GESTION DE PRESUPUESTOS EN SAP BUSINESS ONE:

GESTION DE PRESUPUESTOS EN SAP BUSINESS ONE:

Paso 1: Activar la gestión de presupuestos en la gestión:

Para activar esta funcionalidad seguiremos la siguiente ruta del apartado de “módulos”

Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones generales > Pestaña presupuesto

En esta pantalla a parte de activar o desactivar la funcionalidad, podremos también definir qué tipo de acción debe realizar el sistema en el caso de que se encuentre que un documento va a provocar que se supere el presupuesto (bloquear la contabilización, mensaje de advertencia o no hacer nada). También podemos indicar si el presupuesto será anual o mensual, así como los tipos de documentos cuya contabilización debe ser controlada y bloqueada en caso de que vayan a rebasar el presupuesto.

Paso 2: Definir un escenario:

Lo primero que hay que señalar aquí, es que el sistema solamente efectúa los chequeos para bloquear contabilizaciones o mostrar mensajes de advertencia para el escenario del presupuesto principal. El resto de escenarios presupuestarios que tengamos definidos están pensados para efectuar simulaciones de cara a los informes y demás.

La ruta a seguir para la creación de escenarios de presupuestos es la siguiente:

Finanzas > Definición del presupuesto > Escenarios presupuesto

Se nos abrirá una ventana emergente donde debemos definir el escenario. Si lo que queremos es crear un escenario desde cero, lo haremos de la siguiente manera: nos posicionamos en una celda, clicamos en la misma con el segundo botón del ratón, al hacerlo se desplegará un listado con una serie de opciones, elegimos añadir línea (hay que recordar que estos escenarios distintos al principal son sólo para simulaciones):

Se creará una nueva línea, en la que podremos definir algunos parámetros del escenario:

Basado en: con este campo podemos indicar si el escenario que estamos creando es dependiente de alguno de los escenarios ya creados. En el caso de que indiquemos que está basado en sí mismo significará que el escenario es independiente.

Porcentaje inicial: si el escenario está basado en sí mismo este campo tendrá siempre valor 100%. Solo en el caso de que dependa de otro escenario indicaremos que porcentaje del escenario “padre” está destinado a este subescenario.

Método de redondeo: En este campo podemos elegir un método de redondeo para los importes de presupuesto.

Ceco: En este campo podemos definir un centro de coste por defecto para el nuevo escenario.

Partido: aquí podemos definir un partido por defecto para el nuevo escenario.

Proyecto: aquí podemos asignar un proyecto por defecto al nuevo escenario.

Una vez hayamos terminado de definir estos parámetros para nuestro nuevo escenario haremos clic en “Actualizar” para que quede registrado:

Paso 3: definir método de distribución del presupuesto:

Para acceder a este paso seguiremos la siguiente ruta:

Finanzas > Definición del presupuesto >Método de distribución del presupuesto

Aquí podremos indicar como distribuir el presupuesto anual entre los diferentes meses. Este paso solamente es relevante en el caso de que hayamos marcado la opción “Para presupuesto mensual” en las parametrizaciones generales. Como en el caso de nuestra sociedad está marcada la opción “Para presupuesto anual” podemos obviar este paso.

Paso 4: Especificar presupuesto:

Para la realización de este paso es ésta la ruta que hay que seguir:

Finanzas > Definición del presupuesto > Especificar presupuesto

Primero se desplegará la ventana de “Definición del escenario presupuestario”, aquí seleccionaremos nuestro escenario primero. Para después pasar a definir qué cuentas y grupos de cuentas pueden formar parte del escenario, esto se hará en la parte izquierda de esta ventana, donde tenemos un listado que un principio muestra sólo las masas patrimoniales (Activo, pasivo, neto…), puesto que el listado aparece definido para mostrar sólo el nivel 1 de balance. Pero seleccionando el número 5 en la lista desplegable de arriba a la derecha conseguiremos que el listado nos muestre las cuentas activas:

En la columna “X”, indicamos si queremos que una cuenta de mayor, grupo de cuentas o masa patrimonial en concreto forme parte de nuestro escenario. En principio dejaremos todas las cuentas y grupos de cuentas marcados.

Al hacer clic en “OK” se nos desplegará la ventana de definición del escenario. En ella podemos asignar presupuesto a aquellas cuentas que integran el escenario. En este punto es importante diferenciar entre las cuentas que forman parte de nuestro escenario (que serán todas las del plan de cuentas en el caso de que las hayamos dejado marcadas en la columna “X”) y aquellas cuentas de nuestro escenario que tienen asignado un presupuesto, son éstas las que definiremos en esta ventana:

En principio la ventana nos aparecerá sin cuentas, pues el flag “Visualizar cuentas sin presupuesto” se encuentra desmarcado. Si lo marcamos pasarán a visualizarse todas las cuentas que componen nuestro escenario, al hacerlo buscamos una cuenta a la que queramos asignarle un presupuesto y simplemente indicándole un importe en el campo “Débito” o “Crédito”, ya le habremos asignado uno, a partir de este momento esta cuenta se visualizará al marcar el flag “Visualizar cuentas sin presupuesto” (por ejemplo en nuestro caso le hemos indicado un presupuesto de 100.000 EUR de débito en nuestra cuenta de comunicaciones):

Si queremos distribuir el presupuesto de una cuenta en concreto en base a Cecos, lo haremos haciendo clic con el botón derecho del ratón encima de la línea y seleccionando la opción “Agregar centro de costos” de la lista desplegable:

Al hacerlo se nos desplegará un listado con todos los centros de coste para que seleccionemos los que nos interesan. Una vez hecho, a través de los campos “ML de Débito de norma de reparto” o “ML de Crédito de norma de reparto”, (dependiendo de si el presupuesto que hemos definido para esa cuenta es de crédito o de débito) podremos realizar el reparto del presupuesto total para esa cuenta entre los diferentes Cecos. En nuestro caso hemos repartido los 100.000 euros de débito del presupuesto de nuestra cuenta de comunicaciones entre los Cecos COM0103, FUT0102, GER0100, INS0103, INS0104, MKT0202:

Si lo que queremos es eliminar alguna línea del presupuesto, ya sea de una cuenta o de un Ceco concreto, lo haremos haciendo clic en la línea con el segundo botón del ratón y seleccionando la opción “Borrar línea” de la lista desplegable:

En este punto es importante señalar que esta funcionalidad de distribuir el presupuesto de una cuenta en cecos, no sirve para que el sistema muestre mensajes de advertencia ni bloquee contabilización alguna cuando se vaya a rebasar el importe establecido para un ceco en una cuenta en concreta. El fin de esta funcionalidad es meramente informativo, para hacerle un seguimiento al reparto de los gastos de la cuenta entre los distintos cecos que hayamos definido.

**Informes de presupuestos:

Podemos acceder a ellos a través de la ruta:

Finanzas > Informes financieros > Informes de presupuesto > Informe presupuesto

Nos aparecerá la ventana en la que tenemos que definir los criterios de selección con los que vamos a ejecutar el informe, elegimos que nos muestre el “Informe anual” e indicamos nuestro presupuesto en el campo “Escenario”:

Al ejecutarse el informe este nos muestra el importe con el que hemos definido nuestro presupuesto en el campo “Presupuesto”, en el campo “Real” nos muestra el gasto en el que en realidad han incurrido en esa cuenta los centros de coste que definimos en el presupuesto. Por último nos muestra también la diferencia en importe y en porcentaje:

En principio este informe nos muestra el presupuesto a nivel de masas patrimoniales. En la imagen anterior vemos cómo se nos está mostrando la masa patrimonial de “Ingresos y Gastos”, puesto que la única cuenta que hemos definido por el momento en nuestro presupuesto pertenece a esta masa patrimonial.

Podemos modificar esto haciendo que nos muestre el detalle a nivel de cuentas, para ello tenemos irnos al campo desplegable que hay en las esquina inferior izquierda del informe, allí definiremos el nivel de cuenta que queremos que nos muestre el informe. Los niveles van de 1 a 5, siendo 1 el nivel de las masas patrimoniales y 5 el nivel de las cuentas activas, seleccionamos 5:

Al hacerlo se nos muestra ya el detalle a nivel de cuentas activas, aunque como en nuestro caso solamente hemos definido una cuenta seleccionar este nivel no amplía la información que ya teníamos:

Otra funcionalidad que tiene este informe es la de mostrarnos los datos que estamos viendo en la tabla en un gráfico. Para ello clicaremos en el icono que está situado en la esquina inferior izquierda. Al hacerlo se nos mostrará en la parte inferior del informe el gráfico en forma de diagrama de líneas, en él podemos ver como se distribuye tanto el presupuesto como el real entre los distintos meses:

Podemos cambiar el estilo del gráfico seleccionando de una lista desplegable situada debajo del gráfico. Por ejemplo podemos verlo en forma de gráfico de barras:

Al ejecutar el informe con los parámetros con los que los hemos ejecutado, el importe del campo “Real” no contiene solamente las contabilizaciones a la cuenta provenientes de los centros de coste que hemos indicado dentro del presupuesto de la cuenta en cuestión, sino que parece contener todas las contabilizaciones provengan del Ceco que sea. Si queremos filtrar los resultados del informe para que se muestren solamente las contabilizaciones correspondientes a los cecos que definimos en el escenario, tendremos que volver a la pantalla de selección e indicar en el campo Ceco nuestro centro de coste, tenemos que hacerlo de uno en uno:

Otras opciones que nos ofrece este informe es seleccionar la parte de nuestro presupuesto que está imputada a un partido o proyecto concreto. Aparte la pantalla de criterios de selección nos muestra abajo una línea con los 12 meses de la temporada, donde podemos ir marcando o desmarcando meses para que se nos muestren o no en el informe:

Los otros tres informes de presupuesto son “Informe presupuesto balance”, “Informe presupuesto balance de sumas y saldos” e “Informe presupuesto cuenta PyG”. Los dos primeros son para el caso de que hubiéramos definido presupuesto para cuentas de balance. El último es válido para nuestro caso y nos muestra todas las masas patrimoniales de PyG de la siguiente manera: