SuccessFactors – Apresentando a ferramenta

Com o mercado aderindo rapidamente as soluções cloud e a demanda por mobilidade aumentando cada vez mais, o SAP passou a não ser mais o sistema mais interessante algumas áreas do RH (do ponto de vista do usuário).

A compra da SuccessFactors representou o preenchimento de algumas lacunas que o ERP da SAP tem, além da disponibilização de praticamente todas as ferramentas necessárias para o RH on-cloud e on-device. A SAP já fez e continuará fazendo um grande investimento na preparação de componentes de integração nativos entre os sistemas, acelerando o processo de implementação e deixando os clientes mais seguros em relação ao produto final.

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Figura 1: Comparativo SAPxSFSF

O SuccessFactors agrupa todas as área relativas a Gerenciamento de Talentos de uma empresa, que é uma área naturalmente dinâmica e inovadora. Sendo assim, espera-se que usar uma solução em nuvem seja a melhor maneira de se manter atualizado.

Pontos positivos

  • Rápida implementação
  • Solução modularizada e on-demand
  • Habilidade de configurar o sistema de acordo com as necessidades do cliente

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Figura 2: Estrutura do SuccessFactors

SAP e SuccessFactors – Trabalhando juntos

Com a aquisição da SuccessFactors pela SAP, foi desenvolvido o modelo híbrido, que se baseia em ter as funções básicas e mais operacionais do RH dentro do SAP (folha/dados mestre) e trabalhar com a área de gestão de talentos no SuccessFactors.

A arquitetura para a integração dos sistemas já foi preparada pela SAP e disponibilizada na forma de um pacote de Add-On. que possui grande flexibilidade para sistemas customizados e ótima documentação.

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Figura 3: Solução Híbrida (SAP x SFSF)

Podemos destacar entre as principais vantagens em se utilizar esse modelo de solução:

  • Possibilidade de deixar os processos mais críticos dentro do SAP HCM
  • Ferramenta cloud, com layout responsivo (funciona em qualquer dispositivo).
  • Solução on-demand com ferramentas modularizadas, para área estratégicas como Gestão de Talentos, Planejamento Sucessório e Planejamento de Capital Humano
  • A SAP já entregou parte da integração pronta na forma do Add-On, com atualizações e suporte garantidos.
  • Hoje já existem integrações tanto com o SAP PI quanto com o HANA Cloud Integration.
  • Pré-disposição a ter integrações com futuros produtos da SAP

Se levarmos em consideração que a grande maioria das outras ferramentas do mercado focam na interface gráfica e usabilidade, o fato de ter uma solução que consegue integrar a parte visual e de usabilidade com o processamento robusto de informações pelo SAP HCM torna esse modelo muito atraente para a grande maiorias das empresas que utilizam o HCM para seus processos principais.

Integração entre SAP e SuccessFactors

Para conseguirmos ter o processo rodando de forma transparente, precisamos sincronizar os sistemas de forma a termos as mesmas informações de ambos os lados. Existem informações que teremos que sincronizar obrigatóriamente e outras serão opcionais. Abaixo temos um fluxo básico da integração presente no Add-On:

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Figura 4: Fluxo das Informações

Os dados obrigatórios são os dados básicos dos funcionários, como matrícula, nome, salário, e-mail, etc., e os dados opcionais vão depender dos módulos do SuccessFactors que o cliente optou por utilizar. Levando isso em consideração, teremos basicamente um fluxo nessa ordem:

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Figura 5: Troca de dados – SAP x SFSF com SAP PI

Tipos de Integração

De uma perspectiva geral, o SuccessFactors e o SAP podem se comunicar de muitas maneiras, desde as mais convencionais (via arquivos) até com o uso do PI, WebServices e HANA Cloud Integration. Não é o foco do artigo entrar em detalhes de todas as formas possíveis, porém é interessante saber que o SuccessFactors é um sistema bem aberto a receber dados de outros sistemas de uma forma geral (inclusive legados).

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Figura 6: Tipos de Integração

Vamos conhecer três modelos de integração entre o SAP e o SFSF:

Modelo 1: Integração com FTP

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Figura 7: Integração com FTP


Esse tipo de arquitetura não é suportada por nenhum Add-On e deve ser feita em conjunto com os consultores da SuccessFactors, de maneira customizada.

Acredito que seja interessante somente para clientes que não possuem HANA e nem PI.

Modelo 2: Integração com SAP PI

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Figura 8: Integração com SAP PI

A arquitetura principal e mais utilizada em todos os projetos é utilizando o SAP PI, pois é o cenário mais comum para a maioria das empresas. Com ele, toda a comunicação entre os programas de interface e o PI é feita de forma nativa dentro do Add-On, necessitando apenas da criação das estruturas e apenas algumas configurações dentro do PI.

Modelo 3: Arquitetura de Integração com HANA Cloud Integration

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Figura 9: Integração com SAP HANA Cloud Integration

Para os clientes que já possuem HANA, a SAP já disponibilizou  uma integração com o SAP HANA Cloud Integration. Para esses clientes, esse é o modelo de integração mais recomendado.

Exemplo Prático: Integrando a Compensação

Para dar um exemplo prático, vou falar sobre um projeto que participei. Nesse projeto foi implementado somente a parte de compensação dentro do SFSF. Naturalmente, os dados básicos e organizacionais precisar ser alimentados para o sistema desempenhar suas funções básicas e após o planejamento salarial, os novos salários/bônus devem ser aplicados ao SAP, para a folha poder pagar corretamente. Para esse exemplo assumiremos que estamos utilizando o Add-On da SAP.

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Figura 10: Integrando a Compensação

Primeiro Passo: Extrair os Dados Básicos dos Funcionários

Temos que ter em mente que, nesse modelo, os dados básicos irão somente alimentar o SuccessFactors, sem realizar a volta com as alterações. Nesse cenário, o sistema em que deve ser feita a manutenção dos dados básicos deve ser única e exclusivamente o SAP. Caso algum usuário modifique o nome de algum funcionário no SuccessFactors, isso não irá ser refletido no SAP.

Por padrão, o SAP fornece a opção de enviar 44 campos de dados básicos de funcionários para o ADP, sendo que 29 deles já possuem uma ou mais lógicas de extração já implementadas pela SAP e 15 são reservado para campos customizados. Entre os 29 com lógica standard, todos podem ter a mesma substituída por uma implementação própria em uma BadI, dando uma flexibilidade ainda maior para o cliente poder adaptar a ferramenta aos seus processos internos específicos. Além disso, a SAP trabalha usando o banco de dados lógico PNPCE (Dados Mestres de RH, incluindo empregos simultâneos), o que garante que empresas com empregados expatriados mas com registro ativos no país sejam processados corretamente.

Para termos uma idéia melhor, vamos ver algumas telas dos programas de extração:

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Figura 11: Tela do relatório de Extração – I

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Figura 12: Tela do relatório de Extração – II

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Figura 13: Tela do log – Warnings


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Figura 13: Tela do log – Erros


Após esses passos, teoricamente teremos os dados mestres cadastrados no HCM refletidos no SuccessFactors. Após a primeira carga, pode-ser agendar um job periodicamente para atualizar os dados no SFSF com base das modificações feitas no HCM (usa-se delta).

Segundo Passo: Extrair os Dados de Compensação

Tipos de dados que poderão ser extraídos:

1) Informações de Remuneração (obrigatórias para o planejamento salarial):

  • Salários anuais, mensais, quinzenais e por hora.
  • Extração standard usando as melhores práticas e Badis para  customizações

2) Dados organizacionais adicionais (opcional para o planejamento salarial)

  • Data de início na posição atual / faixa salarial
  • Extração standard usando as melhores práticas e Badis para  customizações

3) Dados dependentes da configuração da solução  de Planejamento salarial (opcional para o planejamento salarial)

  • Dados de elegibilidade, título do cargo, nível de senioridade, data e motivo do último aumento, etc.
  • Podem ser extraídos somente com lógica customizada (via Badi)

Para o planejamento salarial acontecer, devemos ter basicamente os dados básicos como nome, endereço, posição, carregados no SFSF. Alguns dados adicionais com certeza serão necessários para se conseguir realizar um bom planejamento salarial e a grande vantagem do SuccessFactors é que enviando esses dados que estão no SAP HCM, espalhados em diferentes lugares, é possível realizar a exibição de todos os dados relevantes em apenas uma tela durante o planejamento salarial.

Detalhes da Transferência

A transferência de dados entre os sistemas basicamente se resume a criar os formulários de planejamento salarial no SuccessFactors e carregar as informações de salário nesses forms. Caso tenha alguma mudança no processo, é permitido rodar uma carga de atualização, que irá atualizar o SFSF com as novas informações.

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Figura 14: Detalhes da Transferência

Por padrão, o SFSF requer alguns campos que são bem intuitivos em um processo de planejamento salarial, porém alguns campos podem vir dos infotipos padrões ou de tabelas Z / infotipos alternativos. O Add-On nos dá flexibilidade na hora de escolher os campos que deverão ser carregados nos formulários de planejamento salarial do SFSF. Ele permite definir:

  • Quais campos serão exportados do SAP para o Planejamento Salarial do SFSF
  • Como serão exportados (através de BadI)
  • Quais serão obrigatórios ou não.

A definição dos campos e quais serão obrigatórios é feita na SPRO e consiste em algumas visões em que definimos “field sets“. Um field set nada mais é do que o conjunto de campos que eu quero exportar do meu SAP HCM para o SFSF. Podemos pegar alguns campos como exemplo do que normalmente é exportado:

  • CUR_SALARY: Contém o salário que será utilizado como base para o processo de planejamento salarial. Pode ser mensal, anual, por hora, etc., pois existe um outro campo que identifica a unidade de salário e outro para a moeda.
  • SALARY_TYPE: Tipo de salário (mensal, anual, por hora, etc.)
  • UNITS_PER_YEAR: Unidades por ano (12 ou 13 para mensal, 1 p/ anual, 2080 para horistas, etc.)
  • LOCAL_CURRENCY_CODE: Referente a moeda do salário do funcionário (IT0008)
  • PAY_GRADE: Faixa salarial do funcionário (utilizado para comparativos no SFSF)
  • JOB_LEVEL: Nível do Cargo – Pode ser usado para fins de elegibilidade/guidelines
  • START_DATE: Data de início na posição atual (IT0001)

Esses são apenas alguns campos e todos os outros podem ser definidos usando lógica standard (pré-selecionados) ou implementação própria (BadI). Vamos dar uma olhada na cara do programa de extração:

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Figura 15: Programa de Extração

Campos importantes:

  • Linguagem de Extração: Define em qual linguagem os dados devem ser extraídos
  • Field Set: Define o layout de campos que serão extraídos (definido no IMG)
  • Compensation Group ID: refere-se ao  Compensation Form definido no SFSF
  • User ID Determination: Define se você quer usar o user ID principal do funcionário, do IT0709 [Concurrent Employment] ou implementação própria (BadI)

As atualizações periódias e a carga inicial são feitas usando o mesmo programa, porém, nas atualizações periódicas após selecionar todos os dados, o programa irá verificar nas tabelas de log os dados já enviados e irá enviar somente as modificações. Caso seja necessário reenviar alguma informação, existe uma transação que você faz o clean-up das tabelas de log e elimina o delta, possibilitando uma carga full novamente.

Processo de Planejamento Salarial – SuccessFactors

De uma maneira geral, essa é a cada do planejamento salarial no SuccessFactors:

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Figura 16: Planejamento Salarial no SuccessFactors

Vantagens para quem for realizar o planejamento:

  • Podemos ver na mesma tela:
    • Grade
    • Data de Contratação
    • Performance
    • Salário Atual (Mensal/Anual)
    • Faixa Salarial do Grade
    • Qual a porcentagem do salarial atual dentro do grade
    • Guideline
    • Somatório do impacto dos aumentos
    • Budget restante e total
  • Eles nos dá indicativos visuais, com cores bem intuitivas sobre o estado atual do salário do funcionário em relação ao grade
  • Os valores podem ser transformados de moeda para porcentagem e vice-versa.

Importação e Ativação dos Dados de Compensação

Agora que os dados foram enviados para se realizar o planejamento salarial, vamos imaginar que o planejamento foi feito e agora queremos refletir os resultados no SAP HCM. Para que isso seja feito, devemos importar os resultados do SFSF e ativar dentro do SAP HCM. De uma maneira geral, o processo de inbound se resume a:

  • Criar e configurar os AdHoc Reports no SFSF
  • Ao completar o planejamento salarial e fechar os formulários, rodaro programa de importação no SAP
  • Verificar os resultados da importação
  • Ativar os resultados do planejamento salarial no SAP e efetivar os ajustes
    • Ajustes de Salário: Infotipo 0008
    • Bonus e Lump Sum: Infotipo 0015


Os AdHoc Reports são relatórios, feitos pelo próprio cliente, usados pelo SuccessFactors para transferir os resultados do planejamento salarial para dentro do SAP. Basicamente deve-se selecionar quais colunas dos você quer exportar e aplicar um filtro (se necessário). Com esse mapeamento em mãos, deve-se preparar o SAP para receber esses campos para processar a atualização dos dados.

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Figura 17: Definindo os campos a serem importados

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Figura 18: Agrupando conjunto de campos em um Field Set

Após definir os campos e criar os Ad-Hoc reports necessários, deve-se primeiramente importar os dados para dentro do SAP através de um relatório. Os dados importados ficarão em uma tabela temporária até ser feita a ativação.

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Figura 19: Importando os dados do SuccessFactors

Todo o processo de importação é controlado através de tabelas standard utilizando deltas baseados no field set, Ad-Hoc report e ID dos formulários no SFSF. Na ativação, é necessário informar qual o ID  do templatate de formulário que foi feito o planejamento salarial para amarrar esse processo e não permitir uma importação duplicada.

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Figura 20: Ativando os dados do SuccessFactors no SAP HCM

Feito isso, as alterações de salário e bônus/lump sums feitos no SuccessFactors foram refletidas nos dados mestres dentro do SAP HCM e estarão presentes durante o cálculo da folha de pagamento.

Principais Dificuldades

  • Movimentações durante o processo de planejamento salarial causam conflitos se o funcionário não for inativado (gestores, por exemplo) . Nesse caso os forms devem ser re-criados.
  • O CE (Concurrent Employment) Framework deve estar ativado. Caso não estiver ativado, ocorreram diversos dumps durante as atualizações dos infotipos na interface de ativação. Alguns podem ser solucionados com as notas 611782 / 716914 (enhancements implícitos) .
  • Se o CE Framework estiver desativado, as rotinas de ativação do planejamento salarial não funcionarão (SAP Inbound) e deverão ser substituídas pelas funções tradicionais de atualização.
  • A maioria dos campos entram no SuccessFactors como string. O formato de datas e números merecem atenção.
  • Empresas com mais de um ciclo de planejamento salarial por ano exigirão customizações adicionais, pois o sistema foi planejado para um ciclo salarial por ano apenas. Mais de um ciclo representa méritos deferidos que deverão ser controlados por tabelas Z e casos de cancelamento de méritos deferidos exigirá uma solução um pouco mais complexa. A parte de inbound também terá customizações para levar em consideração os méritos deferidos.
  • A parte de Inbound geralmente irá ser mais complexa e dar mais trabalho do que a Outbound.

Dicas para uma implementação

  • Se informe sobre o conceito de Calibração da SuccessFactors. Algumas empresas possuem esse termo na sua rotina mas aplicam de forma diferente do que a SFSF aplicou no sistema.
  • A ferramenta é de fácil aprendizagem e a SuccessFactors pode fornecer um suporte básico e os próprios consultores do projeto/funcionários realizarem as configurações.
  • Esse é um cenário mais barato porém deve-se tomar bastante cuidado caso a sua empresa tenha um processo de planejamento salarial complexo e com mais de um ciclo por ano. Nesses casos fica mais interessante ter um apoio maior de especialistas SFSF e deixar as principais configurações na responsabilidade deles.
  • O consultor ABAP que irá implementar a solução deve conhecer muito bem OOP e HCM. Existem diversas coisas que geralmente serão customizadas e esses conceitos serão essenciais.
  • O Background History não está coberto pelo Add-On e deverá ser feito de forma customizada. Utilize como base o programa RH_SFI_SYNCH_COMP_DATA, pois ele já possui toda a integração com as classes do PI. Somente será necessário mudar o nome da classe gerada pelo PI e tomar cuidado em enviar os dados em pacotes (200 por vez). O ideal aqui é utilizar OOP e para cada tipo de histórico extender de uma classe histórico, pois existem diversos tipos de histórico diferentes mas que serão muito similares para se realizar a exportação.
  • As BadI’s já possuem uma implementação default. Quando for necessário customizar alguma coisa, veja as implementações standard e use como modelo. Elas já possuem toda a lógica básica necessária para qualquer tipo de implementação, o que muda é a extração dos dados.

Quer aprender mais sobre o Add-On?

Conclusão

Durante esse artigo tentei passar as informações iniciais básicas para quem vai ter que passar em um processo de implementação de uma integração entre SAP e SuccessFactors. Inevitávelmente, pelo meu perfil, o texto é voltado durante quase todo o tempo para desenvolvedores mas tentei abordar um pouco da parte do business, sobre o conceito da ferramenta e como isso pode influenciar a tomada de decisão do cliente. Se você tem algo acrescentar de algum projeto que você vivenciou ou tem alguma dúvida, sinta-se a vontade em interagir no espaço de comentários ou me enviar uma mensagem! E um obrigado para o Marlo Simon e a Karen Rodrigues por terem sugerido criar esse artigo 😀 .

Obs: Esse artigo também foi publicado no site da minha empresa em Visão geral sobre SuccessFactors – 4success

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8 Comments

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  1. Karen Rodrigues

    Renan,

    Excelente material, muito completo.

    Eu conheci um pouco do HCM durante um evento do Localization Summit da SAP..mas não foi apresentado este nível de detalhamento sobre o SuccessFactors.

    Parabéns!

    (0) 
  2. Marlo Simon

    Parabéns Renan,

    Back to the Basics! As vezes falamos tanto de um tópico que parece que ele é parte de um senso comum ou até um conceito já conhecido.

    Obrigado por nos lembrar da importância de passar uma mensagem consistente que esteja ao alcance de todos.

    Abs,

    Marlo Simon

    (0) 

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