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Ab wann liegt ein neues Kassensystem / eine neue Kassensoftware an?

Je nach Einsatzort und Innovationswunsch kommt dieser Gedanke alle 4-7 Jahre gefühlt immer wieder mal auf und die Frage nach der richtigen Software wird neu beleuchtet. Aber wie treffen Sie die richtige Entscheidung? Was sind wichtige Vorüberlegungen? Hier erfahren Sie 7 Gründe für eine smarte Kassenlösung im Einzelhandel.

Warum benötigen wir überhaupt eine smarte Kassenlösung im Einzelhandel?

Die Kasse im Einzelhandel bzw. im Retail wird oftmals als zentraler Dreh- und Angelpunkt in einem Ladengeschäft angesehen. Hier wechselt ein Interessent zum Status Kunden und entsprechende Pflege der Daten ist sinnvoll. Über eine smarte Kassenlösung können Sie ihre gesamten Buchungen und Zahlungen abwickeln, dabei mit dem Zugriff auf eine zentrale Artikeldatenbank auch die aktuellen Bestände anderer Läger sehen und ggf. intern nachbestellen. Durch die Synchronisation aller Preis- und Artikelinformationen können Sie zeitgleich Preisänderungen sowie Rabattaktionen auf allen Kassen ausrollen.

7 gute Gründe für ein smartes Kassensystem im Retail-Einzelhandel

1. Zentrale Gutscheinverwaltung für Storeübergreifende Aktionen

Die Anbindung einer zentralen Gutscheinverwaltung zeichnet ein smartes Kassensystem aus, da hierüber die Gutscheine, auch teilweise, in den unterschiedlichen Stores eingelöst oder gar wieder aufgeladen werden können. Ein anderer Anwendungsfall ist das Franchise: Als Franchisenehmer sieht man beispielsweise auf einen Blick, welche Beträge am Ende des Monats dem Franchisegeber für eingelöste Gutscheine in Rechnung gestellt werden müssen. Die zentrale Gutscheinverwaltung vermeidet umständliches Kopieren und postalisches Versenden von Belegen. Digitale Kopien sind ebenfalls hilfreich, auch wenn einmal aufgrund von menschlichen Fehlern, Belege verloren gegangen sind.

2. Rechtssicherheit als obligatorische Grundlage

Achten Sie beim Kauf eines Kassensystem auf die Rechtsicherheit, da Ihr neues Kassensystem den Richtlinien und Verordnungen des Finanzamtes (GoBD + GDPdU) entsprechen sollte. Damit Sie sicher sein können, ob ihr System den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, sprechen Sie den Hersteller/Lieferanten vor dem Kauf darauf an, denn was hilft schließlich ein neues Kassensystem, wenn dieses nicht den Richtlinien des Finanzministeriums entspricht und Sie dadurch bei Kontrollen im Einzelhandel im Nachgang Schwierigkeiten bekommen.

3. Export-Möglichkeit und Erweiterbarkeit zum smarten Kassensystem

Absolut wichtige Grundlage für die Auswahl eines Kassensystems ist der Zugriff auf die finanz- und buchhaltungsrelevanten Daten. Besonders in Deutschland ist das DATEV-Format verbreitet, so dass Ihre neue Kassensoftware die Möglichkeit besitzen sollte, die Umsätze (z.B. aufgelistet nach Steuerschlüssel) in ein verwendbares DATEV-Format exportieren zu lassen. Ebenso sollte die Erweiterbarkeit der Kassensoftware nicht limitiert sein, so dass Sie beispielsweise in der Zukunft auch ein ERP-System integrieren können, um die Kassenlösung noch smarter werden zu lassen.

4. Support und Softwarepflege

Im Falle eines Falles (leider ja oftmals am Wochenende, spät abends oder an Feiertagen) sollte gewährleistet sein, dass Ihnen bei wirklich systemkritischen Punkten geholfen werden kann. Sprechen Sie deswegen mit ihrem potentiellen Lieferanten über die Supportmögichkeiten. Wie wichtig ist es Ihnen, auch am Wochenende und an Feiertagen einen telefonischen Notfallsupport erreichen zu können? Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der richtigen Software, etwaige Kosten für die Erreichbarkeit einer 24/7 Rufnummer, damit Sie am Ende nicht durch versteckte Kosten überrascht werden. Auch die Softwarepflege sollte nicht vernachlässigt werden, so dass Sie stets mit der aktuellen Version agieren können.

5. Testsystem und Trainigsmöglichkeiten

Ein separates Testsystem mit Trainingsmöglichkeiten hat den Vorteil für Sie und Ihre Mitarbeiter, dass sie von Anfang an die täglichen Prozesse (z.B. das Durchführen eines Kassenabschluss) auf einem Testsystem trainieren und so an Sicherheit in ihrem Prozess-Ablauf gewinnen können. Erkundigen Sie sich gerne, ob in der neuen, smarten Kassensoftware auch die Möglichkeiten eines Testsystems und Trainingsmöglichkeiten für das Kassenpersonal bestehen.

6. Usability – Einfach und intuitiv zu bedienen

Eines der Ziele der Kassenlösung sollte sein, dass die Bedienung und das Handling mit der Kasse erleichtert wird. Eine intuitive Bedienbarkeit und eine klare Übersicht erleichtern den Umgang und geben mehr Zeit für einen kurzen Kundenkontakt für ihr Kassenpersonal. Kann eine smarte Kassenlösung im Einzelhandel auf eine separate Tastatur verzichten? Ist die Vielzahl der Abläufe über Touch-Screens abbildbar? Schließlich ist nichts frustrierender für das Kassenpersonal die alltäglichen Aufgaben, wie beispielsweise Rechnungen bezahlen, Lagerbestände prüfen und Retouren annehmen, durch umständliche Klicks ausführen zu müssen.

7. Keine Fehleingaben mehr – Integrierte Zahlterminals

Bietet ihr potentieller Lieferant ein integriertes Kredtikartenterminal an, so dass beim Bezahlen mit Karte die Beträge automatisch aus der Kassenlösung zum Zahlterminal übertragen werden? Besonders in Stoßzeiten muss der Bezahlvorgang im Einzelhandel zügig abgewickelt, das viele Kunden schnell hintereinander bedient und zufrieden gestellt werden müssen. Das integrierte Kreditkarten-Terminal stellt weiterhin sicher, dass zu jeder Kreditkarten-Transaktion auch der richtige Kassen-Beleg und damit die korrekten Verkaufsartikel zugeordnet sind.

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