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1.  GR/IR科目是什么?
首先我们来看一个最简单,最理想化的采购商品或原材料的情况。

采购100元的商品或者原材料,付给供应商100元现金。
会计分录:

借:商品/原材料 100     贷:现金 100

但是现实中的MM采购流程是这样的:
采购申请ME51N(Optional)> 采购订单(ME21N)>商品入库(MIGO)>发票校验(MIRO)>付款(F-53/F110)

商品入库,发票校验和付款时都会生成财务凭证。
但是他们大部分情况下都不是同时进行的,那么,他们的会计分录应该怎么记账呢?

这里就引入了GR/IR科目
GR:Goods Receipt 收到货物但是发票没到
IR:Invoice Receipt 收到发票但是货物没到
(他是一个中间调整科目,既不属于资产科目也不属于负债科目)

我们来看下面这个货物先到发票没到例子(GR)
商品入库:
  借:商品/原材料 100              贷:GR/IR  100 (这里就是GR)

发票校验:
借:GR/IR  100 (这里就是GR)   贷:应付账款 100

付款:
借: 应付账款 100                      贷:现金100

而发票先到货物未到就是先做发票校验,然后再做商品入库。
发票校验:
  借:GR/IR  100 (这里就是IR)   贷:应付账款 100

商品入库:
借:商品/原材料 100                    贷:GR/IR  100 (这里就是IR)

付款:
借: 应付账款 100                         贷:现金100

当GR/IR(红色)和应付账款(蓝色)互相平掉之后,你会发现实际上就是最开始提到的最简单的会计分录
借:商品/原材料 100     贷:现金 100

从上面例子我们可以看出来,GR/IR只是中间科目,它不会出现在最终的财务报表中。

2.  T-code F.13是做什么的?
我们还用上面的例子(这里抛开最后付款的步骤)

商品入库:
  借:商品/原材料 100             贷:GR/IR  100

发票校验:
借:GR/IR  100                   贷:应付账款 100

当入库和发票校验发生在同一个月,那么我们只需要上面两笔分录就可以了。
由于GR/IR科目的两条明细都是未清项,所以在月底我们需要把同一采购订单的GR/IR科目借贷方互相清掉。

F.13就可以实现GR/IR科目自动清帐。这里经常会出现的问题是同一采购订单在MIGO和MIRO时GR/IR科目的金额不一致而导致自动清帐出现问题,问题的原因有很多,需要case by case的调查,这里不赘述。

PS. GR/IR互清只是F.13其中比较有代表性一个功能,F.13还可以做其他自动清帐,比如应收应付的互清等等。

3.  T-code F.19是做什么的?

当商品入库和发票校验发生在不同月份

Scenario A商品入库是在1月份,但是发票是2月份才收到。

商品入库:
1月20日   借:商品   100             贷:GR/IR  100

发票校验:
2月10日   借:GR/IR  100              贷:应付账款 100

Scenario B:发票1月份就收到了,但是商品在2月份才实际入库。

发票校验:
1月20日  借:GR/IR  100                   贷:应付账款 100

商品入库:
2月10日  借:商品   100                  贷:GR/IR  100

我们在做财务报表就会出现

Scenario A:1月只有商品的增加,没有应付账款
Scenario B:1月只有应付账款,没有与之对应的商品的增加。

这个时候我们需要引入另外两个调整科目,“应付暂估”和“在途物资”。
另外还需要一个GR/IR调整科目,目的是为了保持原GR/IR科目和凭证不变。

Scenario A
商品入库:
1月10日   借:商品   100            贷:GR/IR  100

月底结转
1月31日   借:GR/IR调整  100     贷:应付暂估 100

次月初冲回
2月1日    借:应付暂估 100            贷:GR/IR调整  100

发票校验:
2月10日   借:GR/IR  100                   贷:应付账款 100

Scenario B
发票校验:
1月20日  借:GR/IR  100                  贷:应付账款 100

月底结转:
1月31日  借:在途物资 100              贷:GR/IR调整 100

次月初冲回:
2月1日   借:GR/IR调整 100            贷:在途物资 100

商品入库:
2月10日  借:商品   100                  贷:GR/IR  100

F.19就是做GR/IR重分类的,红色部分有点类似做外币评估,月底评估,次月初冲回。
当GR/IR余额在贷方的时候,转成应付暂估,
当GR/IR余额在借方的时候,转成在途物资。

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