SAP Business One – Boleto Bancário: Entendendo o funcionamento e suas contabilizações

Olá pessoal, estou voltando à escrever alguns artigos sobre as contabilizações do SAP Business One.

Nos últimos dias estava configurando uma nova base de dados, mais um projeto que está começando. Há bastante tempo aplico nas bases o mesmo conjunto de configurações, lembrei então que isto ainda pode ser uma incógnita para quem está começando, as vezes até para quem já tem experiência, o mesmo vale para os clientes. Pensando nisto, o objetivo deste documento é ser um guia para entender como funciona e como fazer a configuração para utilização de boletos no SAP Business One.

Logicamente que fazer a configuração não basta, é importante também saber como o mecanismo funciona. Neste cenário não será abordado o uso de “addons de integração bancária”, até porque aqui, estaremos abordando o funcionamento padrão do sistema, que por sinal é/deveria ser utilizado pelos addons (mas de forma automatizada).

Feita a introdução, vamos ver o passo a passo.

ATIVANDO O USO DO BOLETO

A ativação do uso de boletos é feita em => “Administração > Inicialização do sistema > Detalhes da empresa”, na aba “Inicialização Básica”, local onde pode-se ativar a opção “[ v ] Utilizar boleto”. Uma segunda configuração deve ser feita nesta tela, que determina o comportamento das contabilizações do boleto no SAP Business One, esta outra configuração seguidamente passa despercebida “[  ] Utilizar método de lançamento alternativo para boleto” e neste cenário vamos operar o boleto com esta opção “Desmarcada”, ou seja, estamos usando o “método de lançamento tradicional/normal para boleto”.

CONTAS CONTÁBEIS UTILIZADAS

Para utilização do boleto um conjunto de contas contábeis serão utilizadas. A localização das contas e seus nomes podem variar de empresa para empresa, pois depende da interpretação do contador/gestor sobre a localização delas, então vamos abordar aqui uma localização e nomenclatura que deverá ser considerada apenas de forma ilustrativa.

1 – ATIVO

_1.01 – CIRCULANTE

__1.01.01 – DISPONIBILIDADES

___…

___1.01.01.02 – BANCOS

____1.01.01.02.01 – Banco Itaú SA

___…

__1.01.03 – CRÉDITOS

___1.01.03.01 – CLIENTES

____1.01.03.01.01 – Clientes Nacionais

___…

___1.01.03.04 – COBRANÇA BANCÁRIA

____1.01.03.04.01 – Clientes Nacionais com Cobrança por Boleto

____1.01.03.04.02 – Transitória de Boleto

____1.01.03.04.03 – Transitória de Banco

CONTAS BANCÁRIAS DA EMPRESA

No cadastro de “Contas Bancárias da Empresa” será configurada a conta “Banco”, neste cadastro serão amarradas duas contas contábeis, onde:

Na lacuna/coluna “Conta Contábil” é informada a correspondente no plano de contas ao banco em questão, no nosso exemplo: “1.01.01.02.01 – Banco Itaú SA”. Na outra lacuna/coluna “Banco de Cobrança” é informada a conta “1.01.03.04.03 – Transitória de Banco”, esta conta é utilizada de forma transitória e serve para uma compensação de valores no ativo, mas isto veremos a frente.

DETERMINAÇÃO DE CONTA CONTÁBIL

No nosso cenário estamos usando a “Determinação avançada de contas contábeis”, mas para a configuração de boletos, não há nenhuma exceção todas as configurações são feitas na tela de definição de “Padrões” das contabilizações. Neste ponto vamos acessar a aba “Vendas” sub-aba “Geral”, na grade principal, são preenchidas três configurações principais para uso do boleto:

1. “Contas a receber nacionais” onde é informada a conta “1.01.03.01.01 – Clientes Nacionais”, esta conta é utilizada nas “Notas fiscais de Saída” para gerar os “títulos” devidos pelos clientes, pode-se dizer que esta conta no LCM da NF de saída é a “Contrapartida” da conta de “Receitas”.

2. “Apresentação de boleto” onde é informada a conta “1.01.03.04.02 – Transitória de Boleto”, esta conta é utilizada na transação que registra o “Boleto” no banco (depósito).

3. Clicando no botão […] localizado ao lado do título “Contas a Receber”, será apresentado um novo formulário, onde deverá ser informada a conta que será utilizada para contabilizar os “Ativos” da empresa que correspondem aos títulos com clientes, mas que estão sendo cobrados através de boleto, neste caso deverá ser informado então a conta “1.01.03.04.01 – Clientes Nacionais com Cobrança por Boleto” na lacuna “Contas a receber do boleto”.

FORMAS DE PAGAMENTO

Para processamento de um boleto será necessário informar uma “Forma de pagamento”, neste ponto então vamos fazer o respectivo cadastro, os detalhes deste cadastro é informar o “Tipo de pagamento” como: “Recebido” e em “Meio de pagamento” informar “Boleto”, na área “Banco da empresa” deverá ser informada a “Conta bancária da empresa” cadastrada anteriormente. Algumas configurações complementares também são feitas como a “Seleção da moeda” e as “Características do boleto”, por último deverá ser selecionado o “Algoritmo do código de barras”, neste caso será selecionada a opção “Banco Itau – Boleto”, esta seleção corresponde a seleção do respectivo arquivo de DLL usado para gerar o código de barras no formato do banco.

HABILITANDO O USO DO BOLETO NO “CADASTRO DE PARCEIRO DE NEGÓCIOS”

Para permitir ao SAP Business One o recebimento através de boleto bancário é necessário no cadastro de PN, na aba “Execução do pagamento” ativar a forma de pagamento criada anteriormente, ou seja, só será possível utilizar a forma de pagamento se esta estiver habilitada no PN.

Aproveitando que estamos no cadastro de PN, é possível observar que na aba “Contabilidade” do cadastro, são informadas/carregadas de forma automática os dados definidos em “Determinação de conta contábil”.

REALIZANDO UMA VENDA COM RECEBIMENTO POR BOLETO

1. Adicionar a “Nota Fiscal de Saída”

Como primeiro passo, para realização de uma venda que será cobrada por boleto registramos o documento de nota fiscal de saída, neste caso estou apresentando apenas a contabilização da Nota fiscal de saída, conforme o print estão destacadas duas importantes contas que sofreram contabilização, a primeira contabilização localizada na linha 1 do LCM é a definida em “Determinação de conta contábil”, na lacuna “Contas a receber nacionais” da aba “Vendas”, a conta utilizada como contrapartida deste lançamento é a receita, neste caso destacada na linha 5.

Para facilitar o entendimento, elaborei de forma visual um conjunto de “gráficos” do tipo “T”, onde é possível observação a movimentação realizada em cada conta contábil do processo, sendo assim uma espécie de razão das contas, demonstrando o passo a passo que avança na contabilidade a partir de cada lançamento. No próximo print, é possível observar que após o LCM da NF de Saída, a conta “Clientes nacionais” ficará com um saldo à débito no valor da venda, representando o valor que deverá ser pago pelo cliente, como contrapartida será feita a “Receita” à crédito.

Caso o usuário, acesse o cadastro de PN, clique no “Link button” do “Saldo da conta” será apresentado um saldo de R$ 1.000,00. Na tela de Saldo da conta, caso clique no botão “Visão por conta controle” os R$ 1.000,00 serão apresentados na primeira linha da visão na conta “1.01.03.01.01 – Clientes Nacionais”, ou seja a conta onde estão os créditos que não estão definidos como o cliente irá pagar.

2. Adicionar o “Contas a Receber” para gerar o “boleto”

Para geração do boleto bancário, caberá ao usuário “Adicionar” um documento de “Contas a receber”, na digitação deste documento o usuário irá selecionar a linha de “título” pendente de pagamento, depois selecionar o meio de pagamento, onde em nosso exemplo, será usada a aba “Boleto”, confirmado o Nº que será usado para geração do boleto, seu vencimento, a forma de pagamento para processar o boleto desejado, por ultimo definir o “Status” que o boleto recebe.

Caso o “C/R” seja adicionado com “Status” para o boleto em “Enviado”, não será realizada nenhuma contabilização (LCM) juntamente com a adição do “C/R”, do contrário ao adicionar o “C/R” no meio de pagamento para o “Boleto”, se informar o “Status: Gerado” será feita uma contabilização.

Na contabilização do “C/R” caso o usuário não habilite pelas configurações de formulário a coluna “Conta controle”, ficará com a impressão que este LCM está contabilizando a débito e a crédito a mesma conta contábil. Após ativar então a exibição da coluna “Conta controle”, ficará claro que estão sendo contabilizados “Débito” e “Crédito” em contas diferentes, será “Zerada” a conta configurada na determinação em “Contas a receber nacionais” neste caso a conta “1.01.03.01.01 – Clientes Nacionais”, como contrapartida será realizado um “Débito” na conta configurada em “Contas a receber do boleto”, neste caso a conta “1.01.03.04.01 – Clientes Nacionais com Cobrança por Boleto”, de maneira global, olhando para os grupos de contas no nível 4, o saldo de débito do ativo foi transferido do grupo “1.01.03.01 – CLIENTES” para o grupo de nível 4 “1.01.03.04 – COBRANÇA BANCÁRIA”.

Para deixar mais claro o exposto acima, segue uma continuação das operações no “gráfico T” uma espécie de razão de cada conta (vide próximo print).

Na sequência após ter adicionado este boleto com status gerado, caso o usuário retorne ao cadastro de PN, clique novamente no “Link Button” do “Saldo da Conta”, e acessar a opção “Visão por conta controle” será apresentado o “Saldo da conta por contas de conciliação” onde os R$ 1.000,00 não estarão mais na conta de “Clientes Nacionais”, mas sim na conta “1.01.03.04.01 – Clientes Nacionais com Cobrança por Boleto”, ou seja o valor foi transferido de “Clientes Nacionais” para a conta de cobrança por boleto, detalhe: o valor continua dentro do ativo no bloco de créditos “1.01.03 – CRÉDITOS”, mas saiu do grupo nível quatro “1.01.03.01 – CLIENTES” sendo transferido para o grupo “1.01.03.04 – COBRANÇA BANCÁRIA” (vide print a seguir).

3. Administração de boletos

Passo 1 da administração de boletos, deslocar de “Gerado” para “Depositado”:

Acessar a administração de boletos em => Banco > Boleto > Administração de boletos. Na tela de seleção clicar em “OK” sem filtros serão exibidos todos os boletos. Clicar na gaveta “Gerado”, onde será possível visualizar o boleto. Importante entender que quando o boleto está na “Gaveta – Gerado”, em tese, o boleto foi criado mas ainda não houve o registro junto ao banco.

Estando nesse estágio, deverá ser enviado o boleto para o banco e com a confirmação do registro do boleto no banco, deverá o usuário mudar de gaveta o boleto, neste caso “Deslocar de Gerado para Depositado”, faça a seleção da linha (1), verifique que está na opção “Deslocar para Depositado” (2), depois clicar em “Atualizar” para executar o processo (vide próximo print).

Com a confirmação da operação ao clicar em “Atualizar” será executada uma nova transação de boleto, abrindo o “Boleto” e clicando no “Link Button” localizado no texto “Boleto – Histórico”, será apresentado a grade de histórico, clicando no “Link Button” ao lado da transação “1” será aberta a “Transação” propriamente dita que deslocou de “Gerado” para “Depositado”, no campo “Nº de lançamento contábil” a visualização do LCM.

Neste LCM acontece o movimento em duas novas contas, é utilizada a conta configurada na “Determinação de conta contábil” na lacuna “Apresentação de boleto” neste caso a conta “1.01.03.04.02 – Transitória de Boleto” com um lançamento à crédito, como contra partida deste lançamento será utilizada a conta configurada dentro de “Contas bancárias da empresa” na lacuna “Banco de cobrança” que neste caso é a conta “1.01.03.04.03 – Transitória de Banco” recebendo o débito. Normalmente utilizo as duas contas no mesmo bloco/grupo de nível 4 do plano de contas, desta forma uma conta anula a outra, isto fica assim até ocorrer a quitação. Vejamos o referido LCM no próximo print.

Com este lançamento se observarmos no gráfico estilo “T” (é possível visualizar o movimento nas novas contas) vide print a seguir.

Passo 2 da administração de boletos deslocar de “Depositado” para “Pago”:

Quando o cliente realizar o pagamento no banco, neste momento o cliente já pagou no banco, mas o banco ainda não “repassou” o valor para a conta da empresa, ou seja, está em compensação bancária. É necessário entender que mesmo que o banco ainda não tenha repassado o valor para a empresa, o cliente fez a quitação, então deverá ser “ZERADA” a conta que acumula as dividas de clientes em boleto.

Para realizar esta transação, o usuário deverá selecionar a gaveta “Depositado”, localizar o título do cliente e selecionar a linha (1), depois certificar-se que a opção “deslocar para” está em “Pago” (2), ou seja, esta sendo processado que o boleto foi “Pago”, faltando apenas o usuário clicar em “Atualizar” para concluir a transação (vide próximo print).

Com a execução da transação de “Depositado” para “Pagamento”, é possível acessar o LCM gerado, neste LCM é possível observar que ocorreu uma contabilização a crédito envolvendo o PN/Cliente, neste caso o “crédito” foi na conta controle “1.01.03.04.01 – Clientes Nacionais com Cobrança por Boleto”, a contrapartida fica na conta “1.01.03.04.02 – Transitória de Boleto” com um lançamento a “débito”.

Com o registro de “depositado” para “pago”, os lançamentos que estavam no ativo foram todos compensados, zerando cliente e demais contas,

exceto a conta “1.01.03.04.03 – Transitória de Banco” que neste momento acumula o valor em “Débito” de R$ 1.000,00. Neste ponto pode ficar uma

dúvida, relacionada ao seguinte:

– Porque o saldo está na conta “Transitória de Banco”?

A resposta seria: como o banco retém o valor durante o processo de compensação mas o cliente já pagou, possuir este saldo nesta conta representa que o banco está com a posse de um valor/ativo da empresa, vamos ver a seguir o “gráfico T”.

Passo 3 fechar o processo com a reconciliação do boleto:

Lembrando que como o valor está em processamento/compensação no banco, para acontecer a transferência da conta “Transitória de banco” para a conta “Bancaria” propriamente dita, caberá ao usuário realizar a “conciliação do extrato bancário” relacionado aos boletos, mas esta conciliação deverá ser realizada na administração de boletos.

Para a conciliação será necessário primariamente o usuário digitar/importar o “Extrato bancário”, isto é feito em “=> Banco > Extratos Bancários e reconciliações externas > Processar extrato bancário externo”.

Depois da digitação do extrato bancário, caberá ao usuário então retornar na administração de boletos, clicar na gaveta “Pagamento”, nesta tela, não é necessário selecionar títulos, apenas clicar no botão “Reconciliação”, será carregado o formulário “Reconciliação de boleto”, na grade superior fazer a “Seleção da linha”, depois clicar no botão “Exibir as linhas de banco”, na grade inferior serão mostradas as linhas digitadas de extrato ainda não conciliadas, deve-se selecionar a linha do extrato que corresponde ao título, após esta seleção clicar no botão “Reconciliação” localizado no canto direito inferior.

Com isto será retornado para a tela de “Administração de boletos”, o título que foi selecionado na reconciliação, já retorna selecionado, é possível visualizar que a transação está com a posição para “Deslocar para Reconciliada”, faltando apenas clicar em “Atualizar” (vide print a seguir).

Após ter clicado em “Atualizar” a transação de reconciliação é lançada, na tela “Boleto – Transações” ao clicar no “Nº do lançamento contábil” será aberto o LCM, onde será possível observar que a conta “1.01.03.04.03 – Transitória de Banco” recebe um lançamento à crédito no valor da operação e com isto é “ZERADA”, como contrapartida para o lançamento ocorrerá um “Débito” em outra conta, invariavelmente chegou a hora, o banco fez então o crédito na conta da empresa, então aqui o débito é na conta contábil que representa o banco, no caso em questão então este débito final ocorre na conta “1.01.01.02.01 – Banco Itaú SA”, vamos ver o print.

Para finalizar todos os entendimentos de forma muito clara, vamos visualizar agora o gráfico “T”, onde estão demonstradas cada uma das etapas, apresentado onde foi o crédito e débito de cada transação, como ficou o saldo das contas a cada passo.

Então por fim, após toda este execução, o processo está concluído, todas as contas de ativo “ZERADAS”, exceto a conta do “Banco” que neste momento “Acumula” o valor da venda à “Débito” ou seja, o dinheiro está disponível para empresa na conta banco.

Sei que o texto foi longo, muitos prints, porém acredito que a explicação só ficou clara com toda esta dissertação, já está até pronta para uma pós ou mestrado (risos).

Enfim, acredito que tenha sido útil, que tenha servido de aprendizado, não deixe de registrar o seu feedback (dica dopost: Encerrar uma discussão, todos devemos fazer).

Abraços,

Rodrigo da Costa Feula