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Author's profile photo Katrin Gruber

Umsetzung One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign (Implementation of One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign)

Please scroll down for an English version

Dieser Blog Post erklärt, wie die Regelungen zum One-Stop-Shop (OSS) in SAP Business ByDesign umgesetzt sind.

Mit der Umsetzung der 2. Stufe des Mehrwertsteuer-Digitalpaktes der Europäischen Union, treten am 01. Juli 2021 die Regelungen zum One-Stop-Shop in Kraft.

Um die entsprechende Funktionalität nutzen zu können, sind die folgenden Einstellungen notwendig.

1 Einstellungen in der Konfiguration

Aktivierung im Lösungsumfang

Wenn Sie bereits die bisher geltende Mini-One-Stop-Shop (MOSS) Regelung anwenden, gilt diese Aktivierung auch gleichzeitig für OSS. Eine weitere Aktivierung ist nur dann notwendig, wenn Sie OSS neu oder für weitere Länder, als bisher MOSS, nutzen möchten.

Gehen Sie in das Workcenter Betriebswirtschaftliche Konfiguration. Sie benötigen ein Änderungsprojekt, um die Aktivierung vornehmen zu können. Unterstützung beim Anlegen eines Änderungsprojektes erhalten Sie in der Dokumentation des Systems.

Selektieren Sie das Projekt und klicken Sie auf Projektumfang bearbeiten.

Für den Fall, dass Ihr Unternehmen nicht in einem EU-Mitgliedsstaat ansässig ist, aktivieren Sie zunächst das EU-Land, in dem Sie sich für die OSS-Meldung registriert haben.

Wählen Sie anschließend im Schritt 4 Fragen das Element Cashflow-Management > Verwaltung der  Steuern > Steuermeldung.

Aktivieren Sie die MOSS/OSS-Steuermeldung für das Land, in dem Sie die Meldung einreichen werden.

Die nachfolgenden Einstellungen im Workcenter Betriebswirtschaftliche Konfiguration können Sie als Sofortige Änderung vornehmen. Ein Änderungsprojekt ist dafür nicht notwendig.

Pflege Kontenfindung

Ordnen Sie in der Aufgabe Kontenpläne, Berichtsstrukturen, Kontenfindung > Kontenfindung: Steuern das entsprechende Steuerkonto zu. Sollte Ihr Unternehmen nicht in einem EU-Mitgliedsstaat ansässig sein und kein Mehrwertsteuer-System anwenden, ordnen Sie bitte Ihr Kontenfindungsprofil zuerst dem EU-Land zu, in dem Sie die OSS-Meldung einreichen werden. Klicken Sie dazu auf den Button Dem Profil Länder zuordnen.  Wählen Sie anschließend das Nebenbuch Steuern und den Bereich Ausgangssteuer aus. Fügen Sie eine Zeile hinzu und erfassen Sie die Kontenfindungsgruppe 9050 – Ausl. Steuer – steuerbar in anderen Ländern. Ordnen Sie das gewünschte Konto zu. Es wird empfohlen, ein separates Steuerkonto zu verwenden.

Anlegen von Beleg-Nummernkreisen für die Kundenabrechnung

Öffnen Sie bitte die Aufgabe Belegnummerierungsformate für Kundenabrechnung und wählen Sie die Aktivität für das Land, für das Sie die OSS-Meldung erstellen möchten. Legen Sie jeweils einen Belegnummernkreis für die Belegarten Rechnung und Gutschrift für Ihr Unternehmen und das entsprechende Steuerland an.

2 Anlegen der Steuermeldungsdaten

Gehen Sie dazu bitte in das Workcenter Verwaltung der Steuern.

Falls noch nicht vorhanden, legen Sie zuerst die Finanzbehörde an, bei der Sie die OSS-Meldung einreichen werden. Sollte Ihr Unternehmen nicht in einem EU-Mitgliedsstaat ansässig sein, erfassen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Zum Anlegen der Steuergrunddaten des Unternehmens wählen Sie bitte den Reiter Grunddaten zur Steuermeldung.

Fügen Sie eine Zeile hinzu und ordnen Sie als Art der Steuermeldung OSS-Steuermeldung zu.

Wichtiger Hinweis:

Es darf nur eine OSS-Steuermeldung pro Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum angelegt werden!

Aktuell ist es im System noch möglich, für ein Unternehmen mehr als einmal Grunddaten zur Steuermeldung für die Art der Steuermeldung = OSS im selben Zeitraum anzulegen. Es erscheint zwar eine Fehlermeldung, trotzdem werden die Eingaben gespeichert. Bitte vermeiden Sie das!

3 Steuerfindung

Sobald Sie alle genannten Einstellungen vorgenommen haben, ermittelt das System beim Erstellen von Kundenrechnungen/Gutschriften für Privatkunden in Anhängigkeit vom Produkttyp (Service oder Material) und der in den Produktdaten zugeordneten Steuersatzart den korrekten Steuerschlüssel.

Bitte beachten Sie, dass bei Warenlieferungen die Besteuerung vom Bestimmungsort abhängt. Das bedeutet, dass die Lieferadresse für die Bestimmung des Steuerlandes und des entsprechenden Steuerkennzeichens relevant ist.

Für Services ist die Einstellung Am Bestimmungsort zu versteuern in den Service-Stammdaten in Kombination mit der Adresse für den Warenempfang in den Kundestammdaten entscheidend.

4 Steuermeldung

*UPDATE 17.08.2021*

Die OSS-Steuermeldung kann im Workcenter Verwaltung der Steuern in der Sicht Periodische Aufgaben – Umsatzsteuermeldungsläufe ausgeführt werden.

Da bisher noch keine Struktur für die Ausgabedatei der Steuermeldung von den Finanzbehörden veröffentlicht worden ist, kann noch keine Datei erzeugt werden.

Wir haben derzeit nur die Information, dass für die erste OSS-Meldung für das 3. Quartal 2021 keine Importfunktionalität zur Verfügung stehen wird. Die Daten müssen manuell im Online-Portal des Bundeszentralamtes für Steuern erfasst werden.

Über den genauen Zeitpunkt der Lieferung der Ausgabedatei werden wir Sie in diesem Blog informieren.

 

5 DATEV-Schnittstelle

Die Übermittlung der Buchungen kann vorerst nur OHNE OSS-Steuerkennzeichen erfolgen. Sobald das Mapping der DATEV-Steuerkennzeichen mit den Steuerereignissen von ByD implementiert ist, werden wir Sie in diesem Blog darüber informieren.

 

6 Limitierungen

  • Aufgrund unzureichender Rechtssicherheit erfolgt systemseitig keine automatische nachträgliche Änderung der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer (z.B. bei Zahlung mit Skonto, Jahresboni usw.)! Es ist nicht möglich, den Zeitraum anzugeben, auf den sich die Berichtigung in der OSS-Steuermeldung bezieht!
  • Eine steuerpflichtige Person kann in einem in der EU ansässigen Vertreter haben, der in ihrem Namen handelt. Diese Regelung ist vom System nicht unterstützt.
  • Der Fall, dass ein Unternehmen von einer Betriebsstätte in einem anderen Land an Endkunden in wiederum anderen EU-Ländern liefert, wird nicht unterstützt.

Informationen zu den einzelnen Ländern, für die wir OSS unterstützen, finden Sie im Blog Country wise approach for One Stop Shop in Business ByDesign.

Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Anwendung der Regelungen zum One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign.

 

English Version

The objective of this blog post is to explain, how the regulation of One-Stop-Shop is implemented in SAP Business ByDesign.

This short guide helps you to use the regulation of One-Stop-Shop (OSS) in SAP Business ByDesign.

With the implementation of the 2nd stage of the digital VAT pact of the European Union, the regulations on the One-Stop-Shop will come into force on July 1st, 2021.

The following settings are required to be able to use the corresponding functionality.

1 Settings in Business Configuration

Activation in solution scope

If you are already using the previously applicable Mini-One-Stop-Shop (MOSS) regulation, this activation also applies to OSS at the same time. Further activation is only necessary if you want to use OSS the first time or for other countries than MOSS up to now.

Go to the workcenter Business Configuration. You need a change project to activate it. You can find support in creating change project in the embedded system documentation.

Select the project and click on Edit Project Scope.

For the case that your company is not based in an EU member state, first activate the EU country in which you are registered for the OSS tax declaration.

Then, in step 4 Questions, select the element Cash Flow-Management > Tax Management > Tax Filing.

Activate the MOSS/OSS-Tax Return for that country in which you will submit the tax declaration.

You can make the following settings in Business Configuration workcenter as an Immediate Change. A change project is not necessary for this.

Maintenance in Account Determination

Please assign in the activity Charts of Accounts, Financial Reporting Structures, Account Determination > Account Determination: Tax the corresponding tax account.

If your company is not based in an EU member state and does not use a VAT system, please first assign your account determination profile to the EU country, in which you will submit the OSS report. To do this, please click on button Assign Countries/Regions to Profile. Then select the subledger Tax and the subview Output tax. Add a row and enter the account determination group 9050 – Tax Abroad-Taxable on other Countries/Regions.

Assign the account you want. It is recommended to use a separate tax account.

Creation of number ranges for customer invoicing

Please open the activity Document Numbering Formats for Customer Invoicing and select the link to the country for which you want to create the OSS tax return. Create a document number range for each of the document types Invoice and Credit Memo for your company and the corresponding tax country.

2 Creation of tax arrangement

Please go to the workcenter Tax Management.

If not yet available, first create the tax authority to which you will submit the OSS tax return. If your company is not based in an EU member state, enter the sales tax identification number.

To create the company tax arrangement, please select the Tax Return Arrangement tab and assign OSS Tax Return in the Tax Return Type field:

Important NOTE:

Only one OSS tax arrangement per company may be created for a certain period of time!

Currently it is still possible in the system to create Company Tax Arrangements for tax return for a company more than once for the Tax Return Type = OSS in the same period. An error message appears, but the entries are saved anyway. Please avoid that!

3 Tax Determination

As soon as you have made all the settings mentioned, the system determines the correct tax code when creating customer invoices/credit memos for private customers, depending on the product type (service or material) and the tax rate type, assigned in the product data.

Please consider, that for goods deliveries the taxation is based on destination. This means, that the Ship-To address is relevant for determination of the tax country and the corresponding tax code.

For services, the setting Taxable at Destination in the service master data in combination with the Ship-To address in the customer master data is relevant.

4 Tax Return

*UPDATE 08/17/2021*

The OSS-Tax Return can be executed in workcenter Tax Management in view Periodic Tasks – VAT Return Runs.

Since the tax authorities have not yet published a structure for the output file of the tax return, no file can be created yet.

We currently only have the information that no import functionality will be available for the first OSS notification for the 3rd quarter of 2021. The data must be entered manually in the online portal of the Federal Central Tax Office.

We will inform you about the exact time of delivery of the output file in this blog.

5 DATEV-Interface

For the time being, postings can only be exported WITHOUT the OSS tax code. As soon as the mapping of the DATEV tax codes with the tax events from ByD has been implemented, we will inform you about it in this blog.

6 Limitations

  • Due to insufficient legal certainty, the system does not automatically change the assessment base for sales tax (e.g. when paying with a discount, annual bonus, etc.)! It is impossible to specify the period to which the correction refers in the OSS tax return!
  • A person who is liable to pay tax can have a representative acting on this behalf and established in the intracommunity. We do not support this functionality.
  • The case that a company delivers from a business residence in another country to end customers in yet another EU country is not supported.

 

 

Information on the indivdual countries for which we support OSS can be found in this Country wise approach for One Stop Shop in Business ByDesign.

 

This blog post support you to in applying the regulations for the One-Stop-Shop in SAP Business ByDesign.

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      14 Comments
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      Author's profile photo Christian Viertel
      Christian Viertel

      Hallo Fr. Gruber,

      momentan werden nur Verkäufe in die Länder Österreich, Dänemark, Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande und Spanien durch das OSS-Verfahren in ByD abgedeckt. Welche Möglichkeit besteht nun, damit Verkäufe in die restlichen EU-Länder auch per OSS abgewickelt werden können?

      Beispiel:

      Das Unternehmen ist in Deutschland registriert und meldet an das BZSt. Wie können nun Verkäufe von Deutschland nach bspw. Finnland über die entsprechende OSS-Steuermeldung abgedeckt werden?

      Vielen Dank im Voraus

      Viele Grüße

      Christian Viertel

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Hallo Herr Viertel,

      in Kürze werden Sie in diesem Blog einen Link zu einem weiteren Blog Post finden, indem das Vorgehen bezüglich der weiteren Länder beschrieben ist.

      Herzliche Grüße!

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Christian Viertel
      Christian Viertel

      Hallo Fr. Gruber,

      vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

       

      Viele Grüße

      Christian Viertel

      Author's profile photo Christian Viertel
      Christian Viertel

      Hallo Fr. Gruber,

       

      haben Sie schon eine Info, wann die Anleitung zu den restlichen Ländern bereitgestellt wird?

      Vielen Dank vorab!

      Viele Grüße

      Christian Viertel

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Hallo Herr Viertel,

      die Informationen zu den Ländern, für die wir OSS unterstützen, finden Sie im Blog Country wise approach for One Stop Shop in Business ByDesign

      Herzliche Grüße!

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Jens Kochsiek
      Jens Kochsiek

      Hallo Frau Gruber,

      können Sie mir einen Link nennen, wie die Umsetzung des OSS Verfahrens in SAP Business One zu parametrieren ist?

      Danke!

      Jens Kochsiek

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Hallo Herr Kochsiek,

      es gibt für SAP Business One noch keinen derartigen Blog Post, aber eine SAP Note ist gerade in Arbeit, die Sie in Kürze hier finden: https://launchpad.support.sap.com/#/notes/3062304

       

      Herzliche Grüße!

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Sehr geehrte Damen und Herren,

      bitte beachten Sie die neu hinzugefügten Hinweise unter den Punkten 2 und 4.

       

      Dear Ladies and Gentlemen,

      please note the newly added information under points 2 and 4.

       

      Viele Grüße / Kind regards,

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Sehr geehrte Damen und Herren,

      bitte beachten Sie das Update vom 19.07.2021 unter Punkt 4.

       

      Dear Ladies and Gentlemen,

      please note the update from July 19,2021 under point 4.

       

      Viele Grüße / Kind regards,

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Sehr geehrte Damen und Herren,

      bitte beachten Sie das Update vom 20.07.2021 bezüglich der DATEV-Schnittstelle unter Punkt 5.

       

      Dear Ladies and Gentlemen,

      please note the update from July 20,2021 regarding the DATEV interface under point 5.

       

      Viele Grüße / Kind regards,

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Sehr geehrte Damen und Herren,

      bitte beachten Sie das Update vom 21.07.2021 bezüglich der Steuermeldungen unter Punkt 4.

       

      Dear Ladies and Gentlemen,

      please note the update from July 21,2021 regarding the tax returns under point 4.

       

      Viele Grüße / Kind regards,

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Sehr geehrte Damen und Herren,

      bitte beachten Sie das Update vom 17.08.2021 bezüglich der Steuermeldungen unter Punkt 4 sowie den neu hinzugefügten Punkt 6 zu Limitierungen.

       

      Dear Ladies and Gentlemen,

      please note the update from August 17,2021 regarding the tax returns under point 4 and the new added point 6 to limitations.

       

      Viele Grüße / Kind regards,

      Katrin Gruber

      Author's profile photo Sebastian Braumann
      Sebastian Braumann

      Guten Tag Frau Gruber,

      vielen Dank für Ihren Blog. Bitte erlauben Sie mir eine Nachfrage zur Teilaufgabe in der Umstellung bzgl. Anlegen von Beleg-Nummernkreisen für die Kundenabrechnung:

      Wie verhält es sich mit Frankreich bzw. wie muss hier der Nummernkreis gepflegt werden? Einerseits ist das Steuerland bzw. das Land der Steuermeldung Deutschland. Allerdings kann man für das Land Frankreich den Nummernkreis nicht in der Aufgabe Anlegen von Beleg-Nummernkreisen für die Kundenabrechnung pflegen.

      Andererseits kann man in der Aufgabe Belegnummerierungsformate für Frankreich und Italien definieren Deutschland nicht als Steuermeldeland erfassen.

      Können Sie bitte kurz darstellen wie für Frankreich und Italien der Nummernkreis zu pflegen ist, so dass nach Aktivierung von OSS den Kundenrechnung für Verkäufe nach Frankreich eine Belegnummer zugeordnet wird.

      Mit freundlichen Grüßen

      Sebastian Braumann

       

      Good day Mrs. Gruber,

      Thank you very much for your blog. Please allow me to ask you about the subtask in the changeover regarding the creation of document number ranges for customer billing:
      What is the situation with France and how must the number range be maintained here? On the one hand, the tax country or the country of the tax return is Germany. However, it is not possible to maintain the number range for France in the task Create document number ranges for customer billing.
      On the other hand, you cannot enter Germany as a tax reporting country in the Define document numbering formats for France and Italy task.
      Can you please briefly outline how to maintain the number range for France and Italy so that after activating OSS, a document number is assigned to customer invoices for sales to France.

      With kind regards
      Sebastian Braumann

      Author's profile photo Katrin Gruber
      Katrin Gruber
      Blog Post Author

      Guten Tag Herr Braumann,

      ich habe Ihre Anfrage an die zuständigen Kolleg(INN)en weiter geleitet und würde Sie bitten, einen Vorfall anzulegen.

      Vielen Dank und herzliche Grüße!

      Katrin Gruber

       

      Good day Mr. Braumann,

      I forwarded your question to the responsible colleagues and would ask you, to create an incident.

      Many thanks and best regards!

      Katrin Gruber