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Elektronische Rechnungsstellung ab Nov 2020 für öffentliche Aufträge in Deutschland verpflichtend/ Electronic invoicing mandatory for public contracts in Germany starting Nov 2020

Hallo,

Die elektronische Rechnungsstellung ist bereits in vielen Ländern obligatorisch. Zur Förderung der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit wird E-Invoicing EU-weit eingeführt. Das bedeutet, dass E-Invoicing also auch in Deutschland verpflichtend wird! Rechnungen an Behörden in Deutschland (B2G) müssen ab dem 27. November 2020 elektronisch, im Format XRechnung, gesendet werden. Der Versand von Rechnungen im herkömmlichen PDF-Format ist nicht mehr ausreichend. Elektronische Rechnungen müssen zwingend in einem vorgegebenen strukturierten Format vorliegen, das maschinell ausgelesen werden kann.

Mit der App „All for One Steeb – eInvoice Integration“ haben Sie das perfekte Werkzeug, um mit SAP Business ByDesign die neuen Anforderungen bewältigen zu können.

Warum benötigt man eine zusätzliche App für den XRechnungs-Versand?

SAP Business ByDesign stellte im Release 2002 bereits die Basis zur Verfügung, die es möglich macht, XRechnungen aus dem ERP System zu versenden. Dennoch sind einige essenzielle zusätzliche Puzzleteile notwendig, um tatsächlich valide XRechnungen versenden zu können und genau diese fehlenden Teile liefert „All for One Steeb – eInvoice Integration“.
Hierbei übernimmt die App zwei wesentliche Funktionen:

  1. Erweiterung der XRechnung:
    XRechnungen müssen, neben den von der SAP zur Verfügung gestellten Daten, mit zusätzlichen Informationen wie IBAN, Ansprechpartner und E-Mailadresse des Rechnungsstellers erweitert werden. Diese Informationen werden automatisch durch die App „All for One Steeb – eInvoice Integration“ aus dem ERP System in die Rechnung übernommen. Weitere Informationen wie die Leitweg-ID (technische Empfänger-Adresse) können einfach im Debitorenstamm hinterlegt, und werden dann automatisch mit in die Rechnung übernommen. Ein in die App integrierter Validierungsschritt prüft, ob alle obligatorischen Daten für die Erzeugung der XRechnung vorhanden sind.
  2. Übersetzung der XML-Struktur in die XRechnung:
    Die App übernimmt die Transformation des XML-Files aus SAP Business ByDesign in das gewünschte XRechnungs-Format. Im Zuge der Transformation werden beispielsweise Informationen wie Kunde, Produkte, Rechnungsart, Steuern, Rabatte, Skonti etc. in das XRechnungs-Format konvertiert.

Wie funktioniert All for One Steeb – eInvoice Integration für SAP Business ByDesign?

Die Erzeugung von XRechnungen mit dem Add-on “All for One Steeb – E Invoice Integration” – ist nahtlos in den Prozess der Erstellung von Kundenrechnungen integriert: Ein Benutzer muss seine Vorgehensweise beim Erzeugen einer Kundenrechnung nicht ändern.

Das Add-On liest die zusätzlichen relevante Informationen aus SAP Business ByDesign aus und überträgt sie automatisch in die XRechnung, die man dann z.B. als Anhang in einer E-Mail wiederfindet. Hierzu benutzt es die im Add-On enthaltene Transformation, die jedes geforderte Detail des XRechnungs-Standards in die XRechnung übersetzt. Die Konvertierung und der Versand im XRechnungs-Format erfolgt ohne Zusatzaufwand für den Anwender im Hintergrund.

Zukünftig: eInvoicing kann auch im B2B Prozess sinnvoll werden

Immer mehr Lieferanten und Kunden werden aufgrund der behördlichen Anforderungen zukünftig in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln und zu erhalten. Durch die Umstellung auf den elektronischen Prozess entfällt für Ihre Mitarbeiter die zeitraubende und fehleranfällige manuelle Datenerfassung. Der Rechnungseingang verläuft einheitlich und ohne Zeitverzögerung. Die Daten stehen für Suchen, Auswertungen und Weiterverarbeitung direkt zur Verfügung. Deswegen ist es wahrscheinlich nur mehr eine Frage der Zeit, bis eInvoicing auch im B2B Prozess eingesetzt wird.

Neben der App für SAP Business ByDesign hat All for One Steeb auch für SAP ECC-Kunden eine passende, voll ins System integrierte Lösung.
Bei Interesse an unserer App kommen Sie gerne auf mich zu.

EN:

Electronic invoicing mandatory for public contracts in Germany from November 2020

 

Electronic invoicing is already mandatory in many countries. To promote cross-border cooperation, e-invoicing is being introduced throughout the EU. This means that e-invoicing will also become mandatory in Germany! Invoices to public authorities in Germany (B2G) must be sent electronically, from 27 November 2020. In Germany the format is called “XRechnungen” (XInvoice). Sending invoices in conventional PDF format is no longer sufficient. Electronic invoices must be available in a specified structured format that can be read by machine.

With the App All for One Steeb – eInvoice Integration, you have the perfect tool to meet the new requirements with SAP Business ByDesign.

Why do I need an additional app for sending XRechnungen”?

In Release 2002, SAP already provided the basis for sending “XRechnungen” from the ERP system. However, some essential additional pieces are necessary to send valid “XRechnungen” and it is exactly these missing pieces that “All for One Steeb – eInvoice Integration” provides.

Here the App takes over two essential functions:

  1. extension of the “XRechnungen”:

In addition to the data provided by SAP, “XRechnungen” must be enhanced with additional information such as IBAN, contact person and e-mail address of the invoicing party. This information is automatically transferred from the ERP system to the invoice by the app “All for One Steeb – eInvoice Integration”. Further information such as the “Leitweg” ID (technical recipient address) can be easily stored in the customer master and is then automatically included in the invoice. A validation step integrated into the app checks whether all mandatory data for “XRechnungen” generation is available.

  1. translation of the XML structure into the “XRechnungen”:

The app transforms the XML file from SAP Business ByDesign into the required “XRechnungen” format. In the course of the transformation, information such as customer, products, invoice type, taxes, rebates, discounts, etc. are converted into the “XRechnungen” format.

How All for One Steeb – eInvoice Integration for SAP Business ByDesign works

The creation of “XRechnungen” with the App “All for One Steeb – E Invoice Integration” is seamlessly integrated into the customer invoice creation process: A user does not have to change his/her procedure when creating a customer invoice.

The App reads the additional relevant information from SAP Business ByDesign and automatically transfers it to the “XRechnungen”, which can then be found as an attachment in an e-mail, for example. To do this, it uses the transformation contained in the App, which translates every required detail of the “XRechnungen” standard into the invoice. The conversion and sending in “XRechnungen” format takes place in the background without additional effort for the user.

In the future: eInvoicing can also be useful in the B2B process

More and more suppliers and customers will be able to transmit and receive invoices in electronic form in the future due to official requirements. By converting to the electronic process, your employees will no longer have to carry out time-consuming and error-prone manual data entry. Invoices are received uniformly and without delay. The data is directly available for searching, evaluation and further processing. Therefore, it is probably only a matter of time until eInvoicing is also used in the B2B process.

In addition to the app for SAP Business ByDesign, All for One Steeb also has a suitable, fully integrated solution for SAP ECC customers.
If you are interested in our App, please contact me.

 

 

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