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Tobias Müller-Zielke und Moritz Meißner sprechen mit mir über ihre Erfahrungen rund um Tools zur Verbesserung der persönlichen Produktivität.
Digitale Tools sind hilfreich für die Getting-Thinks-Done-Methode. Allerdings ist das positive an GTD, dass man diese Methode auf verschiedene Tools anwenden und übertragen kann und es nicht das „eine“ Tool gibt, dass am besten funktioniert. Vielmehr muss jede Person individuell etwas für sich finden, was zu ihr passt und womit sie im Alltag klar kommt. Wichtig ist nur, dass man sich an die Methodik von GTD hält. Man kann selbst Papier benutzen.
Tobias hebt im Folgenden den Mehrwert von GTD in Bezug auf digitale Tools hervor: Über digitalen Kanäle kommen erstmal Informationen in den Posteingang rein, beispielsweise via Emails. Angenommen man würde für jede der Mails eine schriftliche Notiz auf einem Block schreiben, dann kommt man aufgrund der verlorenen Zeit weniger zum eigentlichen Arbeiten. Dieser Aspekt spricht alleine schon dafür, digitale Kanäle zu nutzen, die Informationen oder Aufgaben direkt mit anderen Systemen verknüpfen. Somit erweisen sich digitale Tools als effiziente Werkzeuge, nicht nur in Bezug auf das Organisationsmanagement, sondern auch in Bezug auf das allgemeine Zeitmanagement im Alltag. Auch Moritz beschreibt, dass sich die GTD-Methode sogar als eine Form von Lebensmanagement zusammenfassen lässt. Dieser Punkt unterschiedet GTD auch von anderen Methoden, die ihren Fokus lediglich auf einen Aspekt, beispielsweise nur Zeitmanagement legen. Darum geht es bei GTD eben nicht, sondern es geht es darum, wofür man etwas macht. Es geht darum zu hinterfragen, ob das, was man macht, eine Sinnstiftende Tätigkeit ist. Das hilft dabei, bei Themen an denen man arbeitet, auch zu hinterfragen, warum man etwas eigentlich macht. Tobias empfiehlt aber ganz klar, die Methode Stück für Stück immer mehr in den Alltag zu integrieren und erstmal klein anzufangen. Man sollte nicht gleich alles ändern und von heute auf morgen GTD für alles nutzen.
Es gibt insgesamt 5 Phasen bei GTD: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Für jeder dieser Phasen gibt Schritte, Tools und Techniken, die man durchlaufen und nutzen kann.
Wir haben auch pro Phase die versch. Tools besprochen. Das war unter anderem eine Kombination aus OneNote, MS Todo, Outlook, MS Teams and Planner. Ausführlich findet ihr natürlich alles im Podcast. Hier kurz die Beschreibung der Phasen.
Das Sammeln von Gedanken und Informationen definiert den Startpunkt der Methode. Moritz führt hierzu ein Zitat vom GTD Begründer David Allen: “mind is for getting ideas not holding them.“ Dies bedeutet, dass der Kopf dafür da ist, kreativ zu sein und daher frei sein muss von Informationen. Man muss die Informationen nicht im Kopf abspeichern, sondern vielmehr notieren und dann bewerten und weiter verarbeiten oder löschen. Diese Methode hilft dabei, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Moritz führt passen dazu noch eine Technik an, wie man am besten den Kopf frei bekommt. Durch die geplante Gedankensammlung. Hier empfiehlt er feste Routinen, bei denen feste Zeiten zur Gedankensammlung täglich eingeplant werden. Beispielsweise 5 Minuten vor Arbeitsbeginn. Diese Methode dient dazu, alles erstmal aufzuschreiben, was man im Kopf hat, um somit frei für den Tag zu sein.
Moritz beschreibt, dass es beim Verarbeiten um eine feine Kategorisierung der Informationen geht. Hier verschafft man sich einen Überblick, was man alles an Gedanken oder Informationen gesammelt hat und überprüft, ob diese eine Relevanz haben oder nicht. Wenn nicht, dann kann die Information auch direkt gelöscht werden. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die weniger als 2 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt, sollte man diese direkt erledigen. Dies hat den Vorteil, dass man diese „kurze“ Aufgabe dann einfach erledigt hat und nicht unnötig aufschiebt oder oft anschaut. Moritz empfiehlt, wenn man eine Führungskraft ist, sich auch direkt bei der Verarbeitung zu überlegen, welche Aufgaben man an Mitarbeiter delegieren kann.
Tobias beschreibt, dass nach der Verarbeitung der Informationen nun die Organisation folgt. Hier unterstreicht er, dass sich die Verarbeitung und Organisieren nur schwer voneinander abgrenzen lassen und vielmehr fließend ineinander übergehen. Der Schritt Verarbeiten stellt eher eine grobe Kategorisierung von Informationen und der Schritt Organisation eher eine feinere Kategorisierung dar.
Tobias führt aus, dass GTD als Gesamtsystem sehr effizient ist, auch im Hinblick auf einzelne Teilelemente oder kleine Schritte. Der zentrale Bestandteil von GTD besteht darin, die nächste Aufgabe einfach zu erledigen. Auch Beispielsweise in Bezug auf Meetings. Es ist essenziell, im Anschluss eines Meetings direkt die nächsten Schritte festzulegt werden. Diese Festlegung hilft dabei, direkt beim nächsten Meeting Ergebnisse vorweisen zu können und dient dem ganzen Projekterfolg.
Für Moritz ist das wertvollste, Personen kennenzulernen, die in einem Gebiet besonders gut sind und dann mit diesen Experten im Austausch zu stehen. Dinge die man nicht versteht, mit anderen direkt besprechen. Trainings belegen, Bücher lesen.
Narrativ:
Lernen hört nie auf! Lernen ist für Moritz ein zentraler Bestandteil seines Lebens.
Wir freuen uns sehr, wenn Ihr den Podcast abonniert, in sozialen Medien teilt und auf Apple Podcast liked und bewertet!
ENC176 – Getting Things Done und die 6 Fokushorizonte zur Planung des Jahres und Lebens mit Tobias M...
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Trainings, die Moritz empfiehlt
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Tobias Müller-Zielke und Moritz Meißner sprechen mit mir über ihre Erfahrungen rund um Tools zur Verbesserung der persönlichen Produktivität.
Digitale Tools für Getting Things Done
Digitale Tools sind hilfreich für die Getting-Thinks-Done-Methode. Allerdings ist das positive an GTD, dass man diese Methode auf verschiedene Tools anwenden und übertragen kann und es nicht das „eine“ Tool gibt, dass am besten funktioniert. Vielmehr muss jede Person individuell etwas für sich finden, was zu ihr passt und womit sie im Alltag klar kommt. Wichtig ist nur, dass man sich an die Methodik von GTD hält. Man kann selbst Papier benutzen.
Tobias hebt im Folgenden den Mehrwert von GTD in Bezug auf digitale Tools hervor: Über digitalen Kanäle kommen erstmal Informationen in den Posteingang rein, beispielsweise via Emails. Angenommen man würde für jede der Mails eine schriftliche Notiz auf einem Block schreiben, dann kommt man aufgrund der verlorenen Zeit weniger zum eigentlichen Arbeiten. Dieser Aspekt spricht alleine schon dafür, digitale Kanäle zu nutzen, die Informationen oder Aufgaben direkt mit anderen Systemen verknüpfen. Somit erweisen sich digitale Tools als effiziente Werkzeuge, nicht nur in Bezug auf das Organisationsmanagement, sondern auch in Bezug auf das allgemeine Zeitmanagement im Alltag. Auch Moritz beschreibt, dass sich die GTD-Methode sogar als eine Form von Lebensmanagement zusammenfassen lässt. Dieser Punkt unterschiedet GTD auch von anderen Methoden, die ihren Fokus lediglich auf einen Aspekt, beispielsweise nur Zeitmanagement legen. Darum geht es bei GTD eben nicht, sondern es geht es darum, wofür man etwas macht. Es geht darum zu hinterfragen, ob das, was man macht, eine Sinnstiftende Tätigkeit ist. Das hilft dabei, bei Themen an denen man arbeitet, auch zu hinterfragen, warum man etwas eigentlich macht. Tobias empfiehlt aber ganz klar, die Methode Stück für Stück immer mehr in den Alltag zu integrieren und erstmal klein anzufangen. Man sollte nicht gleich alles ändern und von heute auf morgen GTD für alles nutzen.
GTD Tools-Kategorien
Es gibt insgesamt 5 Phasen bei GTD: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Für jeder dieser Phasen gibt Schritte, Tools und Techniken, die man durchlaufen und nutzen kann.
Wir haben auch pro Phase die versch. Tools besprochen. Das war unter anderem eine Kombination aus OneNote, MS Todo, Outlook, MS Teams and Planner. Ausführlich findet ihr natürlich alles im Podcast. Hier kurz die Beschreibung der Phasen.
Sammeln
Das Sammeln von Gedanken und Informationen definiert den Startpunkt der Methode. Moritz führt hierzu ein Zitat vom GTD Begründer David Allen: “mind is for getting ideas not holding them.“ Dies bedeutet, dass der Kopf dafür da ist, kreativ zu sein und daher frei sein muss von Informationen. Man muss die Informationen nicht im Kopf abspeichern, sondern vielmehr notieren und dann bewerten und weiter verarbeiten oder löschen. Diese Methode hilft dabei, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Moritz führt passen dazu noch eine Technik an, wie man am besten den Kopf frei bekommt. Durch die geplante Gedankensammlung. Hier empfiehlt er feste Routinen, bei denen feste Zeiten zur Gedankensammlung täglich eingeplant werden. Beispielsweise 5 Minuten vor Arbeitsbeginn. Diese Methode dient dazu, alles erstmal aufzuschreiben, was man im Kopf hat, um somit frei für den Tag zu sein.
Verarbeiten
Moritz beschreibt, dass es beim Verarbeiten um eine feine Kategorisierung der Informationen geht. Hier verschafft man sich einen Überblick, was man alles an Gedanken oder Informationen gesammelt hat und überprüft, ob diese eine Relevanz haben oder nicht. Wenn nicht, dann kann die Information auch direkt gelöscht werden. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die weniger als 2 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt, sollte man diese direkt erledigen. Dies hat den Vorteil, dass man diese „kurze“ Aufgabe dann einfach erledigt hat und nicht unnötig aufschiebt oder oft anschaut. Moritz empfiehlt, wenn man eine Führungskraft ist, sich auch direkt bei der Verarbeitung zu überlegen, welche Aufgaben man an Mitarbeiter delegieren kann.
Organisieren
Tobias beschreibt, dass nach der Verarbeitung der Informationen nun die Organisation folgt. Hier unterstreicht er, dass sich die Verarbeitung und Organisieren nur schwer voneinander abgrenzen lassen und vielmehr fließend ineinander übergehen. Der Schritt Verarbeiten stellt eher eine grobe Kategorisierung von Informationen und der Schritt Organisation eher eine feinere Kategorisierung dar.
Review und Erledigen
Tobias führt aus, dass GTD als Gesamtsystem sehr effizient ist, auch im Hinblick auf einzelne Teilelemente oder kleine Schritte. Der zentrale Bestandteil von GTD besteht darin, die nächste Aufgabe einfach zu erledigen. Auch Beispielsweise in Bezug auf Meetings. Es ist essenziell, im Anschluss eines Meetings direkt die nächsten Schritte festzulegt werden. Diese Festlegung hilft dabei, direkt beim nächsten Meeting Ergebnisse vorweisen zu können und dient dem ganzen Projekterfolg.
Lern-Tipps, -Hacks und Narrative
Für Moritz ist das wertvollste, Personen kennenzulernen, die in einem Gebiet besonders gut sind und dann mit diesen Experten im Austausch zu stehen. Dinge die man nicht versteht, mit anderen direkt besprechen. Trainings belegen, Bücher lesen.
Narrativ:
Lernen hört nie auf! Lernen ist für Moritz ein zentraler Bestandteil seines Lebens.
Wir freuen uns sehr, wenn Ihr den Podcast abonniert, in sozialen Medien teilt und auf Apple Podcast liked und bewertet!
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