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Este articulo explica la configuración y ejecución del Suministro Inmediato de Información en SAP Business One.

Este articulo pertenece a una serie de artículos sobre el Suministro Inmediato de Información para SAP Business One. Puede consultar el primer articulo de la serie en este enlace.

Objetivo

Configurar SAP Business One para el Suministro Inmediato de Información y ejecutar el procedimiento para enviar documentos a la AEAT.

Requisitos

Visión general

  1. Configuración
  2. Procedimiento de envío

Configuración

1. Ir a Gestión -> Inicialización sistema -> Detalles de empresa y activar la opción Suministro de información inmediato dentro de la página de Datos de contabilidad:

Esta acción, entre otras, oculta el informe 347 y añade una nueva opción dentro del menú de finanzas (se explica más adelante)

2. Ir a Gestión -> Inicialización sistema -> Parametrizaciones de documento y dentro de la página Documentos electrónicos esten definidos los ficheros EFM a utilizar: (más información en este enlace)

3. Ir a Gestión -> Definiciones -> Finanzas -> Impuesto -> Grupos impositivos y en la definición, revisar que cada grupo impositivo tenga las columnas Régimen Especial, Causa de la exención y Tipo de Operación estén correctamente informadas:

Con estos tres pasos aseguramos que el Suministro Inmediato de Información está activado y listo para funcionar desde el punto de vista de SAP Business One, pero es necesario explicar todos los campos que aparecen nuevos en la versión 9.2 PL08 para tener una visión general de los datos nuevos que maneja este proceso:

Campo Número de residencia en el maestro de interlocutores comerciales, revisar que tenga el valor correcto:

Campo Tipo de número de residencia y Tipo de factura en las facturas y apuntes de diario. Por defecto será F1 para facturas y R1 para abonos:

Procedimiento de envío

El procedimiento para enviar documentos a la AEAT consiste en:

  • Seleccionar los documentos a enviar
  • Monitorear el envío y la respuesta de la AEAT

Seleccionar los documentos a enviar

Ir a Finanzas -> Informes financieros -> Finanzas -> Impuesto y seleccionar la opción Suministro de información inmediato:

En esta ventana podemos establecer los filtros que se utilizarán para seleccionar los documentos. Por defecto, se seleccionarán todos los pendientes.

Pulsar el botón OK para continuar:

De la lista que aparece, debemos seleccionar aquellos que queremos comunicar a la AEAT y pulsar el botón Enviar.

En este momento se generarán los XML correspondientes y se guardarán dentro de la carpeta XML configurada en las vías de acceso de la parametrización general.

Puede darse el caso que este proceso falle, por múltiples razones, pero básicamente las podemos englobarlo en dos grupos: datos no correctos, por ejemplo no hemos definido el régimen especial dentro del grupo impositivo que utiliza el documento, o error en el fichero EFM, que deberá ser revisado y actualizado.

No es evidente saber el error que ha provocado que no se genere el XML, pero tenemos dos lugares donde buscar: el Log de mensajes de sistema y el fichero de registro de errores de la aplicación.

Para activar el log de mensajes de sistema, si no lo tenemos activo, debemos ir al menú principal de la aplicación y seleccionar Ventana -> Log de mensajes de sistema

Dentro de la ventana del Log de mensajes de sistema, podemos ver, en caso de error al generar el XML, un par de lineas como estas:

donde la columna Contexto nos puede dar una pista de lo que ha pasado.

De todas maneras no es fácil diagnosticar qué tipo de problema ha podido no generar el XML, por lo que siempre se requerirá asistencia del partner de SAP para su resolución.

Si al pulsar el botón Envío, se ha generado todo correctamente, ya podemos ir al monitor de documentos electrónicos para monitorear el proceso de envío.

Ir a Informes -> Monitor de documentos electrónicos:

Lo primero que debemos hacer es cambiar el protocolo (3) a Electronic Invoice for Immediate Information Supply, elegir el rango de fechas para el cual queremos ver los documentos y pulsar el botón Actualizar.

Cada linea de la parrilla contiene un documento, y para cada documento podemos ver su estado.

Si hacemos doble clic en la columna (#) podremos ver un registro detallado de todo el proceso de envío/respuesta de ese documento.

La columna Status nos dirá en que estado se encuentra el documento:

Nuevo: El documento aún no ha sido procesado en el B1IC
Pendiente: El documento ha sido recibido por el B1IC y enviado a la AEAT, y se está pendiente de recibir una respuesta.
OK: La AEAT ha recibido el documento y lo ha aceptado correctamente.
Error: La AEAT ha recibido el documento pero encuentra algún error. Deberemos fijarnos en la columna Mensaje para saber que ha pasado o hacer doble clic en la columna (#) para ver el registro completo.

Es importante señalar que la ventana no se refresca automáticamente. Será necesario ir pulsando el botón Actualizar para ver la actualización del estado de envío de los documentos.

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