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Technical Articles

Cómo configurar ausencias en EC (Contexto COVID-19)

Debido a los constantes cambios que estamos enfrentando actualmente causados por el COVID-19, muchos de los procesos que tenemos como empresas se han visto en la obligación de ser modificados. Por ende, es necesario que sepamos adaptar nuestro entorno a estos cambios. Uno de estos procesos afectados es el de las ausencias. Es por esto que en esta ocasión les traigo un pequeño tutorial sobre cómo modificar los tipos de tiempo en SuccessFactors.

Se debe tener en cuenta que los procesos de registro de ausencias pueden variar de acuerdo al país. Por ello, es clave entender que los siguientes pasos proveerán una visión general de los puntos a considerar. Algunos podrán ser aplicables a su país y otros no.

Antes de empezar a realizar los cambios en el sistema, se debe entender toda la información que se necesitará agregar/cambiar. Algunos puntos a considerar son:

  • ¿Cuántos países tengo en mi sistema?
  • ¿Cuántos perfiles de tiempo tengo en mi sistema en los que tendría que agregar la “nueva” ausencia?
  • ¿Puedo crear un tipo de tiempo que se pueda utilizar en varios países?
  • ¿Es una ausencia de corto plazo o largo plazo?

Las respuestas dependerán del perfil y los requisitos de su compañía. La intención de este blog es ayudarlo a crear un nuevo tipo de ausencia de corto y largo plazo para que así pueda incorporar estas nuevas funcionalidades en su centro laboral.

 

El siguiente gráfico es para ayudarlo a entender la relación entre un tipo de tiempo y un perfil de tiempo.

Un tipo de tiempo está incluido dentro de la configuración de un perfil de tiempo y este último, a su vez, es el que se muestra reflejado en la Información del Empleo en el perfil de un colaborador.

 

Para empezar, los pasos a considerar son los siguientes:

1. Identificar los perfiles de tiempo afectados:

Lo primero es identificar los perfiles de tiempo que necesitarán estos cambios. Un perfil de tiempo se ubica en la información del empleo y es este el que contiene todos los tipos de ausencia a las que un colaborador puede tener acceso.

La ruta para verlo en el perfil es: Buscar al empleado e ir a la sección de Información del Empleo.

Para ver todos los perfiles de tiempo se debe ingresar a “Gestionar Datos” y buscar “Perfil de Tiempo”.

TIP: También se pueden exportar todos los perfiles de tiempo a través de “Importar y Exportar Datos”.

Una vez con todos los perfiles de tiempo ubicados, debemos crear un tipo de tiempo.

 

2. Cómo crear un tipo de tiempo:

En “Gestionar Datos”, al lado derecho vamos a encontrar un botón de Crear. Buscamos “Tipo de tiempo” y empezamos a llenar los datos básicos. Aquí les explico los más relevantes:

Campo Descripción
Nombre Externo Este es el nombre que será reflejado en el perfil del colaborador
Unidad Puede ser en horas o días
País/Región Si se desea hacer este tipo de tiempo específico para un país, podemos ingresarlo aquí. Si deseamos que sea global, dejamos este campo en blanco
Fracciones permitidas para la unidad día Aquí se define si se podrán ingresar medios días, cuartos de día o solo días completos
Visualización de duración conforme a Si se desea que solo se cuenten los días laborales, seleccionamos Horario de Trabajo. Si deseamos que cuenten los días calendario, seleccionamos días naturales
Código Externo Se puede seguir el mismo formato utilizado para otros tipos de tiempo

 

3. Asignar un tipo de tiempo a un perfil de tiempo:

Una vez creado el tipo de tiempo, debemos ingresar al perfil de tiempo en “Gestionar Datos” y, en la esquina superior derecha, seleccionar “Realizar Acción” y luego “Realizar Corrección”.

Una vez que el perfil de tiempo está en modo editable, bajamos hasta la lista de tipos de tiempo asignados y agregamos el nuestro.

Dos puntos a recordar son:

  1. El primer campo de Sí/No es para permitir que el colaborador ingrese esta ausencia o restringirla solo para un usuario con perfil administrativo. Si deseamos darle al colaborador este acceso, seleccionamos Sí. En caso contrario, seleccionamos No.
  2. El segundo campo de Sí/No es para poner esta ausencia como favorita en el perfil del colaborador.

 

Hora de Prueba: Una vez guardado, podemos ingresar al perfil del colaborador, luego a la sección de tiempos y entramos a “Administrar tiempo”.

Para verificar que nuestra nueva ausencia aparece correctamente en el perfil del colaborador, se debe ingresar una nueva. Para ello, seleccionamos el botón de “Nueva ausencia” y buscamos nuestra ausencia en el campo “Tipo de tiempo”. ¡Listo!

 

¿Necesitas que esta ausencia sea de largo plazo? Siga con los pasos adicionales para asignar la ausencia a un evento que cambie el estado del colaborador.

1. Cómo crear un motivo de evento:

Para hacer que un tipo de tiempo sea de largo plazo, se debe ingresar un motivo del evento en este. Para ello, debemos crear uno primero.

Para empezar, debemos ir a “Gestionar organización, remuneración y estructura de puestos”. Luego ingresamos “Motivo del evento” en el campo de “Crear”.

Los campos necesarios son:

Campo Descripción
Efectivo a fecha del Esto definirá desde cuándo estará activo este motivo del evento
ID del motivo del evento Se puede seguir el mismo formato ya establecido para otros motivos del evento
Nombre del motivo del evento Este nombre será reflejado directamente en el perfil del colaborador
Evento Para ausencias, seleccionamos la opción de “Excedencia”
Estado del empleado Acá podemos seleccionar si esta es una baja remunerada o no remunerada

 

2. Dar permisos para ver el nuevo motivo del evento:

Los motivos de evento necesitan permisos para poder ser vistos por los colaboradores. Así que antes de asignarlo a nuestro tipo de tiempo, debemos ingresar a “Gestionar funciones de autorización”. Luego debemos entrar al rol al que queremos darle el permiso de ver el nuevo motivo del evento.

Una vez dentro del rol, seleccionamos el botón de “Autorización”, “Datos del empleado” y buscamos la sección de “Motivos del evento”.

En esa sección encontraremos nuestro nuevo motivo del evento y podremos darle los permisos.

Este paso se tendría que repetir para todos los roles que deberían tener acceso a este evento.

Para finalizar, guardamos estos cambios.

 

3. Asignar un motivo del evento a un tipo de tiempo:

Para asignar un motivo del evento a un tipo de tiempo, primero ingresamos al tipo de tiempo, “Realizar acción” y “Realizar corrección”.

Una vez en modo editable, buscamos el campo “Motivo del evento de excedencia (planificación)” e ingresamos nuestro motivo del evento. Esto será reflejado en la información del colaborador cuando inicie una ausencia.

Asimismo, debemos ingresar un motivo del evento para cuando el colaborador regrese de la ausencia. Para ello tenemos dos opciones:

  1. Crear un motivo del evento para el retorno.
  2. Utilizar el estándar del sistema.

Una vez realizado esto, se continúan con el paso número 3 visto anteriormente y con ello podremos visualizarlo en el perfil de un colaborador.

 

¿Necesitas tener unas reglas para poder definir un poco de control o límite para tu ausencia? Siga con los pasos adicionales

Regla para crear mensaje de alerta cuando se esté superando el máximo de días permitido:

1. Crear la definición de mensaje:

Antes de empezar con la regla, debemos crear el mensaje de error que esta nos mostrará. Para ello vamos a “Gestionar Datos”, seleccionamos la opción de crear y escribimos “Definición de mensaje”.

Los campos a llenar son:

Campo Descripción
Texto Este debe contener el mensaje de error que queremos mostrar
Código externo Podemos continuar con el formato que ya se tiene en cada empresa
Nombre También podemos continuar con el formato ya establecido
Estado Seleccionamos la opción de “Activo” para verlo en el sistema

 

2. Crear la regla:

Ya con el mensaje creado, podemos empezar con la creación de la regla. Para ello, vamos a “Configurar reglas de negocio” y seleccionamos la opción de “+” que se encuentra al lado derecho. Se va a abrir una pestaña como la que veremos en la siguiente captura de pantalla.

Luego buscamos la opción de “Gestión de tiempo” y seleccionamos, dentro de esta, la opción de “Validación de ausencia”.

Una vez seleccionado, se va a abrir en la parte superior derecha una pestaña como la que veremos a continuación:

Aquí debemos ingresar un ID y nombre para la regla, los cuales pueden seguir los formatos que ya se tienen.

Para lograr que el sistema cuente los 21 días, vamos a necesitar 3 parámetros:

  1. “Obtener número de días naturales”: Esta función nos va a permitir contar la cantidad de días seleccionados cuando se está ingresando una ausencia. Para esta función se necesita:
    1. Fecha inicio
    2. Fecha de finalización
    3. Cantidad de días
  2. “Obtener ausencias en días para el periodo tomando como base los días naturales para tipos de tiempo”: Esta función nos permitirá contar todas las ausencias que se han tomado del tipo de tiempo que seleccionemos en un periodo determinado de tiempo. Esta sirve para cuando, por ejemplo, se ingresan primero 5 días de ausencia por enfermedad, luego se ingresan otros 3 días, etc. El sistema contará todos los días que se ingresaron en un plazo determinado así hayan sido en momentos distintos. Para esta regla se necesita:
    1. Usuario
    2. Fecha de inicio
    3. Fecha de finalización
    4. Tipo de empleado
    5. Tipos de tiempo
  3. El estado de aprobación: Al cancelar una ausencia, uno debe abrir la ausencia primero. Hacer esto genera que el sistema cuente los días de esa ausencia y los sume a los ya registrados. Es decir, los duplica. Para evitar esto en caso de requerir la posibilidad de cancelación, se ingresa en la regla que el estado de aprobación no sea igual a “Cancelado”.

 

Una vez con las funciones listas, agregamos el mensaje de error que hemos creado anteriormente. Seleccionamos la opción de “Presentar mensaje”, luego ingresamos nuestro mensaje y en gravedad seleccionamos “Error”.

Tip: En gravedad, tendremos 3 opciones:

  1. Información: Muestra un mensaje informativo. No impide que el registro se guarde.
  2. Advertencia: Muestra una advertencia y pregunta al usuario si desea continuar o si desea hacer correcciones en el registro. No impide que el registro sea guardado.
  3. Error: Muestra un mensaje de error e impide que el registro sea guardado si es que no se corrige.

 

3. Asignar la regla al tipo de tiempo:

Para asignar nuestra nueva regla, primero ingresamos en modo editable al tipo de tiempo que deseamos. Luego vamos a la parte inferior y buscamos la sección de “Reglas de Gestión”. En esta ingresamos nuestra nueva regla y le asignamos un código (puede ser el mismo de la regla).

Una vez asignado, guardamos nuestro tipo de tiempo.

 

Hora de Prueba: Para probar nuestra regla, debemos intentar ingresar una nueva ausencia en el perfil de un colaborador y superar el máximo de días que hemos establecido.

Por ejemplo, si ingresamos hasta 21 días, el sistema no muestra ningún mensaje de error:

Sin embargo, si superamos este número, el sistema nos muestra el mensaje que configuramos:

Con ello podemos comprobar que nuestra regla está funcionando correctamente.

 

La cantidad de reglas va a depender de cada uno, las políticas de cada país y también las internas de cada empresa. En el vídeo adjunto podremos ver más a detalle cada uno de los pasos explicados en este blog, así como más detalles de la regla que hemos creado.

 

Espero que este blog les haya sido de mucha ayuda. Si tienen alguna pregunta, no duden en contactarnos.

¡Muchas gracias!

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