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Lieferantenrechnungen automatisch abgrenzen / Prepaid Expense Accruals in SAP Business ByDesign

Please find the english version below.

Mein Name ist Lukas Portugal und ich bin als Senior Produktmanager bei All for One Steeb tätig. In meiner Tätigkeit habe ich immer wieder mit Kunden aus den verschiedensten Branchen zu tun und höre immer wieder dieselben Anmerkungen im Bereich der Lieferantenrechnungen und Kosten.

Warum liefert SAP Business ByDesign nicht das im Standard, was auch bei Kundenrechnungen möglich ist? Weshalb kann man Erlöse abgrenzen aber keine Kosten, wo das doch genauso wichtig ist?

 

Denn eines ist klar: eine der wichtigsten Aufgaben der Finanzbuchhaltung ist die Ermittlung des Gewinns einer bestimmten Periode. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, die zur aktuellen Periode gehören. Dennoch gibt es immer wieder auch Vorgänge, die zu verbuchen sind und nicht zum laufenden Wirtschaftsjahr, oder der laufenden Periode gehören. Diese Beträge müssen abgegrenzt werden – dies wird als periodengerechte Abgrenzung bezeichnet. SAP Business ByDesign war immer fähig das mit ausgehenden Rechnungen zu tun, und somit Erlöse abzugrenzen. Doch nun ist das Cloud ERP System auch fähig, Lieferantenrechnungen und somit Kosten abzugrenzen mit der App „All for One Steeb – Prepaid Expense Accruals“

Welche Probleme löst die App?

  1. Erweiterung der Lieferantenrechnungspositionen

Jede Lieferantenrechnungsposition wird um neue Felder erweitert, bei denen flexibel eingestellt werden kann, ob die Position abgrenzungsrelevant ist, mit welcher Methode und über welchen Zeitraum abgegrenzt werden soll.

Somit können auch Lieferantenrechnungen mit vielen Positionen verarbeitet werden, auch wenn jede Position unterschiedlich gehandhabt werden muss.  Zusätzlich werden auch gesplittete Kostenverteilungen unterstützt.

  1. Kontenmapping

Durch das mitgelieferte Kontenmapping können Aufwandskonten Abgrenzungskonten zugewiesen werden, sodass die Buchung ohne manuelles Eingeben von Abgrenzungskonten automatisch erfolgen kann.

  1. Drei verschiedene Abgrenzungsmethoden

Es werden drei verschiedene Abgrenzungsmethoden ganzheitlich unterstützt. Neben einer Monatsabgrenzung, die jeden Monat mit 30 Tagen berechnet, gibt es auch eine tagesgenaue Abgrenzung und eine kundenindividuell einstellbare Abgrenzungsmethode.

  1. Massendatenläufe für automatische Kostenrealisierung

Nachdem eine Lieferantenrechnung verbucht wird, wird diese automatisch abgegrenzt. Massendatenläufe die Kundenindividuell eingestellt werden, sorgen dafür, dass die Kosten zum richtigen Zeitpunkt realisiert werden, indem der Massendatenlauf die passende Kostenrealisierungsbuchung auslöst.

 

  1. Monitor und Cockpitfunktion für schnellen Überblick

Ein Abgrenzungscockpit gibt nicht nur Überblick über alle betroffenen Lieferantenrechnungen und Positionen, sondern auch über die Berechnung der Abgrenzungsbeträge, den Status der jeweiligen Realisierung und eine detaillierte Fehlerlogsicht.

Zusammengefasst kann ich behaupten, dass diese App eine optimale Lösung für die Abgrenzung von Lieferantenrechnungen und kosten ist. Bei Interesse an unserer App kommen Sie gerne auf mich zu oder finden Sie uns am SAP Store.

Übrigens: Falls Sie daran interessiert sind, wie ich mit meinem Team weitere Probleme löse, folgen Sie mir doch einfach und ich halte Sie hier über blogs.sap.com immer up-to-date.

 

 

Blog EN:

My name is Lukas Portugal and I work as a Senior Product Manager at All for One Steeb. In my job, I repeatedly deal with customers from a wide range of industries and hear the same comments over and over again in the area of supplier invoices and costs.

Why doesn’t SAP Business ByDesign deliver in the standard what is also possible for customer invoices? Why is it possible to delimit revenues but not costs, when that is just as important?

Because one thing is clear: one of the most important tasks of financial accounting is to determine the profit for a given period. In doing so, all business transactions that belong to the current period are recorded. Nevertheless, there are always transactions that need to be accounted for and do not belong to the current fiscal year, or the current period. These amounts must be accrued – this is called accrual accounting. SAP Business ByDesign has always been able to do this with outgoing invoices, and thus accrue revenue. But now the cloud ERP system is also capable of accruing vendor invoices and thus costs with the app “All for One Steeb – Prepaid Expense Accruals”.

What problems does the app solve?

  1. Enhancement of supplier invoice positions

Each supplier invoice item is extended by new fields, where it is possible to flexibly set whether the item is relevant for accrual, with which method and over which period of time accrual should be made. This means that supplier invoices with many items can also be processed even tough each item has to be handled differently . In addition, split cost distributions are also supported.

  1. Account mapping

With the included account mapping, expense accounts can be assigned to accrual accounts so that posting can be done automatically without manually entering accrual accounts.

  1. Three different accrual methods

Three different accrual methods are holistically supported. In addition to a monthly accrual that calculates each month at 30 days, there is also a daily accrual and an accrual method that can be customized.

  1. Mass data runs for automatic cost realization

After a supplier invoice is posted, it is automatically accrued. Mass data runs, which can be customized, ensure that costs are realized at the right time by triggering the appropriate cost realization posting.

 

  1. Monitor and cockpit function for a quick overview

An accrual cockpit not only provides an overview of all affected supplier invoices and positions, but also of the calculation of accrual amounts, the status of the respective realization and a detailed error log view.

In summary, I can claim that this app is an optimal solution for the accrual of supplier invoices and costs. If you are interested in our app, please feel free to contact me or find us at SAP Store.

By the way: If you are interested in how I solve more problems with my team, just follow me and I will keep you updated here via blogs.sap.com.

 

 

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