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Olá pessoal, um novo ano está chegando e a necessidade de criar os novos períodos de lançamento também.

No 1º dia de 2015 parei para escrever este documento e na ocasião defini o seguinte título para ele: “SAP Business One – É ano novo! E você já criou seu período de lançamento?” agora estou reeditando o documento e atribuindo um novo título “SAP Business One – Um novo ano está chegando! Prepare-se para criar o período de lançamento

Pois bem, 2015 ainda não acabou mas 2016 está chegando, acredito que lendo o texto abaixo você estará se preparando para esta necessidade.

Algumas observações são importantes:

1. Recomendo que espere para fazer a configuração no último dia de trabalho de 2015 ou no 1º dia de 2016, pois as configurações contábeis são copiadas quando você cria o período.

2. Não crie períodos de lançamentos para anos futuros (2017, 2018 por exemplo), ou seja, crie apenas para 2016.

Espero que ao fim da leitura, estejam todos preparados.

Não deixe de registrar seu feedback.

Grande abraço a todos e FELIZ ANO NOVO!!!

Rodrigo da Costa Feula

=========== ABAIXO TEXTO ORIGINAL ===========

A expressão “Feliz ano novo!” traz junto com ela muitas coisas boas!!!

Para as equipes de suporte (tanto TI interna quanto das consultorias e VARs), a expressão “Feliz ano novo!” traz com ela uma série de novos chamados, muitos deles com diferentes “mensagens de erro” (cabe lembrar que não são erros do sistema), o que está faltando é um configuração muito simples.

Ah, estas mensagens são apresentadas normalmente no primeiro dia de utilização do SAP Business One em um novo ano.

“Erros” (entre aspas):

E-Logon.png

Data do sistema diverge de todos os exercícios da empresa. Criar um novo período de lançamento que contenha a data do sistema.   [Mensagem 131-213]

DataSistemaDivergeTodosExercícios.png

Falta a conta contábil (1)  [Mensagem 131-46]

FaltaConta.png

A data de lançamento difere do intervalo definido. Para completar a operação, definir o período contábil de modo correspondente à data de lançamento entrada.

Erro-ADataLançamentoDifereDoIntervaloDefinido.png

Obs.: as mensagens foram apresentadas ao fazer “LCM”, “Nota fiscal de saída”, “Nota fiscal de entrada”, “C/R”, “Depósitos”, ou seja lançamentos que resultem em contabilizações.

Causa:


Falta da configuração/definição de um “Período de lançamento” adequado para o período de contabilizações.

O SAP Business One possui um série de mecanismos, muito importantes para seu funcionamento, entre eles a “Determinação de conta contábil” que por sua vez trabalha baseada nos “períodos de lançamento”.

Quando o usuário cria uma nova determinação contábil, esta determinação está amarrada ao período de lançamento atual (da data de criação da configuração) e quando você cria um novo “período de lançamento” o SAP Business One automaticamente copia todas as configurações contábeis do período anterior para o novo período.

O “período de lançamento” é responsável por verificar e armazenar os lançamentos conforme suas datas.

A maioria dos lançamentos possuem três diferentes datas: “Data de lançamento”, “Data de Vencimento” e “Data de Documento”, cada uma delas é utilizada para um controle diferente.

A “Data de lançamento” representa a data em que o usuário está fazendo o lançamento, ou para a contabilidade a “Data do diário” em que o lançamento contábil resultante deve ser contabilizado, significa dizer que esta é a data de registro da contabilização. Controla em qual período contábil o lançamento deve pertencer.

A “Data de Vencimento” é usada em documentos que geram contas a receber ou contas a pagar, como seu nome diz determina o vencimento da obrigação. Controla se o vencimento da conta pode ser aceito para um determinado período de contabilização.

A “Data de documento” representa a data em que o documento físico foi criado. Controla a faixa de data de documento que pode ser aceita, por exemplo: a data de Emissão da Nota Fiscal enviada pelo seu fornecedor.

Solução:

Para resolver a configuração é simples, mas deve ser feita com muita atenção (se não estiver seguro, contrate a consultoria de um profissional especializado, lembre-se que a responsabilidade é toda sua), pois interfere diretamente na forma como as contabilizações são controladas pelo SAP Business One. Então, em caso de dúvidas converse com o contador responsável pela empresa, principalmente devido a algumas opções serem irreversíveis.

LEMBRE-SE também de fazer um backup da sua base de dados, assim caso necessário será possível o “Restore”.

1. Acessar o menu => Administração => Inicialização do Sistema => Período de Lançamento

     Confira se o período já está criado ou há alguma configuração errada, pois se for o caso não será necessário criar um novo, mas sim ajustar o que estiver errado.

2. Clique no botão “Novo período”

3. Na tela “Período contábil” preencha os dados adequadamente, onde tipicamente:

     Nos campos “Código do período” e “Nome do período” é comum ser informado como nome o “numeral do novo ano”.

     Atenção especial para a indicação da seta I*, o campo “Subperíodos” determina a quantidade de períodos contábeis que deverão ser criados para o ano, a configuração mais comum encontrada no Brasil é “Subperíodos mensais”, ou seja, informar “Meses” (lembre-se de ter certeza da sua escolha).

     O “Indicador do período” faz vinculo das contabilizações com a numeração dos documentos e cadastros.

     Para a área de “Datas” a atenção fica para o campo “Até” da data de vencimento, indicado pela seta II**, lembre-se que caso você faça compras ou vendas a prazo, muitas destas negociações terão vencimentos com data maior ao período em que você está fazendo o lançamento. Um exemplo poderia ser a compra de um bem de valor elevado, como um carro, caso você compre financiado pelo próprio fornecedor em 48x, assim serão 4 anos pagando, ao lançar a nota o período de lançamento deverá suportar vencimentos até 2019, na tela da imagem abaixo coloquei até 31/12/2025 desta forma qualquer documento poderá ter vencimento para qualquer dia nos próximos 10 anos (lembre-se novamente de ter certeza da sua escolha).

Criar-PeríodoDeLançamento.png

Detalhe:

Nos primeiros dias do ano de 2015 (período usado para criar este documento) será comum receber notas emitidas por seus fornecedores ainda em 2014 (ano passado), então um ajuste no primeiro período de 2015 será necessário.

1. Clique no “Link button” (seta amarela) do período “2015-01”

2. Será apresentada a “tela” de cadastro do “Período contábil”, no campo indicado pela seta 2 “Data do documento de” altere para uma data que comporte lançar documentos emitidos no ano anterior, neste exemplo será possível lançar em janeiro de 2015 documentos emitidos ainda em dezembro de 2014.

Ajuste-PeríodoDeLançamento.png

Então pessoal, era isso!

Feliz ano novo para todos os usuários da SCN!!! Sucesso a todos!!!

Espero ter ajudado a reduzir ou resolver os primeiros “probleminhas” de 2015.

Abraços,

Rodrigo da Costa Feula

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7 Comments

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  1. Jaqueline Martins

    Rodrigo,

    Criei o novo periodo de 2015, mais nao foi   automaticamente copia todas as configurações contábeis do período anterior para o novo período, o que devo fazer que seja copiada as configurações da determinação e as avançadas para 2015?

    Jaqueline Martins

    (0) 
    1. Rodrigo da Costa Feula Post author

      Olá Jaqueline, na virada de 2014 para 2015 passei esta orientação para 5 diferentes clientes (diferentes versões e PLs: 9.0PL5, 9.0PL7, 9.0PL13, 8.82), estes já estavam com projetos implantados por mim no último ano, em todos eles a determinação contábil foi copiada com sucesso e de forma automática do ano de 2014 para 2015.

      Inclusive estava até dezembro com um cliente com base configurada para go-live agora no dia 01/01/2015, criamos no dia 01/01/2015 os novos períodos e este cliente teve toda a configuração contábil, incluindo a avançada (aprox. 150 linhas) copiada corretamente do período de 2014 para 2015.

      Sugiro verificar nas telas de determinação pela seleção do período (vide setas indicativas abaixo) se as contabilizações estavam lá para os anos anteriores, caso estiverem e para 2015 não copiou sugiro abrir chamado junto a consultoria ou a SAP, pois você pode estar com algum problema.

      Fiz um teste agora, em mais uma base da OEC computers (demo) criei uma linha de determinação avançada e copiou certinho.

      DeterCont.png

      DeterContAvançada.png

      Segue print também do meu último período de 2014 e do primeiro período de 2015, apenas para comparativo.

      UltimoPeriodo2014.png

      Primeiro2015.png

      Posso tentar de ajudar, mas seria legal alguns prints.

      Att,

      Rodrigo da Costa Feula

      (0) 
      1. Jaqueline Martins

        Rodrigo,

        Creio o problema tenha sido, foi que o novo período foi criado antes do fim do ano, conforme o print de tela abaixo.

        Periodo de lançamento criado.jpg

        Existe uma forma de fazer de outra maneira para que seja copiado, estou tentando fazer uma copia de um banco para outro e não estou conseguindo(quick copy)

        Jaqueline martins

        (0) 
        1. Rodrigo da Costa Feula Post author

          Jaqueline, realizei alguns testes em uma base DEMO.

          Caso você não possua lançamentos no ano de 2015 é possível excluir os períodos de lançamento.

          Ao criar os novos períodos o sistema irá copiar as determinações contábeis de 2014.

          Agora se já houver lançamentos ai não tem mesmo o que fazer, sendo provável ter que realizar/ajustar a determinação contábil manualmente.

          Abraço,

          Rodrigo da Costa Feula

          (0) 
  2. Maicon Mendes Macedo

    Rodrigo,

    Muito obrigado pelo post.

    Muitas vezes esquecemos de detalhes tão importantes quantos estes.

    Eu mesmo vou entrar de férias no dia 24/dez, e nem havia pensado que tinha que deixar tudo no jeito.

    Vou programar a atividade e deixar com o restante da equipe. Com esse tutorial que você elaborou, não haverá erro.

    Obrigado novamente.

    Att,

    Maicon Macedo

    SAP B1 9.0 PL10 HF02

    (0) 

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