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HCM Brazil eSocial: government orientation note 2019.17 and event sending date vs. event fact date

(Scroll down for the English version, which is proudly presented by the SAP Leonardo machine translation service.)

Olá pessoal,

No começo do mês de junho, o governo liberou a nota orientativa 2019.17, que trata de dois temas principais: o envio de eventos que ocorrem em períodos de versões anteriores do layout, e o envio fora de data de eventos anteriores à mudança de nome do trabalhador. Veja o texto completo no site do eSocial.

No blog de hoje, vamos resumir cada um dos temas da nota orientativa e passar para vocês a posição da SAP sobre cada um dos temas.

Envio de eventos que ocorrem em períodos de versões anteriores do layout

Conforme a nota orientativa, o fator que determina a versão do layout a ser usada é a data do envio do evento, e não a data da ocorrência do fato gerador do evento. A nota também relembra que as mudanças de versão sempre incluem um período de convivência de versões, e esclarece o funcionamento do layout quando há campos que não eram obrigatórios em uma versão e são obrigatórios na versão seguinte.

A solução da SAP já atende esse tema de duas formas:

  • Permitindo a customização da data de início dos layouts, na visão V_T5F99K2, opção ESOCIAL: VERSÃO DE LAYOUT DOS EVENTOS (EFDLV; customizing: Cálculo das folhas de pagamento -> Cálc.folha pagamento Brasil -> eSocial -> Configurações básicas -> Indicar versão do eSocial para geração dos eventos).
  • Realizando a extração dos campos novos conforme a data customizada.

Note que a customização da data de início dos layouts só deve ser realizada após a atualização do ambiente nacional do eSocial.

Envio fora de data de eventos anteriores à mudança de nome do trabalhador

O ambiente nacional do eSocial confere os dados de CPF, nome, e data de nascimento do empregado quando recebe os eventos de cadastro enviados fora de data, chamados de “extemporâneos”. O esclarecimento aqui é que a conferência se baseia na data do envio do evento, e não na data da ocorrência do fato gerador do evento.  (Lembramos que os eventos de cadastro são os seguintes: S-2200 – Cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador, S-2205 – Alteração de dados cadastrais do trabalhador, e S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – início.)

A solução da SAP não prevê este cenário, e planejamos alterações para permitir o envio do nome atual do empregado, ainda sem data prevista de entrega.

A nota orientativa ainda traz um último esclarecimento, sobre o cenário em que a empresa envia um evento não periódico fora de data ou extemporâneo. Neste caso, o ambiente nacional do eSocial simula a inclusão do evento na sequência com todos os eventos posteriores a ele, e revalida-os conforme as regras a que estão sujeitos – exceto as regras de conferência de nome no banco de dados do CPF.

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Um abraço,

Alice

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Hi everyone,

At the beginning of the month of June, the government has released orientation note 2019.17, which is about two main topics: the sending of events that occur in periods of previous versions of the layout, and the sending outside the date of events prior to the employee’s name change. See the full text on the eSocial website (content in Portuguese).

In today’s blog, we’ll summarize each of the topics on the orientation note, and provide you with SAP’s position on each topic.

Sending of events that occur in periods of previous versions of the layout

According to the orientation note, the factor that determines the layout version to be used is the date on which the event was sent, not the date when the fact that triggered the event took place. The orientation note also reminds us that the version changes always include a period of versions overlapping, and clarifies the way the layout works when there are fields that were not required in a layout version and are required in the next version.

The SAP solution already meets this topic in two ways:

  • By allowing you to customize the start date of layouts in view V_T5F99K2, option ESOCIAL: VERSÃO DE LAYOUT DOS EVENTOS (EFDLV; customizing: Payroll -> Payroll Brazil -> eSocial -> Basic settings -> Specify eSocial version for event generation).
  • By performing the extraction of new fields as per the customized date.

Note that the start date of the layouts must be customized only after the eSocial national environment is updated.

Sending outside the date of events prior to the employee’s name change

The eSocial national environment checks the employee’s CPF, name, and date of birth when it receives the registration events sent out of date, referred to as “extemporaneous”. The clarification here is that the checks are based on the date on which the event was sent, not on the date when the fact that triggered the event took place. (We remind you that the registration events are as follows: S-2200 – Initial registration of employment and employee hiring, S-2205 – Change to employee registration data, and S-2300 – Employee with no employment relationship/ statutory worker – start).

The SAP solution does not support this scenario, and we plan changes to allow the sending of the employee’s current name, although we don’t have an expected delivery date for that.

The orientation note still has one last clarification, about the scenario where the company sends a non-periodic event out of date. In this case, the eSocial national environment simulates the inclusion of the event in the sequence of events, including all subsequent events, and revalidates all of them according to the rules to which they are subject – except the name checking rules in the CPF database.

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All the best,

Alice

6 Comments
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  • Oi Alice,

    Obrigado pela orientação sobre “Envio de eventos que ocorrem em períodos de versões Anteriores do layout” foi muito útil para ajustarmos a nossa configuração.

  • Olá Alice,

     

    obrigada pelo post.

    Uma dúvida: a recomendação é que a tabela V_T5F99K2 (37 / EFDLV) não esteja mais delimitada e contenha apenas a versão atual do layout do eSocial (020500) durante toda a sua validade?

     

    Obrigada!

    • Oi Michelle,

      Obrigada pela sua pergunta. A recomendação é delimitar os layouts conforme o go-live que vocês determinaram. Note que, se vocês deixarem a versão 2.5 válida por todos os tempos, pode haver retificações por causa dos campos novos.

      Um abraço e bom final de semana,

      Alice

      • Olá Alice,

        se o correto é manter a tabela com as delimitações (como a nossa já está) o que fazer nos cenários de erro então?

        Temos cenários no S-2200, S-2299, S-1200 em casos de sucessão onde campos obrigatórios da 2.5 não estão sendo gerados porque o evento ocorreu na época da 2.4…

        O que vc quer dizer com “Realizando a extração dos campos novos conforme a data customizada.” como segunda forma de solução?

        Obrigada.

        • Oi Michele,

          Neste caso, por favor abra um incidente no componente PY-BR para que nossa equipe possa avaliar. Obrigada!

          Um abraço,

          Alice