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Verbesserung für den DATEV-Extraktionslauf

Ausgabe von Buchungszeilen

Die DATEV-Schnittstelle für Buchhaltungsdaten kommt in der Regel pro auszugebender Buchung mit nur einer Zeile aus: Konto, Gegenkonto, Bruttobetrag, Steuerkennzeichen. Die empfangende DATEV-Lösung sorgt dann für die Ermittlung des Steuerkontos, und sie ermittelt den Steuer- und Nettobetrag. In der Regel funktioniert dies problemlos, jedoch gibt es auch Geschäftsvorfälle, bei denen entweder aus Rundung beim Rechnungsaussteller oder der Buchung von Summen- statt Detailzeilen (bspw. Lieferantenrechnung) Differenzen zwischen dem Steuerbetrag in DATEV und ByDesign auftreten.

Das Ausgabeprogramm von SAP Business ByDesign schreibt daher Buchungszeilen nach der nachfolgenden Prozedur:

• Regel 1: Sofern Steuer- und Nettobetrag rechnerisch aus dem Bruttobetrag ermittelt werden können, so wird eine Zeile mit Bruttobetrag und Steuerkennzeichen ausgegeben.
• Regel 2: Sofern die Beträge nicht aus dem Brutto errechnet werden können, so werden mehrere Buchungszeilen ausgegeben, d.h. ohne Verwendung eines Steuerkennzeichens wird der Steuer- und Nettobetrag mit zwei Zeilen übergeben.

Diese Regelung führt dazu, dass DATEV in der Regel die Buchungen korrekt erhält, kann jedoch nach wie vor zu Problemen bei Kunden führen, bei denen Skonto gewährt oder gezogen wird, der sich auf einen offenen Posten mit mehreren Steuersätzen bezieht. Ebenso ist die Abstimmbarkeit hinsichtlich des Steuerkennzeichens eingeschränkt.

Mit Release 1902 wurde daher ein Schalter eingeführt, der es erlaubt, die Beträge nur nach Regel 2 auszugeben. Damit sollte die Absimmbarkeit auf Sachkontoebene für Kunden, bei denen die bisherige Buchungslogik zu Problemen führte, wesentlich verbessert sein.

Beispiele

1. Ausgabe einer Lieferantenrechnung mit 119 EUR Bruttobetrag und Steuerkennzeichen in die DATEV-Schnittstelle (Regel 1).

   Feld #1	#2	#7	#8	#9	#11
   Betrag	Soll/Haben	Konto	Gegenkonto	Steuerschlüssel	Rechnung Feld 1
   119 €	S	Aufwand	Forderungen	Normalsatz 19%	RG 1

2. Ausgabe der selben Lieferantenrechnung nach Regel 2.

   Feld #1	#2	#7	#8	#9	#11
   Betrag	Soll/Haben	Konto	Gegenkonto	Steuerschlüssel	Rechnung Feld 1
   100 €	S	Aufwand	Forderungen		RG 1
   19 €	S	Steuer	Forderungen		RG 1

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Improvement for the DATEV Extraction Run

Extraction of Posting Lines

Usually, the DATEV interface for posting lines contains, per journal entry, one line: account, contra account, tax sign, gross amount. The receiving DATEV solution is deriving net and tax amount using the tax sign, as well as the tax account to post to. This works for most cases, except for those where the issuer of the invoice applied different rules for rounding or indicates a wrong tax amount (that must be posted). Or, when the accountant just posts the total of an invoice instead of detail lines.

To mitigate this, SAP Business ByDesign applies this procedure when extracting the interface:

• Rule 1: As far as the net amount can be calculated from the gross amount, one line is to be written, using the gross amount and a tax sign.
• Regel 2: As far as there are differences (tax amount cannot be deducted from the gross amount), at least two lines are written, one for the net amount and the other for the tax amount. Tax signs are not getting extracted.

This procedures leads to a result that can be reconciled directly in most cases. An exception is, for instance, deduction of a cash discount on a due item with different tax rates at it’s detail lines. Also, it is not possible to reconcile ByDesign and DATEV at the level of tax signs.

With release 1902, we deliver a new option allowing to extract according to rule 2 only. We are expecting a better reconciliation at the level of G/L accounts for those customers that ran into trouble with the “traditional” procedure.

Example

1. Extract of a supplier invoice with gross amount 119 € at standard VAT rate. Rule 1 got applied.

   Field #1	#2	#7	#8	#9	#11
   Amount	Debit/Credit	Account	Contra Account	Tax Sign	Invoice Field 1
   119 €	D	Expense	Liabilities	Standard Rate	SIV 1

2. Same supplier invoice, but according to rule 2.

   Field #1	#2	#7	#8	#9	#11
   Amount	Debit/Credit	Account	Contra Account	Tax Sign	Invoice Field 1
   100 €	D	Expense	Liabilities		SIV 1
   19 €	D	Input Tax	Liabilities		SIV 1