Vida de Gerente de Projetos: Pré Projeto Vamos iniciar !!!

Pessoal vamos comentar um pouco sobre o inicio de tudo, aonde quase sempre como Gerente de Projetos não participamos, vamos falar um pouco sobre o mito do ….

-Pré Projeto.

A pré-fase inicia-se com o preenchimento do documento de solicitação de projeto onde o cliente, ou a unidade demandante, ou o patrocinador ou a presidência farão suas reivindicações.

Após, serão realizadas reuniões com o requisitante para levantar os dados necessários para a elaboração do Estudo de Viabilidade, de Riscos e de Priorização, com o objetivo de apresentar subsídios técnicos e financeiros para a tomada de decisão pelo Comitê responsável, incluindo nesse estudo a possibilidade de aquisição do produto ou serviço que satisfaçam os requisitos do demandante. Ao comitê gestor do Planejamento Estratégico (CGE) caberá as atribuições dos projetos estratégicos, enquanto ao comitê do projeto caberá deliberar sobre os projetos não estratégicos.

Caso o produto do projeto envolva softwares deverão ser observados ainda a entrega dos seguintes artefatos:

• Plano de Sustentação: descrever os subsídios para a tomada de decisão pelo CGE, quanto a controle de acesso, segurança, recursos materiais e humanos, documentações necessárias, transição, entre outros.

• Documento de Estratégia de Contratação: descrever os subsídios para a tomada de decisão pelo CTI, quanto à: tipo de serviço, termos contratuais, estimativa do volume de serviço, regras para aplicação de multas, garantias, cronograma, responsabilidades contratuais, entre outros.

Diante do estudo de viabilidade e de priorização o CGE poderá autorizar o projeto e designar um patrocinador, que por sua vez definirá o gerente e a equipe do projeto. Ao gerente caberá por fim elaborarão a Declaração do Trabalho do Projeto que deverá ser aprovado pelo Patrocinador para que seja autorizado o início da fase de iniciação do projeto.

Marco

Declaração do trabalho do projeto aprovado.

Etapas e atores envolvidos

1-      Iniciar Solicitação de Demanda

Descrição :

Nesta etapa o demandante (cliente ou unidade demandantes ou patrocinador ou presidência) encaminhará ao PMO o documento de solicitação de projeto (DSP).

O PMO recebe e inicia a análise e estudo preliminar de viabilidade, de risco e da priorização da nova demanda.

Reuniões com os gestores serão realizadas para o estudo da viabilidade.

Atividades:

• Formalizar demanda através do preenchimento do documento de solicitação de projeto (DSP).
• Encaminhar ao PMO o DSP.
• Realizar o registro inicial da demanda nas ferramentas de controle e gestão do PMO.
• Analisar recebimento da solicitação de demanda;
• Realizar reuniões de levantamento inicial junto a unidade demandante;

Envolvidos:

• Demandante
• PMO

2-      Gerar Documentação de Viabilidade e de Priorização

Descrição:

Nesta etapa, com base nos levantamentos preliminares realizados, serão elaborados os documentos a serem encaminhados ao Comitê Gestor do Planejamento Estratégico (CGE) ou ao Comitê do Projeto.

Atividades:

• Elaborar documentação de análise de viabilidade (DAV);
• Elaborar documentação de análise de priorização (DAP);
• Elaborar documentação de análise de risco (DAR)
• Caso o produto do projeto envolva softwares deverão ser observados ainda a elaboração dos seguintes artefatos: Plano de Sustentação (PS) e Documento de Estratégia de Contratação (DEC).
• Contagem estimada do custo do projeto;
• Contagem estimada do prazo do projeto;
• Encaminhar ao Comitê Gestor do Planejamento Estratégico a Proposta de Projeto (PP) contendo em anexo o DSP, DAV, DAP e DAR.

Envolvidos:

• Demandante
• PMO

3-      Aprovação pelo Comitê Gestor do Planejamento Estratégico (CGE)

Descrição :

O Comitê de posse das documentações de  viabilidade e priorização recebidas irá analisar e aprovar, se estiver em acordo.

Atividades:

• Registrar a reunião;
• Analisar documentação recebida;
• Se em acordo, emitir oTermo de Aprovação, definir o patrocinador e encaminhar ao PMO.
• Se em desacordo, comunicar indeferimento do projeto;

Envolvidos:

• CGE ou Comitê do Projeto

4-      Elaboração da Declaração do trabalho

Descrição:

O PMO de posse da aprovação e da designação do patrocinador, solicitará desse a definição do gerente de projeto. Ao gerente de projeto cabe a responsabilidade da elaboração da declaração do trabalho.

Atividades:

• Definir Gerente de Projeto;
• Elaborar declaração do trabalho;
• Solicitar aprovação do Patrocinador.

Envolvidos:

• Patrocinador
• Gerente de Projeto
• PMO

5-      Efetivação da Fase de Iniciação do Projeto

Descrição :

Após aprovação pelo patrocinador deverá ser incluído o projeto no Portfólio de Projetos e depois deverá ser iniciada pelo Gerente de Projeto a fase de iniciação do projeto.

Atividades:

• Aprovação pelo patrocinador da Declaração de trabalho.
• Iniciar fase de iniciação do projeto.

Envolvidos:

• PMO
• Patrocinador
• Gerente do Projeto

Bom inicio de Projeto a todos……

Best Regard’s

Gilberto Disessa Junior