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Ein Kommentar ist eine Begründung/Erklärung über einen speziellen Sachverhalt im Report. Z.B. „Der Umsatz ist in der Region schlecht, weil ……“

Welche Optionen existieren im Bereich Kommentierung?

  • Verschiedene Zahlen müssen in einem Report kommentiert werden.
  • Ein komplettes Diagramm oder eine Tabelle sollen kommentiert werden.
  • Der Bericht als Ganzes soll kommentiert werden. Man spricht hier auch von einem „Berichtskommentar“.
  • Eine einzelne Zelle (Wert) soll kommentiert werden.
  • Kommentierung als Prozess: Kommentierung ist beispielsweise denkbar als Teil der Planung zur Begründung, warum genau der Budgetwert eingegeben wurde.
  • …usw.

Es gibt Kunden, die die Kommentare als eine Art „Highlight“, das heißt als Deckblatt oder als Zusammenfassung am Ende des Reports beschreiben möchten. Andere Kunden hingegen legen darauf Wert, dass Kommentare „Kontext-Sensitiv“ abgespeichert werden. Dies bedeutet, dass wenn ein Filter im Bericht geändert wird (z.B. das Jahr, die Produktgruppe), sich die Daten sowie der Kommentar bei jeder Navigation ebenfalls ändern.

Wie haben wir die Kommentierung in SAP Analytics Cloud gelöst?

Wir haben uns für zwei Bereiche entschieden. Einerseits die „Kommentierung“ selbst und andererseits die „Kollaboration“. Wo liegen hier die Unterschiede? Das Thema Kommentierung ist fest innerhalb des Reports etabliert, u.a. mit Historisierung der Kommentare sowie eindeutiger Zuordnung, wer welchen Kommentar geschrieben hat. Das Thema Kollaboration ist übergreifend. Man kann sich über verschiedene Themen schnell und einfach austauschen und seine Erfahrungen mit anderen Anwendern teilen. Beispielsweise kann ich andere Personen auffordern, sich ein Dashboard anzuschauen und Aktionen durchzuführen. Mit der Kommentierung und Kollaboration habe ich somit die perfekten Werkzeuge an der Hand, um einem normalen Report deutlich mehr Aussagefähigkeit zu verleihen.

Welche technischen Möglichkeiten bietet die Kommentierung in SAP Analytics Cloud?

  1. Ein Diagramm kommentieren

Um einen neuen Kommentar zu verfassen, wählen Sie einfach das gewünschte Diagramm aus und klicken auf das „Add Comment“ Icon.

In der erscheinenden Box können Sie nun Ihren Text eingeben. Mit einem Kommentar können Sie auch ganz gezielt spezifische Teammitglieder ansprechen, indem Sie sie mit dem @ Zeichen markieren.

Mit einem Klick auf „Place Comment“ wird der Kommentar gespeichert. In SAP Analytics Cloud können insgesamt bis zu 200 Kommentare pro Story gespeichert werden.

 

Dabei werden diese automatisch in Threads angeordnet und nummeriert nach Datum aufgelistet. Sie können die Sortierung aber auch ändern und diese nach Seiten oder Kommentarnummer ordnen. Um die nun getätigten Kommentare zu veröffentlichen, muss die Story gespeichert werden. Loggt sich nun ein anderer User ein und schaut sich die selbe Story an, kann er durch das Aktivieren des „Comment Mode“ alle Kommentare in der Story sehen. Der User kann nun die Kommentare „liken“ oder auf sie antworten.

Auch wenn der User keine Berechtigungen hat, Charts oder andere Elemente der Story zu verändern, kann er trotzdem eigene Kommentare für andere Elemente hinzufügen. Dadurch können wichtige Informationen mit den Kollegen geteilt werden.

  1. Kommentierungsleiste – Funktionsweise

In den Kommentarmodus wechseln Sie entweder über die Kommentaransicht in der Menüleiste,

oder indem Sie den Kollaborationsbereich öffnen.

Hinweis: dabei werden alle Kommentare im Kollaborationsbereich angezeigt, nicht jedoch in der Story. Dazu muss man den Kommentarmodus aktivieren.

Durch Aktivierung der Kommentare, werden alle verfügbaren Kommentare der Story, mit entsprechender Referenznummer, angezeigt.

Sie können entweder einen Kommentar für eine Seite verfassen oder ein spezielles Element der Story. Dazu klicken Sie auf den entsprechenden Seitennamen und platzieren dort den Kommentar.

Sobald ein Kommentar hinzugefügt wird, wird ihm eine Threadnummer zugewiesen, welche in dem Kollaborationsbereich am rechten Bildschirmrand als Referenz erscheint. In dem Kommentar selbst können Sie auf vorherige Bemerkungen antworten, wodurch ein weiterer Kommentar dem Thread hinzufügt wird. Bei einem Mouseover über den Kommentar können Sie einen Kommentar liken oder löschen, wobei Sie nur Ihre eigenen Kommentare löschen können.

  1. Kommentare in der Tabelle

SAP Analytics Cloud bietet Ihnen die Möglichkeit ganz gezielt einen bestimmten Wert einer Tabelle zu kommentieren. Dadurch können Kollegen gezielt einen Datenpunkt hinterfragen oder erläutern. Um eine Zelle in einer Tabelle zu kommentieren, wählen Sie die entsprechende Zelle und den Wert aus. Der kommentierte Datenpunkt einer Tabelle wird von SAP Analytics Cloud automatisch an die Userberechtigung angepasst. Ein User hat beispielsweise nur Einsicht auf Daten einer gewissen Region. Tätigt er nun einen Kommentar auf den Wert, wird der Kommentar nur angezeigt, wenn der User auch die Berechtigung besitzt, die Daten der Region zu sehen. Öffnet ein anderer User dieselbe Tabelle mit anderen Berechtigungen erscheint der Kommentar nicht.

 

Beispiel aus der SAP Analytics Cloud – Kollaborationsfunktion

Die eingebauten Möglichkeiten der Kollaboration in SAP Analytics Cloud vereinfachen den Prozess der Zusammenarbeit deutlich.

SAP Analytics Cloud bietet dabei die folgenden Möglichkeiten im Rahmen der Kollaboration:

  • Eine Unterhaltung erstellen
  • Kommentare hinterlegen

Um eine Unterhaltung zu erstellen, klicken Sie einfach auf das „Discussions“ Icon in SAP Analytics Cloud, wählen nun eine oder mehrere Personen aus, mit denen Sie die Unterhaltung führen möchten und legen dann sofort los. In einem Diskussionsthread können Sie Anhänge hinzufügen, spezifische Aufgaben verteilen oder auf andere Stories verlinken.

 

 

Mehr erfahren

Eine Story kommentieren

Eine Unterhaltung starten

 

ENGLISH VERSION

Using Comments in the SAP Analytics Cloud

A comment is a reason or explanation relating to a particular piece of information in a report. For instance, revenue is poor in the region because….

What do users need in the way of commenting functions?

  • Users need to add comments on the numbers in a report.
  • They want to add a comment to a diagram or table.
  • Or for the report as a whole. These are report comments.
  • Or users want to add a comment for a single cell or value.
  • Commenting as a process: Comments might be used as part of the planning process, for instance, to explain why a particular budget was set for an item.
  • And so on.

Some customers use comments to pick out the pieces of information for a cover page or for a summary at the end of a report. Others want their comments to be stored in a context-sensitive way. In other words, if the data in a report is filtered by a different criterion (such as by year or product group), the data and the comments change as the user navigates through it.

Why are comments important?

Commenting is an integral part of the report; comments have a version history and the ID of the user who wrote the comment is stored. With comments, users can collaborate quickly and easily on different topics, and learn from other users. For instance, when I ask someone to look at a dashboard and perform certain tasks, commenting and collaboration functions together make a standard report much more relevant.

How to Add Comments to a Diagram

 

To add a new comment, choose the diagram and then click the Add Comment icon.

You can enter your text in the box that then appears. You can address your comment to specific members of your team by marking it with @.

Choose Place Comment to save your comment. SAP Analytics Cloud can store up to 200 comments for each story.

It sorts them automatically into threads and numbers them in date order. You can change the sort order and sort comments by page and comment number. The comments are published by saving the story. If another user logs on and calls up the same story, they can view all the comments in it by activating Comment Mode. Users can “like” comments and reply to them.

Even if the user is not authorized to change charts or other elements of the story, they can still add comments for other elements. That way, they can share important information with their team.

 

Using the Comment Bar

You can navigate to the comment mode either by way of the comment view in the menu bar

Or by opening the collaboration area.

Note: This displays all the comments in the collaboration area, but not in the story. To do that, you have to activate comment mode.

By activating the comments, all comments in the story, and their reference numbers, are displayed.

You can either enter a comment for a page or for a particular element of a story. You do so by clicking on the page name and entering your comment there.

When you create a comment, the system assigns it a thread number, which it displays on the right-hand side of the collaboration area as a reference. In the comment itself, you can respond to earlier comments; the new comment is added to the thread. By moving the mouse over a comment you can “like” the comment or, provided you entered the comment, delete it.

 

Adding Comments in Tables

In SAP Analytics Cloud, you can add comments for particular values in a table. Your coworkers can then ask questions about or explain any given data point. To add a comment to a cell in a table, choose the cell and the value. SAP Analytics Cloud applies the same access rights to the comment for a given data point as would apply otherwise. For instance, a user can display data for a certain region only. If they then enter a comment for one of the values, the comment is displayed only for users who also have access rights that permit them to display data for that region. If a user calls up the table who does not have the necessary access rights, they cannot see the comment.

 

Collaboration with SAP Analytics Cloud

The collaboration functions in SAP Analytics Cloud make working together easier.

Users can:

  • Create a discussion
  • Add comments

To create a discussion, choose the Discussions icon in SAP Analytics Cloud. Then simply choose one or more people with whom you want to discuss something. You can attach documents to a discussion thread, assign tasks to individuals, and link to other stories.

 

Learn More

How to add comments to a story

How to start a discussion

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2 Comments

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  1. Vincent Dechandon

     

    Nice one Mohamed! I feel like commenting a dashboard has been left behind for too long, while it’s a core feature of Analytics, if not one of its pillar. Sharing insights between personas/teams is a part of what can make a business grow.

    (0) 
  2. Martin Grob

    This is going in the right direction. Now ideally you could archive comments  because Rachels comment on the margin is only relevant for august’s report.

    (1) 

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