Befristete Mehrwertsteuersteuersenkung in Deutschland (Temporary VAT reduction in Germany)

[hilko_mueller]

Im Rahmen des Konjunkturpakets im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie soll in Deutschland vom 01. Juli an bis zum 31. Dezember 2020 die Mehrwertsteuer für den Regelsteuersatz von 19% auf 16% und für den ermäßigten Steuersatz von 7% auf 5% abgesenkt werden.

Die geänderten Steuersätze müssen in SAP Business ByDesign zusammen mit dem entsprechenden Gültigkeitszeitraum in der Konfiguration erfasst werden. Dieses Vorgehen ist in einem separaten Blog Post beschrieben.

Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer

Die Begriffe Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer sind gleichbedeutend. Der ursprüngliche Begriff Mehrwertsteuer wird abgeleitet aus der Tatsache, dass Unternehmen lediglich für den Mehrwert bzw. die Veredelung der Produkte oder Dienstleistungen Steuern bezahlen müssen. Später wurde der Begriff Umsatzsteuer stärker in den Vordergrund gestellt, da für Umsätze, die mit Produkten oder Dienstleistungen erzielt wurden, der Begriff Umsatzsteuer abgeleitet wurde.

• Das gleiche gilt auch für den Wareneingang. Hier wird häufig der Begriff Vorsteuer verwendet.


• Wir verwenden im Folgenden den allgemein, in den Medien verwendeten Begriff Mehrwertsteuer.


• Die Mehrwertsteuer ist eine indirekte Steuer, die nur der Endverbraucher entrichten muss. Von allen zuvor erbrachten Leistungen wird nur der Mehrwert besteuert, die zugrunde liegende Vorsteuer wird dabei in Abzug gebracht.

 

Rechnungserstellung allgemein:

Ausschlaggebend für den verwendeten Regelsteuersatz der Mehrwertsteuer in Rechnungen ist der Zeitpunkt der Leistungsausführung der zugrunde liegenden Lieferung und Leistung. In der Regel werden die Verfügungsmacht/Übernahme der Ware, die Abnahme der Bauleistung, Projektabnahme (Dienstleistungsende) und weitere Faktoren herangezogen.

Bitte beachten Sie, dass die automatische Ermittlung des Steuersatzes auf dem Steuerdatum der jeweiligen Position im Beleg erfolgt, z.B. bei Kundenrechnungen standardmäßig auf dem Lieferdatum je Rechnungsposition. Falls notwendig, kann das Steuerdatum geändert werden, um den korrekten Steuersatz zu ermitteln.

Bei der Erstellung einer Rechnung ist daher darauf zu achten, dass nur Positionen zusammen-gefasst werden, die im gleichen Zeitraum liegen.

• Positionen, deren Leistungsdatum vor dem 01. Juli 2020 liegt, sollten in einem Beleg zusammengefasst und entsprechend mit 19% Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.


• Positionen, deren Leistungsdatum zwischen dem 01. Juli bis einschließlich 31. Dezember 2020 liegt, sollten ebenfalls in einem Beleg zusammengefasst werden, damit in diesen Belegen 16% Mehrwertsteuer zur Anwendung kommt.

 

Wie zuvor erwähnt, kann in Einzelfällen das Steuerdatum geändert werden, um den korrekten Steuersatz zu ermitteln. Es ist aber zu beachten, dass innerhalb eines Verkaufsbelegs, wie beispielsweise einer Rechnung, jede Steuersatzart (Standard, Reduziert) nur ein Steuersatz zur Anwendung kommt, d.h. entweder 19% oder 16%.

 

-> Siehe hierzu den Absatz „Mehrwertsteuerkorrektur mit zwei Steuersätzen in einem Dokument“

Rechnungserstellung für langfristige Verkaufsbelege:

Bei der Rechnungserstellung gehen wir in diesem Blog Post beispielhaft von folgenden  Kundenverträgen aus:

1. Rechnungsstellung am Anfang der Laufzeit für das Jahr 2020 mit Datum 01.01.2020


2. Rechnungsstellung am Ende der Laufzeit für das Jahr 2020 mit Datum 31.12.2020


3. Periodische Rechnung z.B. monatlicher Rechnungslauf.

 

zu 1.: Rechnungsstellung am Anfang der Laufzeit

Bezieht sich der Leistungszeitraum der Rechnung auf das ganze Jahr, so muss hier eine Korrektur in Bezug auf die ausgewiesene Mehrwertsteuer stattfinden.

Der Anwender kann hierzu eine Korrekturrechnung oder manuelle Gutschrift erstellen um den Rechnungsbetrag um Rechnungspositionen für den Zeitraum vom 01.07. bis 31.12.2020 zu reduzieren. Anschließend kann eine neue manuelle Rechnung erstellt werden, um Rechnungspositionen mit dem neuen Mehrwertsteuersatz in Rechnung zu stellen. Im Falle eines Zahlungsüberschusses müssen gegebenenfalls Zahlungsanweisungen oder Gutschriften erstellt werden.

Ein automatischer Lauf zur Korrektur steht zur Zeit in SAP Business ByDesign nicht zur Verfügung.

-> Siehe hierzu den Absatz „Mehrwertsteuerkorrektur mit zwei Steuersätzen in einem Dokument“

 

Zu 2.: Rechnungsstellung am Ende der Laufzeit

Bezieht sich der Leistungszeitraum auf das ganze Jahr, so sollten direkt zwei separate Rechnungen mit 19% bzw. 16% Mehrwertsteuer für den jeweiligen Zeitraum erstellt werden. Je nach Geschäftsvorfall kann hier bereits im Vertrag oder im Kundenauftrag der Rechnungsterminplan angepasst werden.

-> Siehe hierzu den Absatz „Mehrwertsteuerkorrektur mit zwei Steuersätzen in einem Dokument“

 

Zu 3.: Periodische Rechnung

Werden basierend auf einem Rechnungsterminplan periodisch Rechnungen erstellt, basiert das Steuerdatum auf dem in der Planung hinterlegtem Datum und der Mehrwertsteuersatz wird entsprechend gezogen. Handelt es sich bei der Abrechnung nicht um monatlich, sondern um abweichende Abrechnungszeiträume die ggf. einen Leistungszeitraum betreffen der beide Mehrwertsteuersätze betrifft (z.B. Zeitraum 15.06. bis 14.07.2020), so sollte entweder der Rechnungsterminplan angepasst werden, oder im Anschluss eine Korrektur vorgenommen werden.

Ein automatischer Lauf zur Korrektur steht zur Zeit in SAP Business ByDesign nicht zur Verfügung.

-> Siehe hierzu den Absatz „Mehrwertsteuerkorrektur mit zwei Steuersätzen in einem Dokument“

 

Mehrwertsteuerkorrektur mit zwei Steuersätzen in einem Dokument.

In SAP Business ByDesign ist es nicht möglich die gleiche Steuersatzart mit zwei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einem Dokument auszuweisen.

SAP plant zusätzliche Steuersatzarten für den Standardsteuersatz und den ermäßigten Steuersatz  einzuführen. Der Kunde kann mit diesen Steuersatzarten bei Bedarf neue Steuerkennzeichen  hinterlegen. Mit diesen zusätzlichen Steuerkennzeichen ist es möglich in Rechnungen, Korrekturrechnungen und Gutschriften unterschiedliche Steuersätze auszuweisen.

Ab wann die neuen Steuersatzarten zur Verfügung gestellt werden wird noch bekanntgegeben.

Bruttopreispreise in langfristigen Verträgen:

Basieren Verträge mit einer langen Laufzeit auf Bruttopreisen, so ist hier ein anderes Vorgehen zu  empfehlen als bei Verträgen mit Nettopreisen. 

Wurden Bruttopreise für einen Vertrag und unterschiedliche Leistungszeiträume vereinbart in denen unterschiedliche Steuersätze gelten, stellt sich die Frage ob der geminderte Steuerbetrag an den Kunden weitergeben werden soll oder nicht.  

Bei Beibehaltung des bestehenden Bruttobetrages, ist zu beachten, dass es bei der Berechnung der einzelnen Teilrechnungen sich unterschiedliche Basisbeträge ergeben, was zu Rundungsdifferenzen bei der Umstellung führt. 

Wird Bruttobetrag gemindert und an den Kunden weitergegeben, so empfiehlt es sich für die unterschiedlichen Zeiträume den geminderten Bruttobetrag manuell zu berechnen, um diesen dann im Vertrag zu hinterlegen. 

Zwischenverträge: 

Durch Änderung der Mehrwertsteuerbeträge ändert sich die Berechnungsgrundlage der zu errechnenden Basis- sowie Steuerbeträge und es kann bei der kalkulatorischen Ermittlung der neuen Werte zu Rundungsabweichungen kommen. Daher empfiehlt es sich für den Reduzierungszeitraum Zwischenverträge anzulegen die den neuen Steuersatz ausweisen und die bestehenden Verträge für diesen Zeitraum ruhen zu lassen. 

Sie könnten hierzu wie folgt vorgehen:

1. Öffnen sie den bestehenden Vertrag. 


2. Ändern bzw. entfernen sie im Rechnungsterminplan alle Positionen, die im Zeitraum der Mehrwertsteuerreduzierung liegen. Sollten bereits irrtümlich Rechnungen für diesen Zeitraum erstellt worden seien, empfiehlt es sich hier diese wieder zu stornieren oder eine Gutschrift zu erstellen. 


3. Prüfen und passen sie die Positionen im aktuellen Vertrag ggf. für den Zeitraum nach dem 01.01.2021 an um sicherzustellen, dass die richtigen Bruttowerte mit dem alten Steuersatz richtig ausgewiesen werden. 


4. Kopieren sie den aktuellen Vertrag und legen sie mit diesem Schritt einen Zwischenvertrag für den Zeitraum vom 01.07. bis 31.12.2020 an.  


5. Legen sie in diesem Zwischenvertrag einen eigenen Rechnungsterminplan für den gewünschten Zeitraum fest. 

Für diese Änderung ist ein Automatismus seitens der SAP nicht vorgesehen. Falls die Anzahl der zu ändernden Verträge sehr hoch ist, können sie überprüfen ob für ihren Fall ein einspielen von Zwischenverträgen über Webservice Sinn macht.   

Vertragserweiterung: 

Wenn Sie keinen zusätzlichen Vertrag anlegen möchten, gibt es alternativ eine weitere Möglichkeit Sie prüfen sollten. Hierzu können Sie in bestehenden Verträgen eine neue Artikelposition hinzufügen, die einen neuen Bruttowert ausweißt.  

Sie könnten hierzu wie folgt vorgehen:

1. Öffnen sie den bestehenden Vertrag. 


2. Ändern Sie für die bestehenden Produktpositionen den Rechnungsterminplan und setzen für diese Positionen die Rechnungsstellung für den Zeitraum der Mehrwertsteuerreduzierung aus.  


3. Bitte ändern Sie das Steuerkennzeichen für bestehende Positionen auf ein neues Steuerkennzeichen, dass auf einer neuen Steuersatzart beruht und den alten Steuersatz (19%) ausweißt.  Bitte bedenken sie das für einen Beleg für eine Steuersatzart nicht unterschiedliche Prozentsätze möglich sind.  unterschiedliche steuersatzarten mit unterschiedlichen prozentsetzen vorhanden ist.  Sehen sie hierzu auch den Blogpost ‘Neue Steuersatzarten in SAP Business ByDesign für die Mehrwertsteuersenkung in Deutschland’ 


4. Stellen Sie sicher, dass nach dem Zeitraum der Rechnungsterminplan wieder seine Gültigkeit hat.  


5. Legen Sie einen neue Produktposition an und nutzen sie hierfür das Standardsteuerkennzeichen, dass den geminderten Steuersatz (16%) ausweist.  


6. Legen Sie für diese Produktpositionen einen neuen Rechnungsterminplan für den Zeitraum vom 01.07. bis 31.12.2020 an. 

 

Ein Automatismus ist seitens der SAP für diesen Fall nicht vorgesehen. Das Ändern der bestehenden Verträge kann nur manuell vorgenommen werden.  Alternativ können Sie prüfen ob für das Erweitern der bestehenden Verträge ein Upload per Webservice genutzt werden kann. 

 

Rechnungserstellung für Projekte:

Bei der Rechnungserstellung in Bezug auf Projekte, gehen wir in diesem Blog Post von den folgenden Fällen aus:

1. Festpreisprojekt mit Rechnungsstellung nach beenden des Projektes.


2. Aufwandbasierte Projektabrechnung


3. Periodische Rechnung z.B. monatlicher Rechnungslauf.

 

Zu 1.: Festpreisprojekt

Bei Festpreisprojekten gilt das gleiche Vorgehen wie bei anderen Rechnungen. Solange nichts anderes vereinbart wurde, ist i.d.R. die Leistungserbringung bei Festpreisprojekten nach Ablauf des Projektes und das Steuerdatum der Rechnungsstellung sollte berücksichtig werden. Falls im Kundenauftrag bereits ein Rechnungsterminplan hinterlegt sein sollte, kann das Steuerdatum ggf. in der Rechnungsposition geändert werden, falls es vom Leistungserbringungsdatum abweicht. Alternativ kann das Steuerdatum bereits im Kundenauftrag geändert werden, damit der richtige Steuersatz gezogen wird.

 

Zu 2. ) Aufwandbasierte Projektabrechnung

Beim Erstellen der Projektrechnungsanforderung sollten die in Rechnung zu stellenden Zeit- und Aufwandspositionen eingeschränkt werden, und alle offenen Positionen aus dem Zeitraum vor dem 01. Juli 2020 in einer Rechnung mit 19% Mehrwertsteuer berechnet werden. Alle weiteren Zeit- und Aufwandspositionen, die in den Leistungszeitraum zwischen den 01. Juli bis 31. Dezember 2020 fallen, sollten mit 16% Mehrwertsteuer berechnet werden. Die entsprechende zeitliche Abgrenzung kann beim Erstellen des Beleges vorgenommen werden.

 

Zu 3.) Periodische Rechnung

Werden basierend auf einem Rechnungsterminplan periodisch Rechnungen erstellt, basiert das Steuerdatum auf dem im Rechnungsterminplan hinterlegten Datum, sodass der Mehrwertsteuersatz entsprechend gezogen wird. Handelt es sich beim Abrechnungszeitraum nicht um monatliche, sondern um abweichende Abrechnungszeiträume, die ggf. einen Leistungszeitraum betreffen der beide Mehrwertsteuersätze betrifft (z.B. Zeitraum 15.06-14.07.), so sollte entweder Rechnungsterminplan angepasst werden, oder im Anschluss eine Korrektur vorgenommen werden

 

Zusammenfassend möchten wir erwähnen, dass wir in diesem Blog Post beispielhaft einige Geschäftsvorfälle behandelt haben. Zusätzliche Fragen können Sie gerne über die Kommentar Funktion an uns richten.

 

 

EN:

This blog post provides some example of sales business processes that could be affected as part of the temporary sales / value-added tax reduction from July 1st to December 31st, 2020 and answers to potential questions related to the VAT reduction.

The German coalition government has agreed on a stimulus package to help relaunch the country’s economy after the lockdown due to the coronavirus pandemic. As one part the stimulus package will see the main value-added tax rate cut from 19% to 16% and the reduced rate from 7% to 5%. This change is valid from July 1^st until December 31^st, 2020.

The changed tax rates must be entered together with the validity period in SAP Business ByDesign. This procedure is described in a separate blog post.

VAT and Sales Tax

The terms value added tax or sales tax are synonymous. The original term VAT is derived from the fact that companies only have to pay taxes for the added value or the refinement of the products or services. Later, the term sales tax was more used because the term sales tax was derived for sales that were generated with products or services.

• The same applies to goods receipt. The term input tax is often used here.


• In the following we use the general term "VAT" which will be used in general and in all publication in the media.


• VAT is an indirect tax that only the end consumer has to pay. Of all services previously provided, only the added value is taxed, the underlying input tax is deducted.

Invoicing in general:

The decisive factor for the standard VAT rate used in invoices is the fulfillment date and time of the performed delivery and service. As a rule, the power of disposal / takeover of the goods, the acceptance of the construction work, project acceptance (end of service) and other factors are used.

Please note that the tax rate is automatically determined on the tax date of the respective item in the document, e.g. for customer invoices, the delivery date per invoice item is the default. If necessary, the tax date can be changed to determine the correct tax rate.

When creating an invoice, it is important to ensure that only items that are in the same period are collected together.

• Items whose performance date is before July 1st, 2020 should be summarized in a document and shown accordingly with 19% VAT.


• Items with a performance date between July 1st and December 31^st, 2020 inclusive should also be summarized in a document so that 16% VAT is applied to these documents.

As mentioned above, the tax date can be changed in individual cases to determine the correct tax rate. However, it should be noted that within a sales document, such as an invoice, each tax rate type (standard, reduced) only one tax rate is used, i.e. either 19% or 16%.

-> See the paragraph "VAT correction with two tax rates in one document"

 

Invoicing for long-term sales documents:

In this blog post, we use the following customer contracts use cases as an example for invoicing:

1. Invoicing at the beginning of the agreed period for 2020 with the date 01/01/2020


2. Invoicing at the end of agreed period for 2020 with the date December 31, 2020


3. Periodic calculation e.g. monthly invoice run.

 

To 1 .) Invoicing at the beginning of the agreed period.

If the period of performance of the invoice relates to the whole year, a correction must be made regarding the used VAT in the document.

The user can create a correction invoice or manual credit note to reduce the invoice amount by invoiced items for the period from 01.07. to 31.12.2020. A new manual invoice can then be created in order to invoice items with the new VAT rate. In the event of a payment surplus, payment instructions or credit notes may have to be created.

An automatic run for correction is currently not available in SAP Business ByDesign.

-> See the paragraph "VAT correction with two tax rates in one document"

To 2 .)

Invoicing at the end of the agreed period.

If the service period relates to the whole year, two separate invoices with 19% or 16% VAT should be created for the respective period. Depending on the business transaction, the invoice schedule can be adjusted in the contract or in the sales order.

-> See the paragraph "VAT correction with two tax rates in one document"

 

To 3 .) Periodic Invoicing

If invoices will be created periodically based on an invoice schedule, the tax date is based on the date stored in the planning and the VAT rate is drawn accordingly. If the billing is other than monthly but relates to different service period and affects both VAT rates (e.g. period from June 15th to July 14th, 2020), either the invoice schedule should be adjusted or a manual correction should be made afterwards.

An automatic run for correction is currently not available in SAP Business ByDesign.

-> See the paragraph "VAT correction with two tax rates in one document"

 

VAT correction with two tax rates in one document.

 

In SAP Business ByDesign, it is not possible to show the same tax rate type with two different VAT rates in one document.

SAP plans to introduce additional tax rate types for the standard tax rate and the reduced tax rate. The customer can use these tax rate types to store new tax codes if necessary. With these additional tax codes, it is possible to show different tax rates in invoices, correction invoices and credit notes.

When the new tax rate types will be made available will be announced.

Gross price in long-term contracts:

If contracts with a long term are based on gross prices, a different approach is required than for contracts with net prices. 

If existing gross amounts will be retained, it should be noted that there are different base amounts when calculating the individual partial invoices, which leads to rounding differences during the changeover to the new VAT rate. 

If the gross amount is reduced and passed on to the customer, the advice is to manually calculate the reduced gross amount for the different periods and then update the contract. 

Interim contracts: 

By changing the VAT amounts, the calculation basis of the to be calculated base and tax amounts and due to this change and rounding deviations can occur when calculating the new values. Therefore, the advice is to create interim contracts that shows the new tax rate for the VAT reduction period and to let the existing contracts rest for this period. 

Following steps are an example:    

1. Open the existing contract. 


2. Change or remove all items in the invoice schedule that are in the period of the VAT reduction. If by mistake, invoices have already been created for this period, it is advisable to cancel them or to create a credit note for them. 


3. Check and adjust the positions in the current contract for the period after 01/01/2021 to ensure that the correct gross values are shown correctly with tax rate valid after the reduction has be reversed. 


4. Copy the current contract to create an interim contract for the period from July 1st. until December 31, 2020. 


5. In this interim contract, define your own invoice schedule for the desired period. 

For this change, there is no automatic process for this scenario which will be provided by SAP. If the number of contracts to be changed is very high, you can check whether importing interim contracts via web service makes sense for your individual use case. 

 

Contract extension: 

If you do not want to create an additional contract, there is another alternative you could check for your use case. To do this, you can add a new item in an existing contract that shows a new gross value for the interim period of the VAT reduction. 

Following steps are an example:  

1. Open the existing contract. 


2. Change the invoice schedule for the existing product items and suspend billing for these items for the period of the VAT reduction. 


3. Please change the tax code for existing items to a new tax code that is based on a new tax rate type and shows the old tax rate (19%). Please note that for one tax rate type, different percentages are not possible in one document.  See also the blog post ‘New tax rate types in SAP Business ByDesign for lowering VAT in Germany’ 


4. Make sure that the existing invoice schedule is valid after the period for VAT reduction. 


5. Create a new product item using the standard tax code that shows the reduced tax rate (16%). 


6. For the period from July 1st. until December 31, 2020, set a new invoice schedule for the new product item line. 

For this use case, automatic mechanism provided in the SAP standard solution and the existing contracts can only be changed manually. Alternatively, you can check whether an upload via web service can be used to update existing contracts in your individual use case. 

 

Invoicing for projects:

When it comes to invoicing for projects, in this blog post we assume the following cases:

1. Fix price project with invoicing after the project has ended.


2. Time- and expense-based project invoicing.


3. Periodic invoicing, e.g. monthly invoice run.

To 1 .) Fix price project

The same procedure applies to fix price projects as to other invoices. As long nothing else has been agreed, it is usually the provision of services for fix price projects after the end of the project and the tax date of invoicing should be taken into account.

If an invoice schedule is already stored in the sales order, the tax date can be changed for the invoice item if it differs from the service date. Alternatively, the tax date can be changed in the sales order so that the correct tax rate is drawn.

To 2.) Time- and expense-based project invoicing

When creating the project invoice request, the time and expense items to be invoiced should be restricted, and all open positions from the period before July 1st, 2020 should be calculated in an invoice with 19% VAT. All other time and expense items that fall within the service period between July 1 and December 31, 2020 should be calculated with 16% VAT. The corresponding time delimitation can be made when creating the document.

To 3.) Periodic invoicing

If invoices are created periodically based on an invoice schedule, the tax date is based on the date stored in the invoice schedule, so that the VAT rate is drawn accordingly. If the billing period is not a monthly, but different billing periods, which may relate to a service period that affects both VAT rates (e.g. period 15.06-14.07.), Either the invoice schedule should be adjusted, or a manual correction should be made afterwards

 

We conclude, that we have covered in this blog post some common business scenarios and how to handle them in regard of the German VAT change. Additional questions can be entered in the comments section.