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Anzahlungen in Verbindung mit einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes in SAP Business ByDesign (Down Payments in context with change of VAT rate)

Please scroll down for English version.

 

Dieser Block erklärt den Umgang mit Anzahlungen im Zusammenhang mit einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes sowie das Buchen von Steuerkorrekturen anhand je eines Beispiels für den Einkauf und für den Verkauf.

  1. Einkauf

Eine Anzahlungsanforderung eines Lieferanten mit dem Datum 15.06.2020 wurde noch im Juni bezahlt. Die Anzahlung wurde mit dem zu diesem Zeitpunkt gültigen Mehrwertsteuersatz von 19% gebucht:

Die Schlussrechnung wurde mit einem Datum im Juli erstellt und ist unter der Annahme, dass die Lieferung im Juli erfolgt ist, mit dem neuen Steuersatz von 16% gebucht:

Wie Sie sehen, nimmt das System dabei keine automatische Korrektur der Vorsteuer der Anzahlung vor.

Eine Gutschrift Ihres Lieferanten für zu viel berechnete Steuer können Sie als Neue sonstige Rechnung/Gutschrift im Lieferantenkonto (im Workcenter Verbindlichkeiten) buchen. Sie stornieren dabei zunächst  mit einer Sonstigen Gutschrift die Vorsteuer der Anzahlung und buchen anschließend mit einer Sonstigen Rechnung den korrekten Steuerbetrag. Das Gegenkonto, das Sie dabei verwenden ist unerheblich, da der Saldo der beiden Buchungen auf diesem Konto Null ergibt. Bitte verwenden Sie dabei das neu anzulegende Steuerkennzeichen (siehe Blog Post https://blogs.sap.com/2020/06/29/neue-steuersatzarten-in-sap-business-bydesign-fur-die-mehrwertsteuersenkung-in-deutschland/ )

Anschließend können Sie den offenen Posten der Schlussrechnung mit den beiden offenen Posten, die durch die Korrekturbuchungen entstanden sind, Manuell ausgleichen:

Wichtiger Hinweis:

Bitte buchen Sie niemals mit einem manuellen Erfassungsbeleg im Workcenter Hauptbuch auf ein Steuerkonto! Sie würden damit eine Inkonsistenz zwischen den Salden im Hauptbuch und dem Steuernebenbuch erzeugen. Desweiteren würden diese Buchungen bei der Umsatzsteuermeldung vom System nicht berücksichtigt!

 

  1. Verkauf

Es wurde eine Anzahlungsanforderung an einen Kunden geschickt, die noch vor dem 01. Juli 2020 bezahlt und dementsprechend mit 19% USt gebucht wurde:

Die Lieferung erfolgt erst im Juli und muss demzufolge mit dem reduzierten Steuersatz von 16% abgerechnet werden. Um die in der Anzahlung zu hoch gebuchte Umsatzsteuer zu korrigieren empfehle ich Ihnen, in der Schlussrechnung eine Gutschriftsposition in Höhe der Anzahlung zu erfassen und dabei als Steuerschlüssel das neu anzulegende Sonderkennzeichen zuzuordnen (Siehe Blog: https://blogs.sap.com/2020/06/29/neue-steuersatzarten-in-sap-business-bydesign-fur-die-mehrwertsteuersenkung-in-deutschland/ )

Für eine bessere Nachvollziehbarkeit können Sie auch die Anzahlung mit dem Standard-Steuersatz getrennt von den Positionen der Schlussrechnung in einer separaten Rechnungsposition erfassen. Die ursprüngliche Anzahlung wird wie gewohnt der Rechnung zugeordnet. 

Im Ergebnis ist die Umsatzsteuer korrigiert und auch die Anzahlung korrekt ausgewiesen:

Sie finden alle relevanten Blogs zu diesem Thema hier: https://blogs.sap.com/2020/06/25/implementation-of-vat-reduction-in-bydesign-umsetzung-der-mehrwertsteuersenkung-in-bydesingn/

 

Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Umsetzung von Änderungen des Mehrwertsteuersatzes in Verbindung mit Anzahlungen.

 

English version

The objective of this blog post is to explain the handling of Down Payments in connection with a change in the VAT rate and and how to post tax corrections using an example for purchasing and selling.

  1. Purchasing

A Down Payment Request of a supplier dated June 15, 2020 was paid in June. The Down Payment was posted at the VAT rate of 19% applicable at that time:

The final invoice was drawn up in July and is booked with the new tax rate of 16% assuming, that the delivery was made in July:

As you can see, the system does not automatically correct the input tax on the Down Payment.

You can post a credit from your supplier for over-calculated tax as a New Charge/Credit in Supplier Account Monitor (in workcenter Payables). You first cancel the input tax of the Down Payment with a Supplier Charge and then post the correct tax amount with Supplier Credit. The offset account that you use is irrelevant since the balance of the two postings in this account is zero. Please use the new tax code to be created (see blog post https://blogs.sap.com/2020/06/29/neue-steuersatzarten-in-sap-business-bydesign-fur-die-mehrwertsteuersenkung-in-deutschland/ )

You can then Clear Manually the open items of the final invoice with the two open items that result from the adjustment postings:

NOTE

Please never post to a tax account with a Journal Entry Voucher in the General Ledger workcenter. This would create an inconsistency between the general ledger and the tax subledger. Furthermore, these postings would not be taken into the tax reporting.

  1. Sale

A Down Payment Request was sent to a customer, which was paid before July 1, 2020 and was booked accordingly with 19% VAT:

The delivery takes place in July and must therefore be charged at the reduced rate of 16%. In order to correct the sales tax posted too high in the down payment, I recommend that you enter a credit memo item in the final invoice in the amount of the down payment and assign the new tax code to be created as the special key (see blog: https://blogs.sap.com/2020/06/29/neue-steuersatzarten-in-sap-business-bydesign-fur-die-mehrwertsteuersenkung-in-deutschland/ )

 

For better traceability, you can also enter the down payment with the standard tax rate in a separate invoice item instead included in final invoice item(s). The original down payment will be assigned to the invoice as usual.

As a result, the sales tax has been corrected and the down payment has been shown correctly:

 

Please find all related blogs here: https://blogs.sap.com/2020/06/25/implementation-of-vat-reduction-in-bydesign-umsetzung-der-mehrwertsteuersenkung-in-bydesingn/

This short guide helps you to implement a change of a VAT rate in connection with Down Payments.

2 Comments
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  • Hallo Frau Gruber,

    Danke für Ihre Hinweise. Können Sie bitte die beiden folgenden Fälle, für Kundenkonten, betrachten

    1. Die erhaltenen Anzahlungen müssen im Formular der Schlussrechnung enthalten sein.
    2. Die erhaltenen Anzahlungen inkl. 19% übersteigen die Schlussrechnung inkl. 16%, so dass eine MWSt Erstattung an den Kunden erfolgen muss

    Haben Sie hierzu auch Vorschläge, insb. der Fall 2.

    Viele Grüße

    Sebastian Braumann

    • Hallo Herr Braumann,

      in diesem Fall empfehle ich Ihnen, bei der Schlussrechnung eine Gutschriftsposition in Höhe der geleisteten Anzahlungen zu erfassen, für die fälschlicherweise 19% USt gebucht worden sind. Dabei müssen Sie dann das Sonderkennzeichen als Steuerschlüssel zuordnen. In einer weiteren Position können Sie dann diesen Betrag noch einmal erfassen – aber jetzt mit dem Standard-Steuerkennzeichen. Das ist etwas transparenter, als den Betrag der Anzahlung direkt mit in den Gesamtbetrag der Rechnung mit einzurechnen. Das ist aber ebenso möglich.

      Sollte der Betrag der Gutschriftsposition höher sein, als der eigentliche Rechnungsbetrag, dann erzeugt das System automatisch einen Gutschriftsbeleg.

      Die Anzahlung wird in beiden Fällen auf dem Formular korrekt ausgewiesen: siehe Aktualisierung im Blog oben.

       

       

      Herzliche Grüße!

      Katrin Gruber