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eAccounting en México con ACR: La Balanza de Comprobación (Account Balance)

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La contabilidad electrónica (o eAccounting) es el envío de archivos en formato XML de las transacciones registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a través del portal del SAT.

La contabilidad electrónica consiste en:

  • La preparación del catálogo de cuentas.
  • La entrega mensual de la balanza de comprobación.
  • En caso de requerirse, la entrega de información de póliza y auxiliares.

Para reportar la contabilidad electrónica con la solución de Advanced Compliance Reporting (ACR), puede utilizar el siguiente conjunto de reportes:

  • Plan de Cuentas (Chart of Accounts) – MX_CHTACCTS_DCL
  • Saldo de Cuenta (Account Balance) – MX_ACCT_BAL_REP
  • Informe Auxiliar de Cuentas (Auxiliary Report of Accounts) – MX_ACCT_AUX
  • Detalles de Asientos Contables (Journal Entries Details) – MX_JE_DETAILS
  • Informe Auxiliar de Folios (Auxiliary Report of Folios) – MX_FOLIOS_AUX

En esta publicación veremos cómo reportar la balanza de comprobación a través del reporte Saldo de Cuentas (Account Balance), que es el segundo informe que debe ejecutar para reportar la contabilidad electrónica en México.

Una vez que las empresas entregan su catálogo de cuentas, cada mes deben dar a conocer los datos de sus registros a través de una balanza de comprobación.

Al ejecutar el reporte Saldo de Cuentas, genera un archivo de salida XML que contiene el saldo mensual de las cuentas de mayor configuradas en su estructura de balance/PyG para la contabilidad electrónica.

El archivo compila los siguientes detalles de las cuentas de mayor:

  • Número de cuenta
  • Saldo inicial
  • Saldo final
  • Importes de crédito y débito

La cabecera del archivo XML contiene detalles sobre el tipo de informe – normal (N) o complementario (C) –, ejercicio, mes, número de identificación fiscal de la empresa, la versión del archivo XML legal, la firma y el certificado.

Los datos de firma y certificado son entradas necesarias al ejecutar el informe, por lo que debería tenerlos antes de generar el Saldo de cuenta.

En ese sitio encuentra la descripción de la información que deben contener los archivos de contabilidad electrónica.

Cómo configurar el reporte Saldo de Cuenta

Antes de ejecutar el informe, debe realizar algunas configuraciones.

Si está operando con SAP S/4HANA, debe:

    • Crear una nueva versión de balance/PyG en su sistema que sea específica para la contabilidad electrónica según el catálogo de cuentas del SAT.
    • Asignar cuentas de mayor a un código de agrupación y naturaleza.
    • Añadir la estructura de balance/PyG que ha creado a los parámetros de la entidad de reporting ACR.

Encontrará el paso a paso para estos procesos en el blog Cómo preparar el plan de cuentas de su empresa para eAccounting en México, o en el SAP Help Portal, en Financial Statement Version for eAccounting.

Si se está operando con SAP S/4HANA Cloud:

Usted recibirá el balance/PyG y las cuentas de mayor preconfiguradas para eAccounting, pero si necesita realizar modificaciones, puede consultar:

    • Para mudanzas en el FSV: Self-service configuration app Maintain Financial Statement Versions, abajo de Master Data for General Ledger.
    • Para mudanzas en las cuentras de mayor: Self-service configuration app Manage G/L Account Master Data, abajo de Master Data for General Ledger.

Para mirar los detalles del contenido preconfigurado para el Saldo de Cuentas en SAP S/4HANA Cloud, consulte Advanced Compliance Reporting (‏1J2‏).

¡Hecho! Ahora está listo para ejecutar el reporte Saldo de Cuenta. Véase a continuación un ejemplo de una ejecución del informe:

Para los lectores con discapacidad visual: Las imágenes siguientes enseñan capturas de pantalla de los pasos de ejecución descritos.

1 –  – En el SAP Fiori Launchpad, elija la app Ejecutar Informes de Conformidad (Run Compliance Reports).

2 – Elija la línea que desea ejecutar.

3 – Elija Nueva Ejecución (New Run) y rellena los parámetros. Después, elija Ejecutar (Run).

4 – Para hacer download, seleccione el archivo y elija Download.

Ejemplo de fichero XML generado con el reporte Saldo de Cuentas.

Cómo validar el archivo XML del Saldo de Cuenta

Antes de enviar el archivo XML a SAT, debe validar la estructura del archivo y las cifras que contiene.

La validación de la estructura del archivo se puede realizar en el sitio web del SAT. En esta validación, SAT verificará los detalles técnicos del archivo XML y le informará si se aceptaría para un envío formal.

Además de esta validación técnica, puede realizar una validación técnica para verificar si todas las cifras incluidas en el archivo son correctas. Puede realizar esta validación de las siguientes maneras:

Si se está operando con SAP S/4HANA, puede ir a la transacción FAGLB03 (Visualización de saldo de cuenta de mayor).

Para los lectores con discapacidad visual: La imagen enseña una captura de pantalla de la transacción FAGLB03.

En esta transacción, puede encontrar el saldo detallado para un determinado número de identificación fiscal de empresa. De este modo, puede verificar si los importes se han contabilizado correctamente.

Para los lectores con discapacidad visual: La imagen enseña una captura de pantalla de la transacción FAGLB03.

Como puede verificar en el período 4 del ejemplo, el saldo inicial del período es el saldo final del último período. El saldo final de este período será el resumen de los importes de débito y crédito (saldo) más el saldo inicial.

Además, tenga en cuenta que las cuentas de balance contendrán un registro para el arrastre de saldos, que es el saldo de cuenta del último período fiscal que se arrastró al período fiscal actual.

Si se está operando con SAP S/4HANA Cloud, puede ir a la aplicación Display G/L Account Balance, en el grupo Analytics for General Ledger en SAP Fiori Launchpad. Allí puede verificar los saldos en detalle.

Para los lectores con discapacidad visual: La imagen enseña una captura de pantalla de la aplicación Display G/L Account en el SAP Fiori Launchpad.

Mientras hablamos del proceso de validación del saldo de cuenta, es importante mencionar un aspecto crítico que es bueno mantener atención: Los signos que indican si los importes contenidos en el saldo de cuenta son positivos o negativos.

Los importes de débito y crédito siempre se notifican como positivos (sin signo); se produce una excepción cuando tiene un asiento de anulación negativo.

El saldo inicial y el saldo final de las cuentas de mayor de la naturaleza D (Deudora) se informan con el mismo signo que se almacena en las tablas FI (es decir, ACDOCA). Sin embargo, las cuentas de mayor de la naturaleza A (Acreedora) se declaran con el signo opuesto que se almacenan en los documentos FI. Es necesario hacerlo porque el sistema define automáticamente el signo negativo para estas cuentas a fin de facilitar las integraciones internas. (Las naturalidades se definen en el balance/PyG para la contabilidad electrónica.

Si llegas hasta aquí, ¡gracias por leer! Ahora sabe de qué trata el reporte Saldo de Cuenta, cómo configurar y ejecutar el informe, y también cómo validar el fichero XML de salida antes de enviarlo a SAT.

Para obtener más información sobre el informe Saldo de Cuenta, visite la documentación de la contabilidad electrónica en el SAP Help Portal:

SAP S/4HANA Cloud: help.sap.com/viewer/s4h_ce_mexico

SAP S/4HANA: help.sap.com/viewer/s4h_op_mexico

¿Tiene preguntas sobre la contabilidad electrónica para México con ACR? Consulte nuestra SAP FAQ Note for eAccounting.

Te veo a la proxima,

Rosana

#ACR #SAPGoGlobal #SAPLocalization

 

Esta publicación fue traducida del inglés al español utilizando el SAP Translation Portal. ¡Échale un vistazo!

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