ENVÍO MASIVO DE ESTADOS DE CUENTA (INFORMES DE ANTIGÜEDAD)

Configuraciones previas requeridas

1) Configurar SBO Mailer https://scn.sap.com/docs/DOC-69138

2) Configurar la firma para el envío de correos (Este paso es opcional, sin embargo por presentación siempre es mejor que los correos tengan su respectiva firma),  para configurarla ingresamos a SAP B1 y vamos a la ruta Gestión => Inicialización del sistema => Opciones de correo electrónico

2) Configurar asunto y cuerpo del mensaje predeterminados (Igual que en el punto anterior, esta parametrización no es indispensable y de hecho cuando vayamos a enviar los correos tenemos la opción de personalizar tanto el mensaje como el asunto antes de enviarse, sin embargo es una buena opción para no estar digitando cada vez que vayamos a enviar los estados de cuenta). Esta opción permite configurar el asunto y cuerpo de mensaje que van a aparecer de forma predeterminada cunado vayamos a enviar los estados de cuenta (Informe de antigüedad). Para acceder a esta parametrización debemos ingresar a la siguiente ruta Gestión => Inicialización del sistema => Parametrizaciones de impresión, damos clic en la pestaña “Por informe”, seleccionamos “Informe de antigüedad” y digitamos el asunto y cuerpo que se desea utilizar de forma predeterminada cada vez que se vaya a enviar un estado de cuenta, finalmente se da clic en actualizar y ya quedan guardados los datos.

3) Configurar correo electrónico del usuario que enviará los “Informes de antigüedad”. En este punto cabe aclarar que este punto es más un requisito puesto que el correo desde el cual se envían los mails es el que queda configurado en SBO Mailer, sin embargo si no se le configura el correo al usuario va a salirnos un error en el momento que se intente enviar algun mail. Para configurarlo accedemos a la ruta Gestión => Definiciones => General => Usuarios y en el campo “Correo electrónico” digitar el que corresponda.

4) Configurar correo electrónico en el socio de negocios: En cada socio de negocios se debe configurar la cuenta de correo electrónico a la cual se enviaran los “Informes de antigüedad”. Se pueden tener la configuración del correo general y también la de las personas de contacto. Para realizar esta configuración se debe ingresar a la siguiente ruta:

– Configuración correo general: Socios de Negocios => Datos maestros socio de negocios => Pestaña general

– Configuración de correo en personas de contacto Socios de Negocios => Datos maestros socio de negocios => Personas de contacto

5) De igual forma deben estar definidas las carpetas de las “Vía de acceso” en la ruta Gestión => Parametrizaciones generales => Pestaña Vía de acceso

Envío de los estados de cuenta

Una vez se hayan realizado o verificado todas las parametrizaciones anteriores se generan los estados de cuenta (Informe de antigüedad) y se envían siguiendo el siguiente procedimiento:

1) Generar los estados de cuenta (Informes de antigüedad) para los clientes que se requiera, para generarlos se ingresa a la ruta Socios de Negocios => Datos maestros socio de negocios => Informes de socio de negocios => Antigüedad => Antigüedad de saldos declientes

2) Una vez se tenga generado el estado de cuenta para nuestros socios de negocio damos clic en el icono de correo que aparece en la barra de herramientas

3) El sistema nos abre una ventana para seleccionar el grupo de correo electrónico si los tenemos configurados (Configuración de grupos: https://scn.sap.com/docs/DOC-69140), en caso de querer enviarlo a un grupo se debe marcar el check “Usar grupo de correo electrónico”, en caso contrario simplemente damos clic en ok para que nos muestre todas las cuentas de correo asociadas a los distintos SN.

4) El sistema abre una ventana en la cual nos muestra el listado con la siguiente iformación;

– Código SN : Codigo del los SN a los cuales va a enviar los estados de cuenta

– Vía de acceso fuente: Ruta donde se guardan los adjuntos enviados

– Nombre de archivo: Nombre que SAP le asigna por defecto al archivo generado

– Fecha del anexo: Fecha por defecto con la que queda el archivo generado

– Hasta: Permite seleccionar una persona de contacto en caso de que no se quiera enviar el correo a la cuenta principal del SN

– Correo electrónico: Permite excluir algún SN en caso de que no se le quiera enviar el correo

– Dirección de correo electrónico: Muestra la dirección de correo a la cual SAP enviará el informe

– Asunto : Muestra el asunto del mensaje que visualizará la persona que reciba el correo (Si se realizó el paso 2 del apartado de configuración mostrará el asunto que se definió por defecto, en caso contrario este campo aparecerá vacío, en cualquiera de los dos casos el usuario puede personalizar el asunto) Este tiene un límite de 254 caracteres

– Cuerpo : Muestra el contenido del mensaje que visualizará la persona que reciba el correo (Si se realizó el paso 2 del apartado de configuración mostrará el cuerpo que se definió por defecto, en caso contrario este campo aparecerá vacío, en cualquiera de los dos casos el usuario puede personalizar el contenido del mensaje), este tiene un límite de 256.000 caracteres

5) Al SN le llega un correo como este:

Como se puede apreciar en la imagen el correo que le llega al SN trae el asunto, el cuerpo y la firma definidos en SAP  así como el adjunto generado por el sistema

7) El adjunto que le llega al SN contiene solo la información pertinente a cada uno, no un archivo global con la información de todos los NS.

– Parte 1

– Parte 2

Con las configuraciones anteriores y siguiendo el procedimiento indicado se podrá enviar masivamente los estados de cuenta “Informes de Antigüedad” sin necesidad de tener un addon o desarrollo que ejecute dicho proceso. Como ya lo mencioné el proceso se llevó a cabo en SAP Business One 9.1 PL08.