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Technical Articles

Keine Angst vor SAP S/4HANA – ein kleiner Wegweiser für einen sicheren Wechsel

 

Übersicht und motivation

 

Jeder Kunde, der sich intensiv mit der SAP HANA Plattform und SAP S/4HANA beschäftigt, steht früher oder später vor der Frage der Systemumstellung auf SAP S/4HANA. Bei diesem Thema schwingt nahezu immer die Angst vor Komplexität, Machbarkeit und Tücken des Transformations- und Konvertierungsprozesses mit und nicht wenige Kunden verschieben aus Sorge vor unvorhersehbaren Unterbrechungen des Systembetriebs den Umstieg.

Dieser kurze Wegweiser soll helfen auf high-level Ebene die Sorgen vor einem unbeherrschbaren Prozess zu nehmen und die nötige Information und Sicherheit vermitteln, die für einen reibungslosen Umstieg nötig sind.

 

1         Vorbereitung und erste Checks

Sinnvoll ist es, sich möglichst frühzeitig vor der eigentlichen Umstellung mit verschiedenen Aspekten und Voraussetzungen zur Umstellung zu beschäftigen. Hierzu gehören nicht nur die System- und Release Voraussetzungen, sondern auch Themen wie Vereinheitlichung und Reduktion der Systemlandschaft, Datenbereinigung und –Reduzierung aber auch die vielen Vorteile in der Vereinfachung von Business Prozessen, der Datenstrukturen und der neuen FIORI-basierten Oberflächen. Sowohl die SAP als auch Partner bieten eine Vielzahl an Informationsquellen rund um die Themen SAP HANA Plattform und SAP S/4HANA wie z.B. die SAP HANA- und SAP S/4HANA- Use-Cases, eine Vielzahl von Self-Service Schulungseinheiten im Open SAP  oder dem SAP Community Network (SCN) sowie diverse Reports und Tools wie den Business-Scenario Recommendeations Report (BSR). Viele dieser Vorbereitungsschritte können bereits lange vor der Umstellung und ohne Unterbrechung oder Gefährdung des Produktivbetriebes durchgeführt werden. Eine gute Vorbereitung und Planung ist ein wichtiger Schritt für eine reibungslose Systemumstellung!

      Wichtige Schritte in der Vorbereitungsphase

 

Weitere Informationen und Links zu den einzelnen Themen finden sie in der Zusammenstellung am Ende des Artikels.

 

2         Projektplanung und Organisation

Je nach Größe Ihrer Systemlandschaft und DB ist eine längere Vorbereitungsphase notwendig, in der verschiedene Anpassungen und Überprüfungen auf Kompatibilität mit SAP S/4HANA durchgeführt werden müssen. Vor der eigentlichen Umstellung des Produktivsystems sind folgende Schritte notwendig:

 

  • Verständnis für die neuen Business Prozesse und Datenstrukturen in SAP S/4HANA
  • Überprüfung der Simplification List auf relevante Änderungen und Durchfürhung der Anpassungen
  • Überprüfung der technischen Systemvoraussetzungen für SAP S/4HANA
  • Durchführung der primären Kompatibilitätschecks im Hinblick auf Add-Ons,

Industry Solutions und Business Functions à SAP Maintenance Planner

 

Diese Vorbereitungsphase enthält die wesentliche Projektarbeit und macht mit Abstand den größten Teil des Gesamtprojektes aus. Für das Gelingen der Transition nach SAP S/4HANA ist eine gründliche und sorgfältige Durchführung und Überprüfung aller Punkte entscheidend. Wichtig ist auch die rechtzeitige Bereitstellung der benötigen personellen Ressourcen, bei Bedarf mit Unterstützung externer Beratung. Benötigt wird Fachpersonal aus den Bereichen:

 

  • IT und DB-Administration / System-Architekten
  • Fachanwender/Key-Anwender aus allen relevanten Fachbereichen, insbes. FI/CO und Logistik
  • Anwendungsentwicklung (falls vorhanden)
  • Managementebene für Grundsatzentscheidungen und Ressourcenbereitstellung

 

 

3         Die verschiedenen Pfade zu SAP S/4HANA

 

Je nach individueller Ausgangssituation beim Kunden (SAP oder nonSAP Kunde, unterschiedliche Tiefe von Custom Coding und Modifikationen im SAP-System) kommen verschiedene Wege nach SAP S/4HANA in Betracht, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen. Im wesentlichen werden unterschieden:

  • Greenfield Ansatz (= New Implementation)
  • Brownfield Ansatz (= System Conversion)
  • Landscape Transformation (= Konsolidierung/Optimierung der Systemlandschaft vor oder während der Umstellung auf SAP S/4HANA.

 

3.1         Greenfield Ansatz

 

Beim Greenfield Ansatz wird ein neues,“jungfräuliches“ SAP S/4HANA System aufgesetzt, d.h. man verzichtet bewußt auf Custom Coding und evtl. vorhandene Modifikationen und möchte zurück zu den von SAP sorgfältig durchdachten Best-Practice-Prozessen, wie sie für SAP S/4HANA neu entwickelt wurden. Selbstverständlich können aber bereits vorhandene Geschäftsdaten z.B. per SAP Data Migration Cockpit in das neue S/4-System übernommen werden.

Dieser Ansatz bietet sich an für Neukunden oder nonSAP-Kunden, die direkt auf SAP S/4HANA umsteigen möchten oder auch für SAP-Bestandskunden, die bewußt zum SAP-Standard zurückkehren wollen.  Insbesondere SAP-Kunden, deren bisherige Systemprozesse nicht optimal auf die eigenen Geschäftsabläufe abgestimmt waren und sich ggf. durch eigene Modifikationen zu weit vom Standard entfernt haben, können sich für diesen Ansatz entscheiden.

 

3.2         Brownfield Ansatz

Im Gegensatz zum Greenfield-Approach geht es im Brownfield-Ansatz darum, möglichst viele Einstellungen und Custom Coding nach SAP S/4HANA zu übernehmen und das aktuelle ECC-System möglichst weitgehend mit allen Modifikationen und Add-Ons nach SAP S/4HANA zu transformieren. Dieser Ansatz wird gerne von SAP-Bestandskunden gewählt, die ihr System über viele Jahre an eigene Bedürfnisse angepaßt haben und div. Modifikationen und Custom Coding durchgeführt haben.

Dieser Ansatz erfordert einen höheren Aufwand in der Vorbereitungsphase, da sowohl Custom Code als auch alle Modifikationen und Add-Ons auf Kompatibilität mit SAP S/4HANA überprüft werden müssen, erleichtert nach der Umstellung aber die Einarbeitung, da viele Prozesse und Abläufe weitgehend erhalten bleiben.

In der Praxis hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass die meisten SAP-Bestandskunden diesen Ansatz wählen und dass die Projektdauer bis zur erfolgreichen Produktivsetzung des SAP S/4HANA-Systems im Durchschnitt etwas geringer ist, als beim Greenfield Ansatz.

 

3.3         Landscape Transformation

 

Bei Kunden mit einer größeren Systemlandschaft macht es Sinn, diese Landschaft vor der Umstellung auf SAP S/4HANA zu vereinfachen, z.B. indem Systeme zusammengeführt werden, verteilte Datenbanken reduziert und aufgeräumt werden und der gesamte Data Footprint vor der Umstellung verringert wird. Alternativ ist es möglich, diese Vereinfachung auch während des Transformationsprozesses nach SAP S/4HANA durch zu führen. Hierzu können beispielsweise mehrere ECC-Systeme auf das gleiche Zielsystem in SAP S/4HANA transformiert werden.

Im Vorfeld eines SAP S/4HANA-Projektes ist es Aufgabe der System Architekten den für den jeweiligen Kunden und seine Systemlandschaft optimale Vorgehensweise zu finden.

 

Bei der grundsätzlichen Entscheidung für einen der 3 primären Wege zu SAP S/4Hana ist es wichtig zu verstehen, dass diese 3 Ansätze durchaus miteinander vermischt werden können. Wird z.B. in einem New Implementation Projekt erkannt, dass bestimmte Bereiche des Custom Codings auch in SAP S/4HANA noch gebraucht werden, so kann dieser Custom Code auch nachträglich noch aus dem Altsystem übernommen werden. Genauso ist es auf der anderen Seite möglich, ausgehend von einem Brownfield-Projekt, im Nachhinein Custom Code oder Add-Ons zu eliminieren, wenn sie in SAP S/4HANA nicht mehr gebraucht werden.

Vertiefende Details zum „richtigen“ Weg nach SAP S/4HANA liefert u.a. der interessante Blog von Roland Hamm: „How to find my path to SAP S/4HANA – Understand the available transition options

 

4         Überprüfung der technischen Voraussetzungen

 

Vor der Konvertierung nach SAP S/4HANA sind folgende Voraussetzungen zu prüfen:

 

Startrelease

  • Mögliche Start-Releases: SAP ERP 6.0, EHP 0-8 (oder höher)
  • Siehe Voraussetzungen in SAP-Hinweis 2233962

System Voraussetzungen / Empfehlungen

  • Unicode notwendig (ggf. vorher umzustellen)
  • Nur Single Stack AS ABAP möglich (SAP Hinweise 1686144, 1655335)
  • SAP ERP Java Components sind überflüssig und müssen über die LMDB (Landscape Management DataBase) vom System entfernt werden
  • SAP S/4HANA1809 benötigt SAP NetWeaver 7.53
  • Bereinigung der Datenstrukturen (Dublettenchecks, Archivierung, Data Cleansing) vor der Umstellung empfohlen.
  • UPL (Usage and Procedure Logging) sollte im Produktivsystem aktiviert werden. Damit werden Statistiken zur Benutzung von Funktionsbausteinen und Custom Code erstellt, die für den Check auf Custom Code Kompatibilität mit SAP S/4 HANA Simplifications wichtig sind. Diese Daten werden ebenfalls beim SAP S/4 HANA Readiness-Check gebraucht.

 

5         Der Umstellungsprozess – Systemkonvertierung

 

Dieser Schritt gliedert sich in 2 unterschiedliche Aspekte:

  • Technische Schritte, die im wesentlichen toolunterstützt und automatisiert ablaufen
  • Semantische Schritte, die einen Entscheidungsprozess und ggf. Umstellungsmaßnahmen im Prozessablauf beim Kunden erfordern (Simplification List, Custom Code-Anpassungen)

 

5.1 Technische Schritte

Maintenance Planner

Der Maintenance Planner muß als erster Schritt im technischen Konvertierungsprozess laufen. Er überprüft die Add-Ons, Business Functions und Industry-Solutions auf Kompatibililtät mit den neuen Strukturen in SAP S/4HANA. Sofern Inkompatibilitäten erkannt werden, wird die Konvertierung gestoppt. Er liefert die Informationen für den Updateprozess im SUM (s.u.)

Hardware Sizing

Das Hardware-Sizing unterstützt die Planung und Konfiguration der System-Hardware für die Umstellung auf SAP S/4HANA und gewährleistet somit einen reibungslosen Betrieb.

Für das Hardwaresizing stellt SAP verschiedene Reports und Tools bereit. Der SAP S/4HANA Readiness Check liefert ebenfalls gute Vorschläge für das Hardware-Sizing.

 

Software Update Manager – SUM

Der SUM ist das SAP Tool für Software Updates und übernimmt die Hauptarbeit der technischen Konvertierung auf SAP S/4HANA. Er beinhaltet die Option zur Datenbankmigration (DMO), die aktiviert werden muss, um die Datenbank zuvor auf HANA zu migrieren (falls dies noch nicht der Fall ist).

 

5.2 Semantische Schritte

Simplification List

Die Simplification List dient dem Kunden zur Planung und Vorbereitung der Business Implikationen im Rahmen der SAP S/4HANA Umstellung. Hier werden die Änderungen und Vereinfachungen im Detail für jeden funktionalen Aspekt der Lösung beschrieben. Geschäftsabläufe können sich dadurch vereinfachen, verändern oder ganz entfallen. Dies kann bedeuten, dass Funktionsbausteine neu konfiguriert wurden, um einen einheitlichen und einfacheren Geschäftsablauf zu ermöglichen. Die Simplification List wird für jedes SAP S/4HANA Release neu erstellt und es kommen neue Items hinzu. Die aktuelle Simplification List (zu SAP S/4HANA 1809 FSP2) finden Sie hier

.

Conversion Pre-Checks

Die Pre-Checks müssen vor dem Lauf des SUM ausgeführt werden. Sie überprüfen das System vor dem Update auf notwendige Anpassungsschritte und geben diese in Form einer Liste mit Anweisungen aus. Sie werden auch innerhalb des SUM noch einmal durchlaufen.

Mehr zum Theme Pre-Checks bzw. Simplification Item Check finden Sie hier.

 

Custom Code Analysis

Custom Code muss vor der Umstellung (SUM) auf Inkompatibilitäten mit den neuen Strukturen in SAP S/4HANA überprüft und ggf. angepasst werden. Für den Custom Code Check bietet SAP verschiedene Tools. Eine gute Hilfe bietet die sog. Custom Code Migration Worklist. Sie liefert eine Liste mit kritischen Custom Code Passagen, die zu überprüfen und ggf. auf die neuen Strukturen an zu passen sind.

Die Schritte im Ablauf der Konvertierung

 

Typischerweise werden oft große Teile des Custom Codes in der Praxis selten oder nie durchlaufen. Es ist also sinnvoll, den Code schon vor (oder spätestens nach) dem Check auf Notwendigkeit und Business Impact zu untersuchen und ggf. zu vereinfachen oder zu reduzieren.

Hinweis:

„Usage and Procedure Logging“ – UPL – muss im Produktivsystem aktiviert sein, damit die Statistiken zur Nutzung und Frequenz von Custom Code Bausteinen im Custom Code Check ermittelt werden können.

Zu den anwendungsspezifischen Folgeaktivitäten gehört u.a. die Aktivierung und Konvertierung der Anwendungsvereinfachungen (Simplifications) zu SAP S/4HANA Finance und die Zuweisung von SAP Fiori Benutzerrollen zu den entsprechenden Berechtigungsprofilen. Auch anwendungsspezifische Tests im Rahmen der Custom Code Anpassungen sowie generelle Tests der in SAP S/4HANA vereinfachten Geschäftsprozesse sind hier zu nennen.

 

5.3         Die technische Systemkonvertierung mit dem Software Update Manager

 

Wenn alle vorbereitenden Schritte und Tests abgeschlossen sind übernimmt der SUM den eigentlichen technischen Konvertierungsprozess. Die Aufgaben des SUM gliedern sich in 3 Bereiche:

  • Migration der Datenbank auf SAP HANA (optional – DMO – Database Migration Option)
  • Software Update auf SAP S/4HHANA
  • Konvertierung der Daten auf die neuen Strukturen in SAP S/4HANA.

 

Die Konvertierung auf SAP S/4HANA erfordert eine gewisse Downtime im Produktivsystem und ist deshalb bei einigen Kunden zeitkritisch. Um die Downtime auf ein absolutes Minimum zu reduzieren hat SAP die sog. Switch Upgrade Technologie entwickelt, mit der die Konvertierung von z.B. 10 Stunden auf nur eine Stunde (oder weniger) reduzierbar ist. Hierbei wird mit einem sog. Shadow System gearbeitet und somit der Produktivbetrieb solange wie möglich aufrecht erhalten.

Weitere Information zur System Konvertierung mit dem SUM finden Sie hier und hier.

 

 

6         Empfehlungen und Schlüsselfaktoren

 

6.1         HANA DB first?

 

Häufig wird die Frage gestellt ob es sinnvoll ist vor der Umstellung auf SAP S/4HANA auf die HANA Datenbank zu wechseln (Suite on HANA) – in der Hoffnung, den Umstellungsprozess später zu vereinfachen. Der ganz überwiegende Aufwand für die Umstellung auf SAP S/4HANA rührt aber nicht vom Wechsel auf die HANA Datenbank her, sondern von den Anpassungen an die vereinfachten Strukturen und Prozesse in SAP S/4 HANA. Eine Vorab-Umstellung auf die HANA Datenbank kann man daher nicht grundsätzlich empfehlen.

Sie kann aber sinnvoll sein, wenn z.B. das Reporting (BW) und generell der DB-Zugriff beschleunigt werden soll und ggf. geschäftskritische Abläufe dadurch insgesamt optimiert werden können.

In aller Regel machen 2 separate Projekte (Umstellung auf HANA DB und später Umstellung auf SAP S/4HANA) aber in Summe mehr Aufwand und unterbrechen den Produktivbetrieb – so dass man dieses Vorgehen nicht generell empfehlen kann.

 

6.2         Unabhängige Vorbereitungsschritte

 

Viele Arbeiten in der Vorbereitungsphase sind unabhängig vom letztendlich gewählten Umstiegsszenario (Greenfield, Brownfield,…). Dazu gehören Stammdatenanpassungen wie der neue Geschäftspartner (Customer-Vendor Integration), Employees, Materialstammdaten, das neue Hauptbuch (General Ledger) und die Anlagenbuchhaltung. Diese Aufgaben können also bereits vor der Entscheidung für einen konkreten Weg nach SAP S/4 HANA angegangen werden und vereinfachen damit die spätere Umstellungsphase.

Das gleiche gilt für die Anbindung externer Systeme oder Datenbanken über spezielle Schnittstellen. In den meisten Fällen sollte es hier keine Probleme geben, in den übrigen Fällen können die nötigen Anpassungen ebenfalls vor der Entscheidung über das konkrete Umstiegsszenario vorgenommen werden.

Planen Sie ebenfalls genügend Vorlaufzeit für Workshops und Schulungen zu den neuen Prozessen und Datenstrukturen in SAP S/4HANA ein.

 

6.3         Datenbereinigung und -Reduktion

 

Wieviel Aufmerksamkeit Sie diesem Thema widmen hängt ganz von Ihren Ansprüchen an Datenqualität (und Quantität) ab, beeinflußt letztendlich aber sowohl den zeitlichen Aufwand bei der Umstellung als auch die Lizenz- und Hardwarekosten. Bedenken Sie, dass die Daten in SAP S/4HANA im wertvollen Hauptspeicher gehalten werden und hier möchten Sie nur die wichtigen und aktuellen Daten sehen. Ältere (und veraltete) Daten oder gar redundante Daten sollten im Vorfeld bereinigt oder archiviert werden.

SAP stellt eine Reihe von Tools bereit um die Datenqualität zu untersuchen und zu verbessern. Letztendlich profitieren Sie am meisten vonSAP S/4HANA wenn sie es mit wichtigen, aktuellen und korrekten Daten betreiben und sich vom Ballast der Altdaten befreien.

 

6.4         Test-Conversion / Sandbox-System

 

Planen Sie mindestens 2-3 Test Konversionen auf einem geeigneten Sandbox-System ein um einen sauberen Ablauf der System Conversion auf SAP SAP S/4HANA zu gewährleisten.

Planen Sie ebenfalls eine Generalprobe (Dress Rehearsal) des Produktivsystems unter Echtzeitbedingungen ein um ggf. auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Führen Sie dabei ein datalliertes „Run Book“ in dem sie alle Details, Einzelschritte, auftauchende Probleme und Fehler sowie deren Behebung so detalliert wie möglich beschreiben.

 

8         Hilfe & Dokumentation

 

1. Offizielle DokumentationSAP Help for SAP S/4HANA

Getting started

 

  • New Implementation: Installation Guide: Link
  • System Conversion:
    • Conversion Guide: Link
    • Upgrade Guide: Link

 

2. Technische Tools für den Conversion-Prozess:

  • Maintenance Planner: Link
  • Software Update Manager (SUM): Link
  • Custom Code Check Tool: Link
  • Gute Infos zum generellen Custom Code Check: Link
  • SAP Readiness Check: Link

Sehr zu empfehlendes Tool zur Auswertung des Produktivsystems auf technische Eignung mit diversen Kompatibilitätschecks zur Umstellung auf SAP S/4HANA

 

3. SAP Community Network:

  • SAP S/4HANA SCN: Link

 

  • SAP SAP S/4HANA Cookbook: Link

 

3. Open SAP Kurse:

  • Implementation of SAP S/4HANA: Link

 

  • SAP S/4HANA deep dive: Link

 

  • SAP Enterprise Support Academy: Link

 

 

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