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SAP Business One – Envio de relatórios online (consultas) de forma programada – Relatórios automáticos através de alertas do sistema

Olá, algumas vezes os usuários precisam ser avisados, preferencialmente de forma automática, quando algo acontece, então para resolver esta necessidade podemos usar um recurso padrão e muito simples, mas que por vezes é esquecido.

Desta forma resolvi compartilhar e comentários com outras ideias são bem vindos.

Boa leitura a todos!!!

 

Exemplo de situação:

A equipe da área fiscal e contábil da empresa precisa ser avisada, que novos itens foram cadastrados.

As motivações do aviso são:

1. Equipe fiscal deve cadastrar códigos de impostos, fazer a determinação automática dos códigos de impostos e verificar se todos os dados fiscais estão corretos para o novo item cadastrado.

2. Equipe contábil, verificar a melhor forma de realizar a contabilização (determinação por depósito, grupo, item ou regra avançada) para as movimentações do item.

 

Passo 1 – Definindo as propriedades do item:

Em: => Administração => Configuração => Estoque => Propriedades do item

Definir as propriedades que serão utilizadas, para distinguir os itens que precisam ter seus dados fiscais e contábeis verificados.

Obs.: Ao marcar como ativa a propriedade no cadastro do item, determinará que o cadastro está pronto e verificado. Itens com a propriedade “inativa” devem ser verificados.

 

PropriedadesItem.png

Exemplo de cadastro de item que precisa ser verificado:

CadItemSemVerificacao.png

 

 

Passo 2 – Criar as consultas:

2.1 Consulta para verificar dados fiscais:

SELECT [ItemCode], [ItemName], [QryGroup63]

FROM [SBODemoBRNove].[dbo].[OITM] WHERE [QryGroup63] = ‘N‘

 

2.2 Consulta para verificar dados contábeis:

SELECT [ItemCode], [ItemName], [QryGroup64]

FROM [SBODemoBRNove].[dbo].[OITM] WHERE [QryGroup64] = ‘N‘

 

O resultado desta consulta é uma lista de itens, que precisam ser verificados, porém ela não será usada como uma relatório com execução pelo usuário, a consulta deve ser adicionada na base para utilização em “Alertas” do SAP (Administração de alertas).

RelConsulta.png

 

Passo 3 – Criação do alerta:

Em => Administração => Administração de alertas

Adicionar um novo alerta.

Definir como ativo

Selecionar a consulta gravada

Definir a frequência

Marcar a opção “Gravar Histórico”

Definir os destinatários

Alerta1.png

 

Resultado:

No horário programado será disparada automaticamente pelo sistema uma mensagem para o usuário.

Mensagem.png

 

O usuário deve selecionar a mensagem (abrir) e então será exibido o relatório:

 

IMPORTANTE: Na imagem abaixo não está sendo apresentado o link button (seta), para exibir o link button ao lado do código do item é fundamental que na definição do alerta seja ativada a opção “Gravar histórico”, possibilitando que o usuário abra o cadastro através da própria mensagem para realizar as verificações necessárias.

VisualizarMensagem.png

 

Outra coisa: depois que as verificações sejam realizadas o usuário deverá ativar no cadastro do item a propriedade, desta forma não apareceram mais no relatório os itens que tiveram os problemas/questões/verificações sanadas.

 

==> Agora fica a pergunta: Quais serão as necessidades do seu cliente ou empresa que podem ser resolvidas através deste recurso???

 

Alguns exemplos são:

– Equipe do depto. de cobrança precisa saber que existem clientes com títulos vencidos.

– Gerente comercial precisa saber quais oportunidades de vendas estão paradas a mais de X dias.

– Gerente de serviços precisa ser alertado sobre Ordens de Serviço vencidas.

– Gerente de logística precisa saber que existem pedidos de vendas prontos para realização de entregas.

 

É isso aí pessoal.

Obrigado pela leitura.

Att,

Rodrigo da Costa Feula
#SBOBR #B1BR

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