Liegt ein neues Kassensystem an?

Sie haben sich dazu entschieden in ihrem Geschäft ein neues Kassensystem einzusetzen? – Sehr gut! Jetzt fehlt ihnen nur noch die richtige Software. Aber wie treffen Sie die richtige Entscheidung. Dabei kommt es vor allem auf die richtigen Vorüberlegungen an. Welche das sind erfahren Sie hier!

Warum überhaupt wechseln?

Die Kasse ist ihr Dreh- und Angelpunkt in ihrem Ladengeschäft. Sie wickeln ihre gesamten Buchungen und Bestellungen darüber ab. Mit dem Zugriff auf eine zentrale Artikeldatenbank inklusive angebundenem Lagerbestand haben Sie jederzeit die Daten im Zugriff. Durch die Synchronisation aller Preis- und Artikelinformationen können Sie zeitgleich Preisänderungen sowie Rabattaktionen auf allen Kassen ausrollen.

7 gute Gründe für ein smartes Kassensystem

1. Rechtssicherheit

Achten Sie beim Kauf eines Kassensystem auf die Rechtsicherheit. Ihr neues Kassensystem sollte den Richtlinien und Verordnungen des Finanzamtes (GOBD + GDPDU) entsprechen. Damit Sie sicher sein können, ob ihr System den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, sprechen Sie den Hersteller vor dem Kauf darauf an. Was hilft schließlich ein neues Kassensystem, wenn dieses nicht den Richtlinien des Finanzministeriums entspricht und Sie dadurch bei Kontrollen ihres Geschäftes Schwierigkeiten bekommen.

2. Einfach zu bedienen

Neue Kassensysteme sollten die Bedienung und das Handling mit der Kasse erleichtern. Eine intuitive Bedienbarkeit und eine klare Übersicht erleichtern den Umgang für ihr Kassenpersonal. Achten Sie darauf, dass ihr neues Kassensystem auf eine virtuelle Tastatur verzichtet und legen Sie großen Wert auf Touch-Screens. Schließlich ist nichts frustrierender für das Kassenpersonal die alltäglichen Aufgaben (Rechnungen bezahlen, Lagerbestände prüfen, Retouren annehmen) durch umständliche Klicks auszuführen.

3. Testsystem und Trainigsmöglichkeiten

Fragen Sie nach, ob in der neuen Kassensoftware auch die Möglichkeit eines Testsystem und Trainingsmöglichkeiten für das Kassenpersonal besteht. Der Vorteil für Sie, Ihre Mitarbeiter können von Anfang an die täglichen Prozesse, wie beispielsweise das Durchführen eines Kassenabschluss, separat in einer Trainingsumgebung testen und so an Sicherheit im Ablauf gewinnen.

4. Support- und Wartung

Sprechen Sie mit ihrem Lieferanten über die Support- und Wartungsmodalitäten. Wie wichtig ist es Ihnen, auch am Wochenende und an Feiertagen einen telefonischen Notfallsupport erreichen zu können. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der richtigen Software, etwaige Kosten für die Erreichbarkeit einer 24/7 Rufnummer, damit Sie am Ende nicht durch versteckte Kosten überrascht werden.

5. Export Möglichkeit und Erweiterbarkeit

Wichtig für die Auswahl eines Systems ist der Zugriff auf die finanz- und buchhaltungsrelevanten Daten. Ihre neue Kassensoftware sollte die Möglichkeit besitzen, die Umsätze in ein verwendbares DATEV-Format exportieren zu lassen. Auch sollte die Erweiterbarkeit nicht limitiert sein, so dass Sie beispielsweise in der Zukunft auch ein ERP-System integrieren können.

6. Zentrale Gutscheinverwaltung

Die Anbindung einer zentralen Gutscheinverwaltung zeichnet ein modernes Kassensystem aus. Als Franchisenehmer sieht man beispielsweise auf einen Blick, welche Beträge am Ende des Monats dem Franchisegeber für eingelöste Gutscheine in Rechnung gestellt werden müssen. Kein umständliches Kopieren und postalisches Versenden von Belegen. Digitale Kopien sind ebenfalls hilfreich, auch wenn einmal aufgrund von menschlichen Fehlern Belege verloren gegangen sind.

7. Integrierte Zahlterminals

Gibt es ein Integriertes Kredtikartenterminal zu ihrem neuen Kassensystem? Gerade am Samstag muss der Bezahlvorgang im Einzelhandel zügig abgewickelt werden. Viele Kunden müssen schnell hintereinander bedient und zufrieden gestellt werden. Das integrierte Kreditkarten-Terminal stellt sicher, dass zu jeder Kreditkarten-Transaktion auch der richtige Beleg und damit die korrekten Verkaufsartikel zugeordnet sind. Des Weiteren sind so manuelle Fehlbedienungen des Kassierers oder Kunden ausgeschlossen.

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