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Product Information

SAP Sourcing

Durch die Softwarelösung SAP Sourcing wird der komplette Ausschreibungsprozess unterstützt. Mit diesem Blog Post bekommen Sie eine Einführung zu Nutzen und Umfang des Tools, um

  • eine Ausschreibung anzulegen
  • eine Ausschreibung genehmigen zu lassen
  • die Ausschreibung an die Lieferanten zu veröffentlichen
  • die Kommunikation mit den Lieferanten zu managen
  • die Angebote auszuwerten
  • einen Zuschlag im SAP Sourcing zu erteilen.

Anmeldung am SAP Sourcing

Wenn ein neuer User im System angelegt wurde, erhält er/Sie eine vom System generierte Willkommens-E-Mail, wie in Abbildung 1 dargestellt. Diese beinhaltet sowohl den Anmeldenamen sowie ein temporäres Passwort, welches nach der ersten Anmeldung geändert werden muss. Die   E-Mail enthält auch einen Hyperlink, der Sie zur Ausschreibungsplattform führt:

Über den Link gelangt man zum Anmeldefenster des SAP Sourcing (vgl. Abbildung 2). Geben Sie Ihren Usernamen und das Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein. Bitte beachten Sie, dass das System zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet.

 

 

Bei der ersten Anmeldung am System, werden die User aufgefordert Ihr temporäres Passwort zu ändern, wie in Abbildung 3 dargestellt.

 

 

Startseite

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf den Startbildschirm von SAP Sourcing. Dieser teilt sich in die folgenden Bereiche auf (vgl. Abbildung 4):

 

Ausschreibung anlegen

Um eine neue Ausschreibung anzulegen, gehen Sie, wie in Abbildung 5 und Abbildung 6 dargestellt, vor:

Eine Ausschreibung kann nur durch den Einkäufer angelegt werden. Der zuständige Einkäufer ist deshalb auch „Owner“ der Ausschreibung.

Für die DExPro stehen die folgenden Arten von Ausschreibungen zur Verfügung (vgl. auch Abbildung 6):

  • „ITT – Invitation to Tender“

Definition: Aufforderung an Unternehmen, ein Angebot bei einer Ausschreibung abzugeben.

  • „RFI – Request for Information“

Definition: Einholung von Informationen von Lieferanten über ihre Produkte und Dienstleistungen.

  • „RFQ – Request for Quotation“

Definition: Eine Preisanfrage, um detaillierte Informationen über Preise und Konditionen auf Basis einer konkreten Spezifikation einzuholen.

 

 

Die Ausschreibungsart „ITT – Invitation to Tender“ ist die bevorzugte Ausschreibungsart. Mit Klick auf den Button „Weiter“ wird die Ausschreibung angelegt. (Die Ausschreibungsarten „nRFQ“, „nRFI“, „nITT“ werden ausschließlich von Bonaparte und dem HQ verwendet und sind für die DExPro nicht relevant.)

 

Registerkarte Kopf

Nachdem die Ausschreibung angelegt wurde, gelangen Sie automatisch zur Registerkarte „Kopf“ (siehe Abbildung 7).

 

In der Registerkarte Kopf werden die Eckdaten der Ausschreibung festgelegt. Hierzu werden  zunächst folgende Felder ausgefüllt (vgl. Abbildung 8):

  1. Es muss ein Titel für die Ausschreibung vergeben werden.
  2. Als zweites kann der Schätzwert der Ausschreibung eingegeben werden (kein Pflichtfeld). Der Lieferant sieht diesen Wert nicht.
  3. Die sog. Beteiligten werden hinzugefügt. Beteiligte sind Personen, die die Ausschreibung gemeinsam mit dem Einkäufer inhaltlich gestalten und während der Ausschreibung mit den Lieferanten kommunizieren. Beispiele hierfür sind z.B.: Anforderer, juristische Mitarbeiter, Gutachter oder externe Berater. Bitte achten Sie darauf, dass an dieser Stelle keine Lieferanten hinzugefügt werden!
  4. Eine Besonderheit in der Liste der Beteiligten ist der Leiter des Einkaufs als Approver. Jede Ausschreibung muss vom Leiter Einkauf freigegeben werden. Dieser wird mit der Rolle „Approver“ hinzugefügt. Man kann diese auswählen, in dem man das Pull down Menü von „Collaborator“ (Beteiligter) auf „Approver“ (Freigebender) umstellt (siehe Abbildung 8).
  5. Über das Feld „Mehrere Durchgänge zulassen“ kann man eine Ausschreibung in mehreren Durchgängen/ Runden durchführen. Dieses Häkchen sollten Sie angehakt lassen um ggf. tatsächlich mehrere Durchgänge durchführen zu können.

 

Beteiligte hinzufügen

Die Beteiligten einer Ausschreibung werden durch den zuständigen Einkäufer benannt. In den Abbildung 9 und Abbildung 10 wird dargestellt, wie Sie einen Beteiligten zur Ausschreibung hinzufügen.

Durch Klicken auf den Button „Benutzer hinzufügen“ öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie den Namen der hinterlegten Beteiligten auswählen können (hier z.B. Wessels). Dort wird der Beteiligte mit einem Häkchen markiert und mit Klick auf den Button  bestätigt. Der Beteiligte erscheint nun in der Liste der Beteiligten. Sollte ein Beteiligter noch nicht im System hinterlegt sein, muss dieser vorerst angelegt werden. Wenden Sie sich für diesen Fall bitte an den Support.

 

Die Registerkarte „Zeitplan“ dient dem Einkäufer die terminlichen Rahmenbedingungen der Ausschreibung festzulegen.

Zunächst muss die Einstellung gewählt werden, dass die Genehmigung der Ausschreibung erfolgt. Hierzu wird die Einstellung auf „In Review überspringen“ eingestellt (vgl. Abbildung 12). Die Phasen in „Genehmigung überspringen“ und „In Genehmigung und ‚Review‘ überspringen“ sind für die DExPro nicht zulässig, denn mit dieser Einstellung würde innerhalb des Workflows der Schritt der Genehmigung durch den Leiter Einkauf ausgelassen.

 

Das Feld „Datum Angebotsabsicht“ stellt das Datum dar, bis zu dem der Lieferant dem Einkäufer der DExPro eine Angebotsabsicht signalisieren muss. Sollte der Lieferant bis zu diesem festgelegten Zeitpunkt seine Angebotsabsicht weder zu- noch abgesagt haben, wird dem Lieferanten nach Ablauf der festgesetzten Frist kein Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen mehr gewährt. Sofern das Feld „Datum Angebotsabsicht“ bei der Ausschreibungserstellung freigelassen wird, wird ein Lieferant nicht aufgefordert eine Angebotsabsicht abzugeben.

 

In dem Feld „Fälligkeitsdatum für Angebot“ und dem dazugehörigen Feld für die Uhrzeit legen Sie einen konkreten Termin fest, bis zu dem die eingeladenen Lieferanten ein verbindliches Angebot abgeben müssen. Nach Ablauf der festgelegten Frist kann der Lieferant kein Angebot mehr abgeben!

Durch Anklicken des Häkchens „Automatische Phasenänderung am Fälligkeitsdatum“ bestimmen Sie, dass die Angebotsabgabe zum definierten Zeitpunkt automatisch durch das System blockiert wird. Dann wechselt die Ausschreibungsphase automatisch von „Offen für Angebote“ zu „Angebotsabgabe beendet“ (zum Thema „Phasen“ siehe Kapitel 6).

Das Basisdatum ist der Zeitpunkt, zu dem die Ausschreibung angelegt wird.

 

 

Innerhalb des Registers „Lieferanten“ werden die Lieferanten hinzugefügt, die an der Ausschreibung teilnehmen. Sollte ein Lieferant noch nicht im System hinterlegt sein, muss  dieser zuerst angelegt werden.

Sie können, wenn Sie möchten, die Lieferanten selbst anlegen. Ein User Manual dazu finden Sie im DExProDocs.

Wenn Sie die Lieferanten nicht anlegen möchten, informieren Sie bitte den SAP Sourcing Support (siehe Deckblatt). Er wird die Lieferanten für Sie im System hinterlegen. Die anzulegenden Lieferanten teilen Sie bitte dem Support mit Hilfe des Formulars mit.

Zum Hinzufügen eines Lieferanten zu der Ausschreibung betätigen Sie den Button . Daraufhin öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Lieferanten nach Namen suchen, auswählen und anschließend hinzufügen können, wie in Abbildung 14 und Abbildung 15 dargestellt.

Auf der Registerkarte „Lieferanten“ finden Sie auch die zwei Felder „Anlage zur Lieferanteneinladung“ und „Negotiation Contract Document“ (siehe Abbildung 16). In dem Feld „Anlage zur Lieferanteneinladung“ können Sie ein Anschreiben an die Lieferanten hochladen. Das Feld „Negotiation Contract Document“ dient dazu, Dokumente, die der allgemeinen Vertragsverhandlung dienen, beizufügen.  Zurzeit wird diese Funktionalität jedoch noch technisch entwickelt, sodass sie noch nicht zur Nutzung zur Verfügung steht.

Innerhalb der Registerkarte „Informationen“ werden dem Lieferanten Ausschreibungsunterlagen in Form von Anlagen bereitgestellt. Dies können z.B. Anlagen im Dateiformat .pdf, .doc, .zip, sein. Es lassen sich grundsätzlich alle Arten von Dateien hochladen. Eine Einschränkung hinsichtlich der maximalen Dateigröße gibt es nicht.

Zur besseren Übersicht lassen sich die Anlagen einer Ausschreibung in verschiedene Informationsabschnitte gliedern, z.B. „Formvorschriften“ oder „technische Anlagen“. Voraussetzung zum Hinterlegen der Anlagen ist mindestens ein Informationsabschnitt.

Nach einem Klick auf den Button  (vgl. Abbildung 18) gelangt man zu der in Abbildung 19 dargestellten Ansicht.

Hier wird zunächst die Bezeichnung für den Informationsabschnitt vergeben. In dem nachfolgenden Textfeld kann eine kurze Beschreibung erfolgen. Die Anlagen, die zu dem Informationsabschnitt hinzugefügt werden, kann man durch einen Klick auf den Button „Anlagen“ auswählen und daraufhin hochladen.

Achten Sie bitte auf die Sichtbarkeit der hochgeladenen Dokumente (siehe Abbildung 20). Der Lieferant kann die Dokumente nur sehen, wenn die Sichtbarkeit der Dokumente auf „Intern und extern“ eingestellt ist.

Registerkarte Fragen

Das System verlangt, dass innerhalb einer Ausschreibung entweder eine Frage oder eine Position eingeben wird (vgl. hierzu auch Kapitel 5.6). Sie können diese Registerkarte dazu nutzen, um erforderliche Informationen, wie z.B. „Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung in geforderter Höhe“ oder „Nachweis der bestehenden Berufsgenossenschaftszugehörigkeit“ von den Lieferanten anzufordern. Bitte nutzen Sie diese Funktion nicht für die Diskussionen.

Hinweis: Falls Sie die Registerkarte „Fragen“ nicht dazu nutzen möchten, um bestimmte Nachweise von den Lieferanten anzufordern und keine Preispositionen (vgl. Kapitel 5.6) anlegen möchten, können Sie folgende Standardfrage nutzen: „Bitte geben Sie uns ein kurzes Feedback zu unserem Ausschreibungstool SAP Sourcing“. Wichtig: Achten Sie bitte darauf, dass das Feld „Bewertung aktiviert“ nicht angehakt ist, wie in Abbildung 21 zu sehen ist:

Ähnlich wie bei dem Reiter „Informationen“ lassen sich die Fragen durch sog. Fragenabschnitte strukturieren.  Durch einen Klick auf den Button „Hinzufügen“ lässt sich ein Fragenabschnitt anlegen (vgl. Abbildung 22):

Daraufhin wird eine Bezeichnung für den Fragenabschnitt hinterlegt. Stellen Sie bitte sicher, dass der Status der Frage auf „Bereit zur Veröffentlichung“ eingestellt ist, damit die Frage für alle Lieferanten einsehbar ist (siehe Abbildung 23).

Zum Hinzufügen einer Frage zur Ausschreibung klicken Sie auf den Button . Dadurch gelangen Sie zur Ansicht, wie in Abbildung 25 dargestellt.

Sie können zwischen verschiedenen Fragetypen wählen z. B Freitext, Mehrfachauswahl, Ja-/ Nein-Frage. Zum Eingeben der konkreten Frage muss das Pflichtfeld „Frage“ ausgefüllt werden. Für alle anderen Felder sind Eingaben möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Zum Bestätigen klicken Sie bitte den Button  (vgl. Abbildung 25). Wenn Sie für das Feld „Angebot erforderlich“ ein Häkchen gesetzt haben, wird der Lieferant gezwungen die zuvor gestellte Frage zu beantworten, bevor er das Angebot verbindlich abgeben kann.

Nachdem Sie Ihre Frage eingegeben haben, muss der Status der Frage, wie in Abbildung 23, auf „Bereit zur Veröffentlichung“ eingestellt werden.

 

 

Registerkarte Positionen

Die  Registerkarte „Positionen“ dient dazu, die einzelnen zu bepreisenden Positionen          einzugeben. Sie können diese auch wie ein Leistungsverzeichnis gruppieren. Der Lieferant muss daraufhin in seinem Angebot jede eingegebene Position im SAP Sourcing bepreisen.

Zum Anlegen einzelner Positionen muss zunächst mindestens eine Gruppe hinzugefügt werden (vgl. Abbildung 26).

Nach Klicken auf den Button „Gruppe hinzufügen“ gelangen Sie zu der in Abbildung 27 gezeigten Ansicht, in der der Gruppenname angegeben wird.

 

Sie können beliebig viele Gruppen hinzufügen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie die Positionen der Ausschreibung, wie in Abbildung 28 dargestellt, in verschiedene Themen gliedern möchten.

Unterhalb einer Positionsgruppe werden die Positionen, für die Sie eine Ausschreibung durchführen möchten, eingegeben. Durch jedes weitere Klicken auf den Button  wird eine weitere Positionszeile hinzugefügt (vgl. Abbildung 29).

Zu einer Positionszeile gehört mindestens die Positionsart, Beschreibung, Menge und das Datum. Wenn Sie einer dieser Angaben nicht eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Position kann nicht gesichert werden, solange die geforderten Informationen nicht eingegeben werden.

 

Diskussionsthemen anlegen

Diskussionsthemen innerhalb des SAP Sourcing Tools legen Sie über die Registerkarte „Diskussionen“ an, wie in Abbildung 30 dargestellt.

Beim Anlegen einer neuen Ausschreibung innerhalb des eRFX gibt es noch keine vordefinier-ten Diskussionsthemen. Die Themen müssen zunächst von Ihnen angelegt werden. Zum An-legen eines neuen Themas klicken Sie zunächst auf den Button „Neues Thema“. Dadurch gelangen Sie zu der Ansicht, wie in Abbildung 31 dargestellt. Hier vergeben Sie einen Aussa-gekräftigen „Themennamen“ für das Forum. Wenn Sie möchten, können Sie an dieser Stelle auch eine Beschreibung für das Thema innerhalb des Diskussionsforums angeben.

Ich empfehle Ihnen an dieser Stelle ein einheitliches Diskussionsforum, wie in Abbildung 32 dargestellt.

 

Die interne Kommunikation zur Ausschreibung erfolgt im SAP Sourcing Tool. Hierzu wird ein Diskussionsthema „interne Dokumentation“ unter dem Button „Neues Thema“ angelegt. In diesem Ordner sollten nur Beiträge mit der Sichtbarkeit „intern“ angelegt werden (siehe Abbildung 31, Kästchen „nur interne“ aktivieren). Diese sind dann ausschließlich für die Mitarbeiter der Firma sichtbar, die an der Ausschreibung beteiligt sind.

Ausschreibungsphasen wechseln

Die Ausschreibung gliedert sich in fünf verschiedene Phasen.

  • Phase 1: Angelegt. In dieser Phase stellen die Einkäufer die notwendigen Dokumente zusammen.
  • Phase 2: In Genehmigung. In dieser Phase wird die erstellte Ausschreibung durch den Genehmiger geprüft und freigegeben.
  • Phase 3: Offen für Angebote. In dieser Phase wird die Ausschreibung an die Lieferanten veröffentlicht. Diese können bis zum Ende der Phase die verbindlichen Angebote abgeben. In diese Phase kann nicht gewechselt werden, solange die Ausschreibung nicht genehmigt wurde (auch zu beachten: Kapitel 2).
  • Phase 4: Angebotsabgabe beendet. Diese Phase kann manuell oder automatisch eingeleitet werden (vgl. hierzu Kapitel 2). Erst in dieser Phase können Sie als Einkäufer auf die verbindlich abgegebenen Angebote zugreifen. Aus diesem Grund können die Lieferanten ab diesem Zeitpunkt kein Angebot mehr abgeben. Die Auswertung der Angebote durch die Einkäufer und Anforderer beginnt.
  • Phase 5. Zuschlag. Entscheidung für einen Lieferanten.

Die Phasen werden überwiegend manuell durch den Einkäufer geändert.

Hierzu klicken Sie zuerst auf „Bearbeiten“. Je nach aktueller Phase sehen Sie den Button „Angelegt“, „in Genehmigung“, „Offen für Angebote“, „Angebotsabgabe beendet“ oder „Zuschlag“ (vgl. Abbildung 33). Im Bearbeitungsmodus können Sie die Phase manuell ändern.

Klicken Sie hierzu auf die jeweils nächste Phase. Die aktuelle Phase wird in der Farbe dunkelblau angezeigt. Die jeweils nächste, auswählbare Phase ist mit hellem Hintergrund und schwarzer Schrift markiert. Phasen, die noch nicht aufgerufen werden können, sind mit hellem Hintergrund und grauer Schrift dargestellt (vgl. Abbildung 34).

 

Ausschreibung genehmigen

Der Leiter Einkauf gibt die Ausschreibungen im SAP Sourcing frei, bevor sie den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Sobald Sie als Einkäufer die Phase „in Genehmigung“ eingeleitet haben, erhält der Leiter Einkauf eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass eine Ausschreibung durch ihn genehmigt werden muss. Die Ausschreibung kann den Lieferanten nicht zur Verfügung gestellt werden, solange diese nicht durch den Leiter Einkauf im SAP Sourcing genehmigt wurde. Sobald der Genehmigungsvorgang durch den sog. Approver durchgeführt wurde, bekommen Sie als zuständiger Einkäufer eine E-Mail. Hierdurch werden Sie Informiert, dass Sie nun die Ausschreibung veröffentlichen können (vgl. Abbildung 35).

Nach der Genehmigung der Ausschreibung durch den Leiter Einkauf überführt der zuständige Einkäufer die Ausschreibung manuell in die Phase „Offen für Angebote“ (vgl. hierzu auch Kapitel 6).

Ausschreibung begleiten

Bedienung des Diskussionsforums während der Angebotsphase

Wenn die Ausschreibung den Lieferanten bereits zur Verfügung gestellt wurde, haben die Lieferanten i.d.R. Rückfragen zu der Ausschreibung. Für eine revisionssichere Dokumentation der Kommunikation mit den Lieferanten im Rahmen der Ausschreibung wird das Diskussionsforum genutzt. Kommunikation mit den Lieferanten außerhalb des SAP Sourcing ist nicht gestattet, da sonst nicht sichergestellt und nachgewiesen werden kann, dass alle Lieferanten dieselben Informationen erhalten.

Wenn Sie sich bereits in der Ausschreibung befinden, gelangen Sie über einen Klick auf das Feld „Diskussionen“ zu den angelegten Diskussionsthemen der Ausschreibung (vgl. Abbildung 36):

Die Lieferanten stellen ihre Fragen in das Diskussionsforum ein. Sobald dies geschehen ist, erhalten alle Beteiligten eine systemisch generierte E-Mail, die Sie darüber informiert und eine Vorschau auf den Inhalt des Diskussionsbeitrags gibt (vgl. Abbildung 37):

Sie können auf den ersten Link klicken, um zum entsprechenden Beitrag im Diskussionsforum zu gelangen.

Bei dem zweiten Link haben Sie die Möglichkeit, die Benachrichtigungen über Beiträge im Diskussionsforum abzustellen. Dies wird nicht empfohlen. Sollten Sie die Benachrichtigungen abbestellen, haben Sie eine „Holpflicht“ gegenüber den Beiträgen im Diskussionsforum.

Nach einem Klick auf den Link zum Beitrag im Diskussionsforum und anschließender Anmeldung gelangen Sie zu dem entsprechenden Beitrag im Diskussionsforum (vgl. Abbildung 38). Hier sehen Sie, wer die Frage gestellt hat, wann die Frage gestellt wurde und wie sie lautet:

Nach einem Klick auf „Fertigstellen“ gelangen Sie zur Ansicht, in der Sie die Frage beantworten können und die Antwort für alle sichtbar ist. (Bitte in der Ansicht von Abbildung 38 NICHT auf „Antworten“ klicken):

 

Hier ist erkennbar, zu welchem Diskussionsthema die Frage gestellt wurde, welchen Betreff die Frage des Lieferanten hat und von welchem Lieferanten die Frage kommt. Wenn der Lieferant die Frage stellt, ist sie zunächst nur den Beteiligten der Ausschreibung sichtbar, nicht allen Lieferanten.

Um dem Lieferanten zu antworten gibt es die Optionen „Antworten“ und „Allen antworten“ (siehe Abbildung 39). Bei Klick auf „Antworten“ sieht nur der fragende Lieferant die Antwort. Bei Klick auf „Allen Antworten“ wird die Antwort inkl. der ursprünglichen Frage allen Lieferanten zur Verfügung gestellt. Es wird aus Gründen der Transparenz empfohlen, die Antwort allen Lieferanten zugänglich zu machen und deshalb „Allen Antworten“ auszuwählen.

 

Nach einem Klick auf „Allen antworten“ wird die folgende Ansicht angezeigt (siehe Abbildung 40):

Zunächst haben Sie die Möglichkeit einzustellen, wer Ihren Beitrag lesen kann. Sie legen fest, ob nur der fragende Lieferant die Antwort erhält („bestimmter Lieferant“), alle Lieferanten und Beteiligte der Ausschreibung („Einkäufer und Lieferanten“) oder nur die Beteiligten der Ausschreibung („Nur Einkäuferseite“). Es wird aus Gründen der Transparenz und Nichtdiskriminierung empfohlen, die Antwort allen Lieferanten und Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

Unter “Benachrichtigungseinstellungen” haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob und welche konkreten Beteiligten darüber informiert werden, dass es einen neuen Beitrag im Diskussionsforum gibt.

Unter „Nachrichteninhalte“ wird zunächst der ursprüngliche Betreff und Text des Lieferanten übernommen.

Darunter wird die Antwort des Beteiligten geschrieben. Folgendes ist hierbei zu beachten:

  • Die Beteiligten sollten nur Fragen aus Ihren Fachbereichen beantworten.
  • Sollte im ursprünglichen Text des Lieferanten eine Information/ ein Hinweis zur Identität des Lieferanten sein (z.B. „mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann der Firma Muster GmbH), ist diese Information aus der Antwort zu entfernen.
  • Beiträge im Diskussionsforum können NICHT gelöscht werden.

 

 

Sobald alle Informationen in die Antwort eingefügt sind, wird nach einem Klick auf „Fertigstellen“ die Antwort an alle Lieferanten gesendet. Man gelangt zu der Übersicht der Fragen und Antworten innerhalb der Diskussionsthemen (vgl. Abbildung 41):

In der Spalte „Sichtbarkeit“ ist immer erkennbar, an wen die Information bereitgestellt wurde (vgl. Abbildung 37).

 

Ergänzende Dokumente zur Verfügung stellen

Sobald die Ausschreibung in die Phase „Offen für Angebote“ überführt wurde, können ergänzende Dokumente an die Bieter nur über die Funktion des Diskussionsforums zur Verfügung gestellt werden.

Ergänzende Unterlagen werden nachträglich nicht unter der Registerkarte „Informationen“  (vgl. Kapitel 5.4) zur Verfügung gestellt.

Um ein Dokument an die Bieter zur Verfügung zu stellen, wird ein neuer Beitrag im Diskussionsforum geschrieben (vgl. Abbildung 42):

Unter „Anhang“ werden ergänzende Dokumente angehängt. Bitte beachten Sie hierbei, dass je Beitrag nur ein Anhang hochgeladen werden kann. Wenn Sie mehrere Anhänge zu einem Beitrag hochladen möchten, müssen diese vorab in einer ZIP-Datei zusammengefasst werden.

 

Lieferantenangebot zurücknehmen

Sollte ein Lieferant versehentlich ein Angebot abgegeben haben welches nicht korrekt war, weil er z. B. das Tool falsch bedient hat, können Sie als Einkäufer das Lieferangebot ablehnen und dadurch veranlassen, dass der Lieferant ein neues Angebot abgibt. Dies ist nur in der Phase „Offen für Angebote“ möglich und sollte nur in Ausnahmefällen zugelassen werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Aktivität durch das SAP Sourcing (eRFx) erfasst wird. Um das Angebot eines Lieferanten zurückzuziehen, rufen Sie die Registerkarte „Angebote“ auf, markieren Sie den entsprechenden Lieferanten und klicken auf den Button  (vgl. Abb. 44).

 

Bitte beachten Sie, dass das Zurückziehen eines Angebots nur in Ausnahmefällen zulässig ist.

Angebote auswerten

Sobald die Ausschreibung in die Phase „Angebotsabgabe beendet“ überführt wurde, kann die Angebotsauswertung erfolgen.

 

Angebote herunterladen

Die Lieferanten geben ihr Angebot über das SAP Sourcing Tool ab. Sobald die Angebotsfrist abgelaufen ist und ein verbindliches Angebot abgegeben wurde, kann es von Ihnen als Einkäufer eingesehen und die Anlagen heruntergeladen werden.

Voraussetzung dafür ist, dass das Angebot vom Lieferanten in den Status „verbindlich“ gesetzt wurde und das die Angebotsfrist abgelaufen ist. Vorher können weder der Einkäufer noch die Beteiligten das Angebot aufrufen.

Um nun die Anlagen zu einem Angebot herunterzuladen klicken Sie auf den Reiter „Angebote“, wie in der Abbildung 44 Reiter Angebote dargestellt.

Durch Klick auf den Hyperlink, hier als Beispiel „PROP-1318“, gelangen Sie zum Angebot des Lieferanten Mr. Gao Feng, wie in Abbildung 45 Darstellung Angebotgezeigt.

Die Anlagen innerhalb des Angebotes erreichen Sie, wenn Sie mit der Maus auf den Button  Anlagen klicken. Dort können Sie nun die Anlagen des Lieferanten, wie in Abbildung 46 Anlagen zum Angebot abgebildet, herunterladen.

Bitte beachten Sie, dass Anforderer auch Zugriff auf die Angebote haben, da sie als Beteiligte in der Ausschreibung angelegt sind.

Sollte im Rahmen einer Ausschreibung das Sealed Bid Verfahren angewendet werden, so müssen die Anforderer als Beteiligte aus der Ausschreibung entfernt werden, kurz bevor die Angebotsphase in „Angebotsabgabe beendet“ überführt wird. Andernfalls ist nicht sichergestellt, dass der Anforderer keine Einsicht in die bepreisten Angebote erhält.

Positionen auswerten

Wenn Sie sich beim Anlegen der Ausschreibung dafür entschieden haben, die ausgeschriebene Ware jeweils als einzelne Position ins System einzugeben, müssen Sie die Positionen innerhalb des SAP Sourcing Tools vergleichen.

Eine weitere Möglichkeit die Preise der verschiedenen Anbieter zu vergleichen ist die Nutzung der Berichtsfunktionen innerhalb des SAP-Sourcing Tools. Zur Nutzung gehen Sie wie folgt vor (siehe Abbildung 49):

 

Die darauffolgende Sicht zeigt eine Auflistung aller abgegebenen Angebote inkl. des Angebotsstatus. Hier kann gewählt werden, ob die Auswertung im Hintergrund oder in Echtzeit durchgeführt werden soll. Im Normalfall kann auf die Einstellung zur Hintergrundverarbeitung mit E-Mailbenachrichtigung verzichtet werden, da das System performant arbeitet und der Report zeitnah generiert wird.

Das Ergebnis des Reports „Niedrigster Ausschreibungspositionspreis“ sehen Sie in Abbildung 51. Der Report listet die Positionen der Angebote nebeneinander, sodass ein Preisvergleich auf Positionsebene erfolgen kann. Gleichzeitig bietet das System an, verschiedene Diagramme zur Auswertung zu generieren, zu exportieren und zu drucken.

Einzelzuschlag erteilen

Nachdem Sie die eingereichten Angebote ausgewertet und das beste Angebot ausgewählt haben, können Sie für das beste Angebot den Zuschlag erteilen. Damit wird der Ausschreibungsprozess beendet. Sie führen einen Zuschlag durch, indem Sie im Bearbeitungsmodus der aktiven Ausschreibung den gewünschten Lieferanten auswählen und den Button „Einzelzuschlag“, wie in Abbildung 52 gezeigt, anklicken.

Damit ist der Ausschreibungsvorgang im SAP Sourcing abgeschlossen.

Die Lieferanten bekommen vom System keine Systemisch generierte Information über den Ausgang der Ausschreibung!

Tipps und Tricks

Ausschreibung suchen

Sie haben sich im SAP Sourcing bereits eingeloggt (siehe Kapitel 3) und möchten eine konkrete Ausschreibung aufrufen. Hierzu klicken Sie auf „Alle Ausschreibungen“ unter Sourcing à Ausschreibung à Alle Ausschreibungen“ (Siehe Abbildung 55).

Daraufhin gelangen Sie zu einer Übersicht aller angelegten Ausschreibungen im SAP Sourcing.

Hinweis: in der Liste sehen Sie auch Ausschreibungen, für die Sie ggf. nicht als Beteiligter angelegt sind. Mit einem Klick auf den Namen der Ausschreibung gelangen Sie direkt auf die im SAP Sourcing angelegte Ausschreibung (vgl. hierzu auch Abbildung 55). Sie können auch bei einer größeren Treffermenge die Suchfunktion nutzen, wie in Abbildung 55 gezeigt.

Hinweis: Das Berechtigungskonzept von SAP Sourcing lässt zu, dass Sie alle Ausschreibungen sehen können, Sie können aber nur auf Ihre eigenen zugreifen und diese bearbeiten.

Neues Kennwort anfordern

Für den Fall, dass Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben sollten, können Sie sich vom System durch einen Klick auf den Button „Forgot your Passwort“ ein neues generieren lassen. Dieses wird Ihnen per E-Mail zugesandt. Bitte kontrollieren Sie ggf. auch Ihren Spam Ordner im Lotus Notes.

Kennwort ändern

Nach einer im System hinterlegten Dauer werden Sie automatisch aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. In diesem Fall erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung am System die in Abbildung 59 gezeigte Ansicht.

Um nun Ihr Kennwort zu ändern klicken Sie auf den Button „Kennwort ändern“ und geben im folgenden Fenster Ihr altes Kennwort sowie Ihr neues Kennwort ein.

 

Vielen Dank!

 

 

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