Extraction Run for Financial Data
Intention
In the work center General Ledger, you will find the Extraction Run for Financial Data. This functionality is intended to support two functionalities:
- Extract financial data for an audit by financial or fiscal auditors, as required by e.g. German law GOBD (formerly known as GDPDU). Some hints on this can be found here, in my older article, in German language.
- Extract data to feed an financial consolidation tool.
The format provided is SAP AIS. It has been aligned between providers of audit tools and SAP. It is not a file format that can be directly opened at a PC, but with some knowledge about the file structure it can also be opened in either Microsoft Excel or a text editor.
Opening extracted data in Microsoft Excel
A data extraction run writes a zip archive containing two types of files, those ending with .txt and those without an file extension. While the txt files contain the extraction definitions, the more interesting ones are those without extension. To open them in Microsoft Excel, follow these steps:
- Unzip the archive.
- Open Microsoft Excel. In the File Ribbon, click on Browse, and navigate to the extracted files. Select any of the files without extension. Click on Open.
- The Text Import Wizard appears. In the first step, choose “Delimited”. Set file origin to 65001: Unicode (UTF-8). Select My data has headers. Finally, proceed to the next step.
- Keep the default delimitier Tab. Go to the next step.
- In step 3, it might be that you need to change the data format for some columns, to have dates, quantities and amounts interpreted correctly.
Hi,
Would be good if you could Extract to CSV also.
Lee
Thank you for this - still helpful!
Hi Thomas,
thank you and still helpful indeed. Only the link to your older article meanwhile is invalid. Anything you could still share or would you have any updates on the topic?
Regards,
Mic
Hi,
I found a copy of the referenced document on my hard disk, but it's in German language - hope, you'll understand it. If not - it won't be helpful for you, because it describes how to produce a format for German fiscal authorities. The links are no longer valid, but I am working on other topics now and hence leave it "as it is" to you, hoping to create some benefit nevertheless.
So, here it is:
Z3-Finanzdatenextrakt für die Betriebsprüfung
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Die Betriebsprüfung erfuhr mit den GDPDU ihre Digitalisierung, eine Neufassung wurde im November 2014 durch die GOBD erlassen.
Hierbei sind die Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 definiert. Für den Z1-Zugriff können Sie einem Prüfer einen Systembenutzer zuteilen, der als Berechtigung lediglich die Sichten des Work Centers Audit bekommt. Für den Z3-Extrakt steht im Hauptbuch die Funktion Extraktionslauf für Finanzdaten zur Verfügung.
Dieser exportiert Daten im Format SAP AIS, das in der Hilfe des Business-Suite-Moduls DART dokumentiert ist. Die von SAP Business ByDesign erstellten Daten entsprechen der dort hinterlegten Spezifikation. Allerdings sind Datenstrukturen in SAP Business ByDesign und SAP Business Suite verschieden. Die Segmente, die von SAP Business ByDesign ausgegeben werden, sind daher nicht identisch mit denen der Suite. Prüfer können daher keine Vereinbarungen wie das "Braunschweiger Modell" anwenden, jedoch problemlos in das Prüfprogramm einlesen. Beim Aufbau der Berichte wurde darauf geachtet, dass Daten "denormalisiert" ausgegeben werden. In der Praxis bedeutet dies, dass beispielsweise für die Debitorenextrakte kein Segment mit Kundendaten erforderlich ist, da die wesentlichen Kundendaten bereits in den Zeilen eines Kunden enthalten sind.
In der Standardauslieferung stehen einem Prüfer diese Segmente zur Verfügung:
Der Berichtsumfang kann durch Hinzunahme weiterer analytischer Berichte zum Extrakt erweitert werden. Eine Übersicht findet sich unter anderem im Hilfeartikel Übersicht über die Berichte im Finanzmanagement.
Eine Dokumentation um Extraktionslauf für Finanzdaten findet sich im Hilfe-Dokument Extraktionslauf für Finanzdaten – Quick Guide. Die Erweiterung eines Berichtspaketes ist dort unter Aufgaben - Voraussetzungen prüfen beschrieben.
Aus konkreten Prüfungssituationen hat sich ergeben, dass es zweckmäßig ist, ein eigenes Berichtspaket als Kopie des Standard-Berichtspakets für den Z3-Extrakt anzulegen und dieses um folgende Berichte zu erweitern:
FINTAXU10_Q0001
FINTAXU10_Q0001_V00
FINTAXU09_Q0003
FINTAXU09_Q0003_V00
BUPSPP_Q0001 (ersetzt BUPSPP_Q0001)
SUPPLIER TAX DATA
BPCSFINB_Q0001
BPCSFINB_Q0001_V03
Sofern in der Prüfung die Überlassung der Änderungshistorie für Stammdaten (Kunden, Lieferanten) zum Thema wird, so kann diese Anfrage durch Nutzung des Change Collectors beantwortet werden. Eine gute Beschreibung ist hier zu finden sowie in der Hilfe.
Hi Thomas,
thank you so much for taking the time to search for this and sharing it again!
And don't worry, no problems with the German language. I will review details tomorrow.
Regards,
Mic