um diese Frage. Die Empfehlung war klar: Ja – man sollte eine extra Person für die Rolle des Change Managements haben. Dazu gab es folgende Sichtweisen:
- „Es geht nicht nur um Kapazitäten des PM, es geht insbesondere darum, dass man als Change Manager den direkten Kontakt zur GF (CxO) braucht und damit auch unabhängig vom PM benötigt.“
- „Change Manager ist bei uns in der IT angesiedelt als Schnittstelle - gute Erfahrung damit.“
- „Ich bin als Change Manager auch in der IT angesiedelt. In der Abteilung Methoden und Koordination. Wir kümmern uns hauptsächlich ums Projekt Management und somit die übergeordnete konzeptionelle Metaebene. Die Schnittmenge aus IT und Konzeption ist wirklich super.“
- „Nichts desto trotz sollte der PL auch Change Kompetenzen mitbringen und eine ganz enge Zusammenarbeit zwischen CM und PL ist wichtig!“
- „Als Change Manager hat man einen niedrigschwelligeren Zugang zu den Kolleg*innen, da man eben nicht mit der Autorität eines PL ausgestattet ist.“
Bezüglich Governance brachte es dieser Kommentar gut auf den Punkt: „Der Change Manager braucht 2 Positionen: Eine mit direktem Kontakt zum Sponsor in der GF und eine dotted line in das Projekt”. Und man sollte das Governance Modell auf jeden Fall von Anfang an klären. Es gibt dazu auch einige Infos vom PMI.
Wichtig dabei war auch die Wiederholung von Torben Mauchs Aussage: Veränderung kann man sich nicht einkaufen. Zwar kann der Change Manager auch extern sein – benötigt jedoch immer interne Counterparts, die dann für die Veränderung verantwortlich sind.
Auch die Frage, wie man OCM neben der Projektleitung positioniert und Ressourcen sichert, kam wieder auf. Eine Anmerkung war, dass hier unter anderem mit Szenarien gearbeitet wird. Dabei wird dann z.B. aufgezeigt, was passiert, wenn wenig in OCM investiert wird.
Beteiligungsformate im Change Management
Die Frage nach den Beteiligungsformaten für Enduser ist vielfältig. Folgendes wurde erwähnt:
- Befragungen – ob elektronisch, in Workshops oder ausgewählt 1:1
- Schulungen
- Change Agent Networks. Change Agents sind meist Multiplikatoren nach Lokation oder Fachbereich.
- Kummerkasten im Sinne eines schwarzen Brettes
- Interne social Media Gruppen mit Foren
Change Impact Analyse & Monitoring
Führt ihr eine Change Impact Analyse unmittelbar parallel zu den F2S-Workshops durch oder findet diese abschließend statt?
- Change Impact Analyse (CIA) führt man parallel zu den F2S Workshops durch, aber natürlich macht man dann eine abschließende Betrachtung, weil man nicht alles abdecken kann.
Change Monitoring: Aus meiner Erfahrung geht es auch gar nicht so sehr darum, ein Monitoring des Projektteams zu machen, sondern tatsächlich viele Anwender zu befragen.
Weitere Fragen und Antworten aus der Session
Welche der gelisteten Aktivitäten sind toolgestützt vorhanden? (dabei meine ich nicht Excel). Hatte verstanden das Monitoring wird mit SolMan etc. durchgeführt
- Befragungen führen wir mit der Software Qualtrics durch, im Deep Transformation Insights Service nutzen wir u.a. Daten aus dem SAP Solution Manager etc.
Gibt es die Excel-Datei auch für S/4 on-Premise?
- Ja – die Methodik gibt es auch für on-Premise - dies kann man im Reiter oben im Roadmap-viewer auswählen (von der Startseite aus „Alle Roadmaps erkunden klicken“)
Was hat die Community mitgenommen?
Anbei eine Sammlung – herzlichen Dank für das vielfältige Feedback
- „Change nicht unterschätzen, eher "höher" heben“
- „Bin beruhigt zu hören, dass das Thema Change überall nicht optimal zu laufen scheint“
- „Typisch SAP - wir haben für alles eine Community - Danke für den Call.“
- „Ich würde mir hier mehr Sprachbeiträge wünschen - statt nur Chat“ (Anmerkung: Gerne – wie es allen eben passt).
- „Die Ideen, wie man das Budget für das Projekt verteidigen kann ;)“
- „Change Management mit Design Thinking“
- „Change auch mit Personas und unabhängig vom Projekt - Vielen Dank“
- „Vielen Dank, toller Austausch, die konkret besprochenen Maßnahmen sind sehr hilfreich.“
- „Es gibt hier so vieles noch zu ergänzen: Agiles Projektvorgehen mit SAP Activate. LSP zum Prozessdesign, etc.“
- „War sehr interessant, am Anfang finde ich es wichtig, dass man sich hier auch zu informiert und es gut aufbaut innerhalb der Abteilung.“
Weitere Links
Die nächsten 3 Change und Training Kaffee-Ecken finden immer am 3ten Donnerstag statt. Die nächste ist im Januar.
Die Aufnahme der Session als Video ist hier zu finden.
Zum weiteren Austausch kommt in unsere SAP Training und Change LinkedIn Gruppe oder in die Gruppe zu Change Management & Training hier in der SAP Community
Feedback oder Fragen natürlich auch sehr gern hier in den Kommentaren.
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