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Uma série de melhorias incorporam a nova versão SAP Business One 9.2, entre elas a execução de procedimentos de autorização na atualização de documentos. Estou realizando alguns testes nas funcionalidades e achei interessante compartilhar com a comunidade.

 

Muitas destas melhorias são bem significativas, por implementarem funcionalidades que “corrigem” algumas vulnerabilidades, como é o caso da atualização de documentos, que nas versões anteriores não passavam por procedimento de autorização.

 

1. Criando o procedimento de autorização

 

Em => Administração \ Procedimentos de autorização \ Aprovadores e seus níveis

01.Aprovadores.png

 

 

 

Em => Administração \ Procedimentos de autorização \ Modelos de autorização

 

No formulário de “Modelos de autorização – Configuração” um novo “checkbox” foi disponibilizado, “Ativa ao atualizar documentos”, estando esta opção marcada o procedimento de autorização será verificado na atualização de documentos.

 

No modelo abaixo foi selecionado como autor o usuário “CRM”.

02.ModeloAutorização-Autor.png

 

Na aba “Documentos” definido como documento sujeito a autorização o “Pedido de venda”

03.ModeloAutorizacao-Documentos.png

 

Na aba “Etapas” selecionado como aprovador o grupo de níveis de aprovação chamado “Gerência” que possui como autorizador o usuário “manager”.

04.ModeloAutorizacao-Etapas.png

 

Determinada uma condição específica para aplicar o procedimento de autorização, que neste caso foi:

Quando o “total do documento” for “maior ou igual” à R$ 100.000,00.

05.ModeloAutorizacao-Condicoes.png

 

2. Disparando o procedimento de autorização

 

O usuário “CRM” ao criar o “Pedido de venda”, gerou um documento que o valor é inferior à R$ 100.000,00 neste caso o procedimento de autorização não é disparado.

06.PedidoVenda-Adicao.png

 

Porém instantes depois é necessária a atualização do documento.

Neste caso o usuário alterou de 50 para 100 unidades, assim o valor total do documento ultrapassa o valor de R$ 100.000,00 e neste caso o procedimento de autorização precisa ser acionado pois a condição é atingida.

07.PedidoVenda-Atualizar.png

 

O usuário confirma que deseja enviar o documento para autorização.

08.PedidoVenda-ProcAutorizacao.png

 

Após enviar o documento para autorização, ao abrir o pedido de venda este documento é sinalizado com o status:

“Pedido de venda – Atualização de documento [Pendente]”

 

09.PedidoVenda-Pendente.png

 

3. Autorizando a atualização do documento

 

O procedimento de autorização é enviado para o “autorizador”

 

10.ProcedimentoAutorizacao.png

 

Na tela de “Visão geral de mensagens/alertas” o autorizador pode abrir o “processo de autorização”

 

11.AbrirProcesso.png

 

Na tela de “Solicitação para aprovação de atualização”, na área de “Detalhes do documento” o “autorizador” poderá abrir o esboço e o documento original, podendo assim comparar os dois documentos.

 

Na área de “Resposta” no campo decisão o “autorizador” define a condição para “Autorizada” e atualiza o processo.

12.Autorizacao.png

4. Aviso ao “autor” que a atualização do documento foi autorizada

 

Após a autorização pelo “autorizador” o usuário autor do documento recebe um aviso, informando que a atualização foi autorizada, desta forma o usuário precisa abrir o processo e gravar a atualização.

 

12.AvisoAutorizacao.png

 

Abrindo o processo de autorização após a aprovação de atualização.

13.AbrirAutorizacao.png

Gravando a atualização do documento.

14.Gravar.png

 

Após a gravação, o documento muda de status, passando para “Pedido de venda [Autorizado]”

15.DocumentoAutorizado.png

 

 

5. Processo de autorização com “Rejeição”

 

A seguir em outro processo de autorização, o autorizador “não autoriza” a atualização do documento.

 

18.AutorizaçãoRejeitada.png

 

Com a recusa no procedimento de autorização o “autor” recebe uma mensagem que o documento não poderá ser atualizado.

19.AvisoRejeicao.png

 

Neste caso, poderá o autor abrir novamente o documento e realizar outros ajustes, podendo cair em um novo procedimento de autorização.

20.AbrirRejeitado.png

 

Na imagem abaixo é possível visualizar que o documento está com status de autorização “[Recusado]”, porém a atualização de informações é permitida e ao clicar em autorizar serão verificadas a necessidade de enviar o documento novamente para autorização.

21.AtualizacaoDocRejeitado.png

22.NovoProcessoAutorizacao.png

 

Nesta data (14/11/2015) a versão 9.2 do SAP Business One, não está liberada para utilização, exceto nos casos de nomeação e autorização pela SAP.

 

A versão encontra-se disponível para download, na modalidade “beta” release.

 

Espero que tenham gostado da leitura.

 

Abraço a todos.

 

Rodrigo da Costa Feula
#SBOBR #B1BR

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9 Comments

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  1. Fabio Bilicki

    Bom dia Rodrigo, faça um teste por gentileza, imagine que fiz o esboço A, B, C, D,, e vi que o esboço “A” estava com erro, e fechei ele, gerando um novo esboço “E”, verifique se o autorizador consegue aprovar o esboço “A”.

    Nós temos um grande problema aqui de autorização de pedido de compra fechado, as vezes o comprador erra o pedido e gera outro, só que o chefe, vai aprovando em sequencia, e quando pega um pedido repetido reprova, ou seja.

    Comprador fez esboço “A”,, errou,, fechou esboço.

    ..

    ..

    Comprador fez um novo esboço “E”, igual ao “A”,, esse é o correto.

    ——————————————————————————————————————

    Chefe entra na lista de aprovação e por algum motivo, já que está fechado, aparece o esboço “A” para aprovar,, ele aprova.

    Quando chega no “E”, ele reprova porque viu que estava duplicado, se já aprovou o “A”, porque aprovar o “E” certo!

    Isso gera ligações para o suporte de TI, faz o chefe perder tempo, faz compras perder tempo tentando explicar o motivo de ter dois pedidos, mas na realidade só o “E” está valendo.

    Tanto a consultoria quanto a SAP entraram em contato comigo mas disseram que não é um erro e sim uma “característica” do sistema. Interessante que essa “característica” gera um stress danado aqui na empresa, e a sensação de insegurança no sistema.

    Eu até coloquei no SAP IDEA, uma sugestão para “cancelar” esboço, e não aparecer em mais nenhum lugar,, vamos ver se a SAP faz algo pra nos ajudar.

    Abraço,

    Fabio.

    (0) 
    1. Rodrigo da Costa Feula Post author

      Boa noite Fábio, consegui um tempo para fazer uns testes, através deles, cheguei a conclusão que pode haver uma “distorçãozinha” no seu processo atual…mas vamos lá.

      Para os testes, criei um novo procedimento de autorização.

      Autor o usuário: CRM

      Autorizador o usuário: Manager

      Condição: Pedidos de compra com valor maior que R$ 1.000,00

      A partir disto criei com o usuário CRM quatro (4) novos pedidos de compras, todos eles entraram em procedimento de autorização.

      Não realizei nenhuma operação com o autorizador.

      Teste 1:

      – Executei o relatório de esboços de documento

      – Abri o esboço

      – Botão direito sobre o documento.

      Nesta situação não encontrei uma forma de cancelar ou fechar o processo.

      01RelEsboços.png

      Teste 2:

      – Abri o relatório de esboços de documento

      – Botão direito sobre o documento

      – Usei a opção “Remover”

      – Clicar em atualizar

      Ao tentar atualizar surge a mensagem conforme o print.

      02RelEsboços.png

      Teste 3:

      – Abrir relatório de esboços de documento

      – Botão direito sobre a linha

      – usar a opção fechar.

      03RelEsboços.png

      Continuando o teste 3, fui no login do autorizador e autorizei a geração do documento.

      Depois retornei no usuário autor, abri o processo autorizado.

      Neste caso apresenta a mensagem abaixo, que deve ser exatamente o seu problema.

      04TentandoGravarAutorizado.png

      Até então não tinha realizado nenhum processo em cliente com este cenário, mas acredito que até aqui seja o processo que você está executando, confere?

      Pois bem, é importante observar e isto pode ser encontrado no help do B1 que em procedimentos de autorização, existem dois relatórios específicos para o processo, sendo:

      1º em  => Administração \ Procedimentos de autorização \ Relatório de status de decisão

           Este primeiro relatório pode ser usado por Autor e por Autorizadores.

           A função deste relatório é permitir que TODOS os usuários tenham acesso ao status atual de seus processos de autorização, ou inclusive de outros usuários.

      2º em  => Administração \ Procedimentos de autorização \ Relatório de decisão de autorização.

           Este segundo SÓ poderá ser usado por Autorizadores.

           Já a função deste segundo, é permitir que os Autorizadores, possam visualizar todos os processo de autorização e tomar as decisões sem necessitar do recebimento de alertas.

      Abaixo print do Help.

      /wp-content/uploads/2015/11/help_834096.png

      Levando em consideração que o Autor, poderá executar o 1º relatório, recomendo que no seu processo, caso o Autor apure que enviou um documento para autorização e este estava errado, que execute este relatório “Administração \ Procedimentos de autorização \ Relatório de status de decisão” onde são apresentados os Status.

      O relatório apresenta cada processo com um agrupamento que é composto de duas linhas, na primeira linha que é a raiz do agrupamento, clicando com o botão direito, no menu de contexto é apresentada a opção “Cancelar”, então neste caso esta deveria ser a opção usada pelo usuário.

      Conforme print a seguir:

      05Cancelar.png

      Depois de utilizada esta opção, será possível visualizar neste relatório que o processo foi cancelado.

      Até aqui ok! Mas como fica a visão do autorizador?

      Então, usando o processo acima, caso o autorizador, abra as mensagens do sistema e entre no processo de autorização para autorizar, a tela do processo vem somente em modo de leitura, não é possível modificar a autorização e no topo da janela há um campo de status sinalizando que o processo foi cancelado, ou seja, o autor enviou para autorização, chegou a conclusão que estava errado, cancelou, com isto as informações chegam ao autorizador que precisa apenas excluir a mensagem da lista de alertas.

      07AutorizadorProcessoCancelado.png

      Acredito que ai esteja a solução para a tua demanda.

      Me desculpe qualquer colocação equivocada.

      Aguardo teu feedback! Beleza?

      Grande abraço.


      Rodrigo da Costa Feula



      (0) 
      1. Fabio Bilicki

        Boa tarde, desculpe pela demora do retorno.

        Percebemos que as mensagens de autorização não serve para nós, então sempre usamos o relatório de status da autorização, mas ai que vem o detalhe, nunca testamos o relatório para o autor do documento (ou seja, o comprador), agora fiz testes e com esse procedimento que você explicou do autor cancelar a autorização, e funcionou!!! finalmente resolvemos esse caso, os diretores não irão mais perder tempo em liberar documento fechado!!!!.

        Padronizei assim a tarefa de compras.

        Teste 3 – no caso de documento errado.

        – Emitir relatório de autorização, cancelar a autorização (isso não era feito)

        – Abrir relatório de esboços de documento

        – Botão direito sobre a linha

        – usar a opção fechar.

        Até o momento não sabíamos que isso existia para o autor cancelar a autorização, e o pior, nem nossa consultoria, e nem a SAP soube entender esse caso e explicar esse procedimento, isso que explicamos por telefone, demonstramos o caso via acesso remoto, etc, etc etc,,..

        Uma sugestão que pensei em colocar lá no IDEA PLACE é ter uma pergunta, quando fechar o documento no esboço, o SAP poderia perguntar “cancelar todas as autorizações desse documento”, se o usuário responder SIM, já faz o serviço de cancelamento de autorização, ou ter ali mesmo no menu do botão direito do mouse uma opção “cancelar autorizações”.

        Essa explicação sua resolveu o meu caso!, obrigado.

        Abraço,

        Fabio.

        (0) 
        1. Rodrigo da Costa Feula Post author

          Boa tarde Fábio, fantástico!!!

          Fico muito feliz em saber que resolvemos a sua necessidade!!!

          Este tempo todo em consultoria, nos possibilita um entendimento dos processos do SAP.

          Grande abraço.

          Precisando de ajuda estamos ai.

          Rodrigo da Costa Feula.

          (0) 
      2. Augustus Pinto

        Boa tarde Rodrigo.

        Esta sua explicação de como cancelar um Esboço em processo de autorização pelo Autor, através do “Relatório de status de autorização” matou a pau uma antiga necessidade nossa aqui da Empresa.

        Parabéns pelo material e explicação.

        Abraços

        Augustus

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  2. Jonas Luersen

    Parabéns pelo artigo Rodrigo.

    Temos a versão 9.1 do B1 e utilizávamos esse método do autor cancelar a autorização e depois fechar o esboço. Porém fazendo dessa forma o B1 não permite alterar o autorizador e nem o modelo de aprovação, indicando que existem documentos em processo de autorização. A solução até o momento foi adicionar o documento e depois cancelar e fazer outro que passa por um novo processo de autorização.

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    1. Nantia Micheli Teodoro Gontijo

      Estava aqui passeando pelas documentações e achei essa maravilha de explicação sobre os modelos de autorização.

      Na época de implantação aqui na empresa aprendi a trabalhar com esses processos

      Na versão que utilizo o 9.1 sofro do mesmo problema Jonas Preciso adicionar uma nova usuária no nível de autorização do modelo, mas o sistema diz que existem documentos em processo de autorização desativei o modelo e criei um novo modelo utilizando o mesmo nível de autorização, mesmo assim aparecia a mesma mensagem, então fiz o seguinte criei um novo nível de autorização que possuía a nova usuária autorizadora ai deu certo.

      pelo que entendi ele vincula os processos ao nível de autorização.

      Nossa consultoria me disse apenas para desativar o modelo e criar um novo modelo, então toda vez que precisar mexer no modelo preciso fazer isso…??

      Achei uma baita lacuna isso vou abrir uma discussão quem sabe alguém tem uma solução melhor.

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  3. Daniel Cunha

    É necessário adicionar alguma consulta (query) para que o modelo de aprovação funcione?

    1º criei o nível de aprovação

    2º criei o modelo de aprovação (pedir autorização para ordens de venda com desconto superior a 10%)

    3º Mas ao testar uma ordem de venda com desconto superior a 10%, executa normalmente e não pede nenhuma autorização.

     

     

     

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