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中国本地化收付款管理

SAP中国本地化收付款管理为中国客户提供了符合本地客户财务管理流程的收付款、银企直连及银企对账解决方案。

1.1      付款流程创建付款申请

(1)      登录系统,进入磁贴创建付款申请。

(2)      按要求输入或者调整查询条件,执行查询。

具体过滤条件及显示字段的说明,可通过帮助 查看文档说明。

(3)      查询结果会按照供应商进行分类汇总,并且对于每一个结果项,除提供原始发票信息之外,会对金额进行分类汇总,包括:

§   已付金额。对于已经生成付款凭证的金额部分,会计入已付金额。

§   剩余金额。去掉已付金额之后的剩余待付金额。

§   申请的金额。已经发起付款申请,但是付款尚未结束,即付款凭证尚未生成的部分。

(4)      点击结果项的已付金额,则可查看并跳转到对应的付款申请,以及付款凭证。

(5)      点击结果项的申请的金额,则可查看并跳转到对应的付款申请。

(6)      选择一条或者多条待付款项,创建付款申请。

注:

对于已有付款申请未支付完成的场景(即申请的金额不为0),系统不支持针对该付款项同时发起其它的付款申请。

同一付款申请中只可包含同一个公司代码下的同一个供应商的待付款项,多个供应商的待付款项需分别创建付款申请。

如项目类型分别为普通项目和预付款请求,则需分别创建付款申请。

(7)      填写付款申请的详细信息。

注:

申请金额不需要输入正负符号,且默认的申请金额为请求项目的剩余金额。如需进行部分支付,需手工调整。

如请求项目为预付款请求、客户项目等,则不支持部分支付。

(8)      按照实际业务需要,可填写付款策略信息并上传附件。

(9)      填写完成后,可通过保存并提交直接提交审批。成功之后系统会生成对应的付款申请编号,并且该付款申请的状态会变更为审批中

:付款申请提交审批之后,系统会对所有的请求项目自动进行付款冻结,默认冻结原因为Q-付款申请。在付款完成之后系统会自动进行解冻。

也可通过保存按钮进行保存,后续修改和提交可通过Fiori App – 管理付款申请(针对应付会计)进行处理。

1.1.3 批准/拒绝付款申请

1.1.3.1 批准/拒绝付款申请(已激活审批流)

如已按照3.1.5付款审批的工作流配置 配置付款申请的审批流,则请参考以下操作步骤。

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴付款申请的我的收件箱。

(2)      查看付款申请信息,选择批准或拒绝。

基于工作流的配置,该审批流程或将经过几级审批之后,更新付款申请为“已批准”或“已拒绝”状态。

1.1.3.2 批准/拒绝付款申请(未激活审批流)

操作步骤

(3)      登录系统,进入磁贴管理付款申请。

(4)      按要求输入或者调整查询条件,执行查询。

:付款申请状态分类说明如下:

        – 全部,可查看到所有符合条件的付款申请。

新建,可查看所有符合条件且状态为新建的付款申请。

审批中,可查看所有符合条件且状态为审批中的付款申请。

已批准,可查看所有符合条件且状态为已批准的付款申请。

付款中,可查看所有符合条件且状态为付款中的付款申请。

付款已过账,可查看所有符合条件且状态为付款已过账的付款申请。

异常,可查看所有符合条件且状态为付款异常已拒绝的付款申请。

 

选择“审批中”,可选择多个付款申请进行批准、拒绝。

也可选择在单个付款申请中进行批准、拒绝。

1.1.4 付款方式决策

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴管理付款申请。

(2)      按要求输入或者调整查询条件,执行查询。选择“已批准”,进入付款申请详细界面。

(3)      点击“编辑“按钮后,通过“创建”按钮创建付款策略。选择付款方式、付款日期及付款金额之后,可进入付款策略的详情界面进一步维护付款详情。

(4)      付款方式为汇票类时,可通过“添加”按钮查询可用的应收或应付汇票。

n   选中待使用的汇票后,确认添加。

n   汇票成功添加到付款策略后,系统会自动更新付款金额,并锁定所选汇票。(在付款策略中移除已添加的汇票后,系统会自动解锁移除的汇票。)

汇票锁定信息可以在汇票主数据中查看,如下图。

(5)      付款方式为银行转账时,指定付款行及收款行信息。

(6)      付款策略确认后,通过“保存”按钮保存所做的修改。

1.1.4.1 发起付款

(1)      需要发起付款的付款策略项,点击“付款”按钮发起付款。付款策略项及付款申请的状态将会变成‘付款中’。

注:

§   “付款”按钮只在非编辑模式下可用;

§   发起付款后,系统会自动同步付款状态等信息,为避免对象锁定,对于状态为“付款中”的付款申请,请避免使用‘编辑’功能以免造成锁定。

(2)      发起付款后,系统会自动按照付款金额进行付款项的匹配与拆分。

§   如付款方式为“应收”汇票,则系统会基于选择的应收汇票及付款项自动生成汇票的背书交易,并自动执行申请、批准的步骤。

§   如付款方式为“应付”汇票,则系统会基于选择的应付汇票及付款项自动生成汇票的认领交易,并自动执行认领的步骤。

§   生成汇票的交易编号可以在日志中进行查看。

§   如付款方式为银行转账,则系统会基于付款项自动执行付款的运行并生成付款文件。

1.1.5 付款执行

1.1.5.1 银行转账

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴处理付款文件。

(2)      选择状态为“已创建”或“传输失败”的文件,点击“发送文件”按钮。 

(3)      系统弹出以下确认框,点“是”。

(4)      付款文件状态更新为“传输成功”则代表文件被成功发送。银行端的付款结果,请参考付款项目状态查询

1.1.5.2 应收汇票

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴应收汇票交易。

(2)      按要求设置查询条件,执行查询。可通过付款申请策略项日志中记录的汇票交易号,查找到对应的背书交易

(3)      确认后执行汇票“背书”。

 

 

背书后可执行汇票的过账操作。

1.1.5.3 应付汇票

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴应付汇票交易。

(2)      按要求设置查询条件,执行查询。可通过付款申请策略项日志中记录的汇票交易号,查找到对应的认领交易

(3)      确认后执行汇票“过账”。

(4)      过账后,付款申请会更新为 付款已过账 状态,过账记录也会同步显示在对应的付款策略项中。

 

 

 

1.1.6 异常处理

1.1.6.1 付款申请被拒绝

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴管理付款申请。

(2)      按要求输入或者调整查询条件,执行查询。

选择 页签 异常,可查看所有符合条件且状态为付款异常已拒绝的付款申请。

(3)      进入付款申请的详细页面,用户可以选择作废或者撤回该付款申请。

作废之后,该付款申请将变成 已作废 状态,所包含的付款申请项会自动解除付款冻结,后续该付款申请将不可继续使用。

撤销之后,该付款申请将变成 新建 状态,所包含的付款申请项会自动解除付款冻结,后续该付款申请修改之后可以继续提交审批。

1.1.6.2 付款异常

操作步骤

(1)      登录系统,进入磁贴管理付款申请。

(2)      按要求输入或者调整查询条件,执行查询。

选择 页签 异常,可查看所有符合条件且状态为付款异常已拒绝的付款申请。

(3)      进入付款申请的详细界面。

在付款策略的的日志中,可以查看具体的异常原因。

针对 付款异常 的付款策略项,选中后可选择:

付款,系统会再次发起付款。

冲销,系统会撤销付款,包括删除已生成的汇票交易、冲销拆分的付款项等。

说明:

(1)               对于汇票交易本身的回退处理,需按照汇票交易的处理流程,在汇票交易中进行回退并冲销凭证。此时,付款申请会同步更新为付款异常状态,后续可以在付款申请中进行再次付款(可修改汇票及付款金额等信息)或冲销。

(2)               对于银行转账,如若已经生成付款凭证但是后续银行处理付款失败,则需在 app – 处理付款项目中进行冲销,此时,付款申请会同步更新为付款异常状态,后续可以在付款申请中进行再次付款(可修改汇票及付款金额等信息)或冲销。

1.2      收款流程

1.2.1 请求银行电子回单

目的:

在银企直连集成已实施的场景下,可通过设定后台作业定期请求电子回单信息并保存至系统。

步骤:

1.       以“SAP_BR_CASH_SPECIALIST_CN”登录。

2.       打开“计划银行回单请求作业”APP

 

3.       点击“创建”。

 

4.       选择作业模板“银行回单请求”,并点击“步骤2”。根据您需要获取对账单的频率定义重复模式。

5.       输入对应参数后点击“检查”,如无错误则可点击“计划”按钮,完成设定。

“识别合作伙伴”功能详解:

 

“查找凭证”功能详解:

 

1.2.2 导入电子回单

目的:

对未开通银企直连回单功能的银行账户,您可通过文件上传的方式导入银行对账单数据。

步骤:

1.       以角色“SAP_BR_CASH_SPECIALIST_CN”登录。

2.       打开“导入银行回单”APP

3.       在以下界面中,点下载模板“。系统会下载银行回单模板EXCEL。按模板填写银行回单数据。

4.       依据模板填入信息。星号字段未必输信息,其他为可输。

5.       在文件框中选择编辑好的回单EXCEL文件。点击“执行“按钮。

6.       预览界面确认无误后,建议勾选“识别合作伙伴”及“查找凭证”(功能介绍请参考4.2.1),点击“上载”按钮。

7.       数据正确导入后,系统会显示对应的导入结果。

1.2.3 管理电子回单

目的:

通过电子回单信息进行收款的识别及过账。

步骤:

1.       以角色“SAP_BR_AR_ACCOUNTANT_CN”登录。

2.       打开“处理银行回单“APP

3.       通过界面可统一管理所有银行回单的 状态及信息。

4.       4.2.1的第5步或4.2.2的第6步中,如您已选中“识别合作伙伴”且在2.4.2.1中客户的银行账号主数据已被正确维护,系统会自动识别并填入“账户类型”及“账户”信息。项目实施过程中可根据各银行提供的交易类型推导出对应的“外部交易”(即过账规则)

5.       选择交易方向为“收款”的信息,点击“编辑”。

6.       对系统无法自动辨识客户的,可手工填入。且建议您将本次账户信息维护至客户主数据,以便后续系统可自动辨识。若是费用、利息类交易,则无需填入。

7.       依据收款类型,选择对应的“外部交易” (若无帮助值,请检查2.4.1中“交易类型”是否被正确维护)

8.       若您不使用“外部交易”,也可直接在“凭证类型”中填入需使用的凭证类型值。

9.       点击“保存”。

10.    此时回单状态应为“已辨识”。点“过账”。

1)       对利息、费用、收款挂账等交易,系统直接生成过账凭证,回单状态变为“已过账”。

2)       对外部交易类型为“收款清应收”的交易,系统会转跳至此客户名下的应收项界面。选择本次收款对应的项目,确保“未分配”金额为0或在容差范围内后,点击“过账”即可完成收款处理。

11.    对于交易方向为“付款”的交易,若是通过EPIC银企直连进行的支付,在在4.2.1的第5步或4.2.2的第6步中,如您已选中“查找凭证”,系统会自动关联至付款时产生的会计凭证,并将回单状态设置为“已过账”。您无需再做任何处理。

12.    对于其他会计凭证已存在与系统中的情况,可选中一笔或多笔回单后点击“查找凭证”,填入会计凭证号后进行手工关联。

 

 

1.3     查询流程

目的:

在银企直连集成已实施并且对应功能均已开通的场景下,通过查询功能实时获取所需信息。

1.3.1 银行账户余额查询

步骤:

1.       以“SAP_BR_CASH_SPECIALIST_CN”或“SAP_BR_AP_ACCOUNTANT_CN”登录。

2.       打开“查询银行账户余额”APP

3.       输入过滤参数并点击“执行”。符合条件且在3.2中已勾选“查询银行账户余额”功能的账户将被列出。

4.       选择一个或多个账户,点击“获取余额”。系统将展示查询结果及通信日志。

 

1.3.2 付款项目状态查询

步骤:

1.       以 “SAP_BR_AP_ACCOUNTANT_CN”登录。

2.       打开“处理发票的付款项目”APP

3.       选择状态为“支付至银行”或“已发送”的项目,点击“查询”。

4.       项目状态依据返回的结果自动更新为“银行已处理”、“银行拒绝付款”或“会计凭证已创建”。

 

 

1.4      银行对账流程

将银行科目中的会计凭证与银行对账单进行逐笔核对,勾对已达账项,找出未达账项,并编制每月行余额调节

您可使用BAdI Automatch for Bank Reconciliation编写符合您客制化要求的自动对账逻辑。

 

 

1.4.1  请求银行对账单

目的:

在银企直连集成已实施的场景下,可直接线上请求电子银行对账单信息并保存至系统。

步骤:

1.       以“SAP_BR_CASH_SPECIALIST_CN”登录。

2.       打开“请求银行对账单”APP

 

3.       输入过滤参数并点击“执行”。符合条件且在3.2中已勾选“请求银行对账单”功能的账户将被列出。其中:

·        “开始日期”默认为上一对账单的结束日期+1,“结束日期”默认为昨日

·        第一次请求对账单时,可手工填入“开始日期”

·        非第一次请求时,若手工将“开始日期”修改为非默认值,为保证数据的连续性,系统将提示本次查询数据不会被保存。客户可继续查询数据仅做展示之用

4.       选择一个账户,点击“获取对账单”。系统将展示查询结果、对账单状态及通信日志。

1.4.2 导入银行对账单

目的:

对未开通银企直连对账单功能的银行账户,您可通过文件上传的方式导入银行对账单数据。

步骤:

1.       以角色“SAP_BR_CASH_SPECIALIST_CN”登录。

2.       打开“导入银行对账单”APP

3.       在以下界面中,点下载模板“。系统会下载银行对账单模板EXCEL。按模板填写银行对账单数据。

4.       在报表文件框中选择编辑好的银行对账单EXCEL文件。点击“执行“按钮。

5.       银行对账单EXCEL文件正确导入后,系统弹出“已导入银行对账单“的消息框。

1.4.3 银行对账

前提:

1.       所选的对账日期存在银行对账单数据。

2.       待对账的银行总账科目的日记账分录在过账时正确填写了对应开户行信息。

步骤:

1.       以角色“SAP_BR_GL_ACCOUNTANT_CN”登录。

2.       打开“银行对账”APP

3.       选择对账日期,一般为银行对账单日期。

4.       填入选择参数后点击“执行“按钮。系统列出该公司代码下在该银行开立的账户。

说明:状态栏为“未就绪“的账户,说明在对账日期范围内无对账单导入。若总账科目余额统计不正确,说明会计凭证中缺少对应“开户行”信息。状态栏为“对账准备就绪或“报表准备就绪”的账户,可以执行对账。

 

5.       选中账户,点对账”按系统进入以下界面。若您已通过BAdI实施了自定义的对账逻辑,系统会先调用BAdI进行自动对账,未能自动匹配的项目则会显示在画面中。

 

6.       选择对应银行对账单项目和日记账分录项目进行匹配。

7.       未匹配的行项目可编辑备注信息。

8.       在“调整后总账科目余额”与“调整后银行账户余额”相等时,点“保存“按,即可生成行余额调节表。

1.4.4 银行余额调节表

目的:

管理已生成的银行余额调节表。

步骤:

1.       以角色“SAP_BR_GL_ACCOUNTANT_CN”登录。

2.       打开“银行账户余额调节”APP

3.       输入选择条件后点击执行,系统列出相应的银行余额调节表清单。

4.       进入详细页面,可查看行余额调节表具体信息。

5.       在“详细信息”部分,可点击“发送输出”按钮,将该银行余额调节表输出到打印队列。

6.       也可点PDF文档图表,打开银行余额调节表的预览模式。

 

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