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Systemverhalten bei wiederkehrenden Lieferantenrechnungen in Verbindung mit der Mehrwertsteuersenkung in SAP Business ByDesign (System behavior for recurring supplier invoices in connection with the change in the VAT rate in SAP Business ByDesign)

Please scroll down for English version.

 

Dieser Block erklärt das Systemverhalten bei wiederkehrenden Lieferantenrechnungen im Zusammenhang mit einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes.

Es geht dabei um wiederkehrende Lieferantenrechnungen, für die sowohl vor als auch nach dem 01. Juli 2020 Rechnungen erzeugt werden sollen. Um die Rechnungen korrekt buchen zu können, müssen wir Ihnen derzeit leider manuelle Workarounds empfehlen. Ob und wann wir Softwarekorrekturen bereitstellen können, werden wir Ihnen in diesem Blog schnellstmöglich mitteilen.

Das Systemverhalten ist davon abhängig, welche Variante der Rechnungserfassung Sie beim Anlegen der wiederkehrenden Rechnung gewählt haben:

a) Rechnungserfassung Netto

Das System legt auch ab Juli die Rechnungen an und ermittelt dabei die korrekte Steuerrate. Allerdings wird der Bruttobetrag der Rechnung nicht aktualisiert was dazu führt, dass eine Ausnahme generiert wird, die das Buchen verhindert.

Um die Rechnung zu buchen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Wählen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Gehen Sie auf Aktionen und wählen Sie die Option Gesamtbeträge berechnen. Anschließend können Sie die Rechnung Buchen.

b) Rechnungserfassung Brutto

Auch in diesem Fall werden die Rechnungen ab Juli mit dem korrekten Steuerprozentsatz angelegt und auch gebucht – allerdings mit einem höheren Nettobetrag! Das liegt daran, dass das System ausgehend vom Bruttobetrag den verringerten Steuersatz als Grundlage für die Berechnung des Nettobetrages verwendet.

Dieses Systemverhalten ist korrekt. Wenn Sie diese Methode der Rechnungserfassung gewählt haben, müssen wir davon ausgehen, dass die Zahlung eines festgelegten Bruttobetrages vereinbart wurde.

Sollten Sie sich beim Anlegen der wiederkehrenden Rechnung dessen jedoch nicht bewusst gewesen sein und somit die Rechnungen für Sie nun nicht korrekt sind, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Wurde die Rechnung bereits gebucht, können Sie diese stornieren und eine neue manuelle Rechnung dafür anlegen.
  • Für bereits gebuchte Rechnungen können Sie auch eine Sonstige Gutschrift im Lieferantenkontomonitor anlegen, um die Beträge der Verbindlichkeit und der Kosten zu korrigieren. Geben Sie bei der Buchung keinen Steuerschlüssel ein.
  • Um das automatische Buchen mit falschen Werten zu verhindern, kann die wiederkehrende Rechnung beendet werden und eine neue wiederkehrende Rechnung mit Enddatum 31.12.2020 erfasst werden.

 

Sie finden alle relevanten Blogs zu diesem Thema hier: https://blogs.sap.com/2020/06/25/implementation-of-vat-reduction-in-bydesign-umsetzung-der-mehrwertsteuersenkung-in-bydesingn/

Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Umsetzung der Änderung des Mehrwertsteuersatzes in Verbindung mit wiederkehrenden Lieferantenrechnungen.

 

English version

The objective of this blog post is to explain the system behavior for recurring supplier invoices in connection with the terminated reduction in the VAT rate.

It is about recurring supplier invoices for which invoices are to be generated both before and after July 1st, 2020. In order to be able to post the invoices correctly, we currently have to recommend manual workarounds. We will let you know as soon as possible in this blog whether and when we can provide software corrections.

The system behavior depends on which variant of the invoice entry you chose when creating the recurring invoice:

a) Invoice entry Net

The system also creates the invoices from July and determines the correct tax rate. However, the gross amount of the invoice is not updated, which means that an Exception is generated that prevents the posting.

To post the invoice, please do the following:

Select an invoice and click on Edit. Go to Actions and select the option Calculate Total Amounts. You can Post then the invoice.

b) Invoice entry Gross

Also in this case the invoices will be created and posted with the correct tax percentage from July – but with a higher net amount! This is because, based on the gross amount, the system uses the reduced rate as the basis for calculating the net amount.

This system behavior is correct. If you have chosen this method of invoice entry, we must assume that the payment of a fixed gross amount has been agreed.

However, of you were not aware of this when creating the recurring invoice and the invoices are now incorrect for you, you have the following possibilities:

  • If the invoice has already been posted, you can cancel it and create a new manual invoice for it.
  • For invoices that have already been posted, you can also create a New Charge in the Supplier Account Monitor to correct the amounts of the liability and the costs. Do not enter a tax code.
  • To prevent automatic postings with incorrect values, the recurring invoice can be ended and a new recurring invoice can be entered with the end date of December 31st, 2020.

Please generally only use 

Please find all related blogs here: https://blogs.sap.com/2020/06/25/implementation-of-vat-reduction-in-bydesign-umsetzung-der-mehrwertsteuersenkung-in-bydesingn/

This short guide helps you to implement the change of a VAT rate in connection with recurring supplier invoices.

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