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Technical Articles

Workflow estándar de creación de cuentas bancarias

Introducción

Un workflow es un conjunto de tareas definidas para que un proceso se realice con éxito, en el que, además, se establecen qué agentes tienen que ejecutar cada tarea y en qué orden.

Dentro de BAM (Gestión de Cuentas Bancarias, en español) existe la posibilidad de activar workflows predefinidos para abrir, cambiar o cerrar las cuentas bancarias, e incluso, para realizar un proceso de revisión periódica. Aunque son muy parecidos, este artículo se va a centrar exclusivamente en el workflow de apertura de cuenta bancaria. Para mejor claridad, vamos a seguir la siguiente estructura: primero veremos quiénes son los agentes implicados, luego a través de capturas de pantalla, los pasos que realiza cada responsable y, por último, pasaremos a la parametrización.

NOTA: Es importante resaltar que, aunque son varios los pasos que se tienen que ejecutar para abrir una cuenta bancaria, en los que además intervienen distintos agentes, no todos tienen por qué ser pasos del workflow. Por ejemplo, y como veremos más adelante, una tarea será configurar el extracto bancario para la nueva cuenta bancaria y otra configurar el programa de pagos, tareas que harán responsables de IT. Pero el workflow no contempla que esos agentes confirmen esas tareas, sino que sea el usuario clave (key user) el que contacte con ellos y se asegure de que lo han configurado, para poder confirmar.

Responsables

El workflow estándar para abrir una bancaria distingue 3 tipos de agentes o responsables:

  • El tesorero de la subsidiaria (cash manager specialist o bank accountant, en inglés): es el que solicita la apertura y, si le autorizan, abre la cuenta en el banco.
  • El tesorero central (cash manager): el responsable de autorizar o rechazar la nueva cuenta bancaria.
  • El usuario clave (key user): se asegura de que otras configuraciones adicionales para la cuenta se han realizado en SAP.

Pasos

En la imagen inferior se muestra un diagrama de flujo. Cada nodo tiene 3 partes: La descripción de la tarea realizada, la app en donde se ejecuta en SAP y el rol del responsable.

Veámoslo en detalle usando Netweaver Business Client (nwbc):

1.SOLICITAR LA APERTURA DE UNA CUENTA BANCARIA

Supongamos que se necesita abrir una nueva cuenta bancaria en una sociedad. Entonces, el tesorero de dicha subsidiaria (bank accountant o cash manager specialist) accede a la app Manage Bank Accounts para realizar la solicitud (change request). Tras darle a enviar se crea una solicitud, tal como se ve en la imagen inferior.

NOTA: Aunque se cree la cuenta, el estatus con el que se crea es inactivo y aún no se puede usar.

NOTA: Con la app My Sent Requests, el tesorero de subsidiaria puede hacer un seguimiento de cuál es el paso en el que está el workflow. Por ejemplo, en la imagen inferior vemos que la solicitud está pendiente de aprobación por parte del usuario CASH_MANAGER.

2.APROBAR O RECHAZAR LA SOLICITUD

La solicitud le llega al tesorero central (cash_manager) en la app My Worklist, tal como se ve en la imagen inferior.

Procede a comparar la petición con las cuentas bancarias que la sociedad ya tiene abiertas y acaba decidiendo entre aprobar o rechazar la dicha solicitud.

3.ABRIR LA CUENTA EN EL BANCO

Si se acepta la solicitud, el tesorero de la subsidiaria recibe luz verde en la app My Worklist (abajo) y procede a abrir la cuenta en el banco, tarea que hace fuera de SAP.

4.CONFIRMAR QUE LA CUENTA ESTÁ ABIERTA EN EL BANCO

Una vez abierta la cuenta bancaria en el banco, el tesorero de subsidiaria entra otra vez en la app My Worklist, rellena más información (como puede ser los firmantes de pago, el responsable de la revisión periódica, los límites de descubierto, etc.) y confirma que ya está creada.

5.ÚLTIMAS CONFIGURACIONES

La cuenta ya está creada. ¿Se ha acabado? Nooo. Ahora la “patata caliente” le llega al usuario clave en la app My Worklist.

¿Qué se espera del usuario clave?

Lo siguiente:

  • Si es necesario, tiene que crear el banco propio en la aplicación Manage Banks.
  • Tiene que coordinar/asegurarse de que se realicen las siguientes tareas:
    • Que el usuario responsable de las cuentas de mayor cree las cuentas contables para las contabilizaciones en la nueva cuenta bancaria (cuenta real y transitorias).
    • Que se haya parametrizado el extracto bancario para esa cuenta.
    • Que se haya parametrizado el programa de pagos para esa cuenta.
  • Además, puede añadir información adicional en el maestro de la cuenta bancaria, como notas o adjuntos.

Una vez hechas todas estas tareas, el usuario clave entra en la app My Worklist y confirma, como en la imagen inferior.

Con esto finaliza el workflow, pasando la cuenta bancaria a tener estado activo.

PARAMETRIZACIÓN

Ahora que ya tenemos una idea global de cómo funciona el workflow, vamos a ver la parametrización específica para que funcione.

Activar el workflow estándar para BAM

Aquí se donde se le asigna a la plantilla estándar de workflow WS74300043 (que contiene los procesos de creación de cuenta bancaria, modificación, cierre  y revisión de cuentas) el evento CREATED en el objeto FCLM_CR (que es el objeto para Bank Account Management; CR solicitud de cambio (change request)).

RUTA:Financial Supply Chain Management • Cash and Liquidity Management • Bank Account Management • Maintain the Event Type Linkage for Triggering Workflow Processes.

La casilla linkage activated tiene que marcarse para que se active el workflow.

 

Asignar responsables para las reglas de los pasos del workflow

En este punto de la parametrización se indican los responsables para cada paso del workflow en función de la sociedad y de los tipos de cuenta bancaria.

Para los pasos del workflow se definen unas reglas estándar, que son las siguientes:

  • Regla 74300006: esta regla es la que le corresponde al tesorero central (cash manager)
  • Regla 74300007: esta regla es la que le corresponde al tesorero de subsidiaria (cash manager specialist)
  • Regla 74300008: esta regla es la que le corresponde al usuario clave (key user)

Como el procedimiento de asignar usuarios a las reglas anteriores es el mismo, a continuación vamos a ver cómo se hace para la regla del cash manager.

Primero hay que ir al siguiente punto de customizing e introducir la regla 74300006:

Financial Supply Chain Management • Cash and Liquidity Management • Bank Account Management • Define Responsibilities for Rules Used in Workflow Steps.

Pulsas en nuevo e introduces las clases de cuentas bancarias y sociedades para los que aplica el responsable que vas a asignar.

Luego pulsas en grabar (disquette).

Tras pulsar en el disquette de grabar, tienes que insertar el responsable haciendo click en el icono señalado en la imagen inferior.

En nuestro caso, el responsable es un usuario, así que indicamos User.

En el ejemplo, el usuario que queremos que sea el reponsable se llama cash_manager.

Ya está asignado el usuario cash_manager a la regla 74300006, que es la regla para las tareas del cash_manager en el workflow. Hay que hacer lo mismo para las otras reglas.

Con esto finalizamos el artículo del workflow estándar de apertura de cuentas bancarias. Esperamos que os haya sido de interés.

 

 

 

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