Blog in english see beneath
Consultant
Center Of Expertise: Higher Education & Research
SAP Deutschland AG & Co. KG
Rosenthaler Strasse 30
10178 Berlin
Herausforderungen der EU-Trennungsrechnung an Hochschulen und Forschungseinrichtungen
Alle deutschen Hochschulen und Forschungseinrichtungen müssen seit Beginn des Jahres 2009 darlegen, dass sie die Kosten zwischen wirtschaftlichen und hoheitlichen Tätigkeiten klar abgrenzen. Grundlagen dafür sind die Regelungen des EU-Beihilferechtes sowie des EU-Gemeinschaftsrahmens. Hierdurch soll eine unzulässige Quersubventionierung und eine damit einhergehende Wettbewerbsverfälschung vermieden werden. Der Nachweis über die korrekte Zuweisung der Kosten ist in der Buchhaltung zu erbringen (z.B. im Jahresabschluss). Dies bedeutet, dass jedwede wirtschaftliche Tätigkeit wie Forschungstätigkeiten für die gewerbliche Wirtschaft, Vermietung von Forschungsinfrastruktur, Beratungstätigkeiten, Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen nachweisbar von hoheitlicher Tätigkeit getrennt und zu Vollkosten zu kalkulieren und in der Buchhaltung abzubilden ist.
Zur Abbildung der notwendigen Trennung lässt sich eine eindeutige Zuordnung der Kostenrechnungsobjekte (Kostenstellen und Kostenträger) realisieren, wie sie in der nachfolgende Abbildung dargestellt ist.
Die Erfahrung zeigt allerdings, dass diese klare Zuordnung der Organisationseinheiten (Kostenstellen) und Kostenträger (z.B. Projekte) sich in den Organisationen nicht in jedem Fall eindeutig realisieren lässt. Aus diesem Grund sollen an dieser Stelle drei grundsätzlich verschiedene Vorgehensweisen skizziert werden.
Die Trennung kann z.B. über eine Duplizierung der Kostenrechnungsobjekte erreicht werden, was allerdings mit einem erheblichen Pflegeaufwand und einer künstlichen „Stammdatenaufblähung“ einher geht.
Anstelle einer Duplizierung könnte auch bei Buchungen zu wirtschaftlichen Tätigkeiten ein weiteres Kostenrechnungsobjekt mitkontiert werden, mit dem die wirtschaftlichen Aufwände nachweisbar getrennt dokumentiert werden.
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung des Online-Belegsplits im Neuen Hauptbuch. Dabei wird jeder gebuchte Beleg entsprechend definierter Kriterien (hoheitlicher Bereich/ wirtschaftlicher Bereich) aufgeteilt. Dies führt zu einer eindeutig dokumentierten Trennung auf Belegebene und ermöglicht die Erstellung von Teilbilanzen für den hoheitlichen und den wirtschaftlichen Bereich. Für Neukunden wird im Rahmen der Einführung das Neue Hauptbuch i.d.R. aktiviert. Die Definition des Split-Kriteriums zur Trennung der Geschäftsvorfälle ist darüber hinaus im Rahmen des Projektes durchzuführen. Für bereits produktive Kunden ist eine Einführung des neuen Hauptbuches im Rahmen eines eigenen Projektes möglich.
In die Kalkulation wirtschaftlicher Tätigkeiten zu Vollkosten müssen die Nutzung der Ressourcen der Organisation (z.B. Räume, Geräte, Haushaltspersonal, Verwaltung, Bibliothek, etc.) einfließen. Die Zuordnung der Kosten muss dabei sachgerecht, für Dritte nachvollziehbar und stetig sein. Die Vollkosten ergeben sich aus der Summe der kalkulierten direkten und indirekten Kosten sowie eines Gewinnaufschlages.
Wird Anlagevermögen für mehr als eine Tätigkeit genutzt, ist eine anteilige Zuordnung der Kosten der Nutzung durchzuführen. Diese anteilige Zuordnung der Anlagen beinhaltet eine kostenrechnerische und eine steuerliche Dimension. Beide Dimensionen betreffen u.a. Fragestellungen zur Zuordnung von Anlagen während der Projektlaufzeit und nach dem Projektende. Zur Zuordnung sind mehrere Verfahren (elektronische Dokumentation von Nutzungszeiten, Ticketsysteme, pauschalierte Zuordnungen) möglich, sollten allerdings mit den steuerlichen Anforderungen abgestimmt sein.
Personalkosten für wirtschaftliche Tätigkeiten setzen sich aus haushaltsfinanzierten Personal und ggf. zusätzlichem Projektpersonal zusammen. Diese Personalkosten sind über Zeitaufschreibungen oder direkte Primärkostenbuchungen dem entsprechenden Kostenträger zuzurechnen. Hierbei bieten sich integrierte Verfahren an, wie z.B. die Zeiterfassung der Projektmitarbeiter im Portal der Organisation, Genehmigung durch den Vorgesetzten und Überleitung ins Controlling.
Die Gemeinkosten der wirtschaftlichen Tätigkeit werden zunächst auf Objekte verbucht denen sie direkt zurechenbar sind (z.B. Kostenstellen der Organisation bzw. andere Kostenträger). Für eine anschließende anteilige Zuordnung dieser Kosten ist eine vollständige Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung in der Organisation unerlässlich. Für Hochschulen gilt dabei noch eine Trennung der Kosten der Lehre und der Forschung. Zur Abbildung der Gemeinkostenrechnung sind verschiedene Kosten- und Leistungsverrechnungstechniken und -logiken nutzbar. Die letztendliche Zurechnung der indirekten Kosten zur wirtschaftlichen Tätigkeit kann z.B. über einen Gemeinkostenzuschlag auf die Projekteinzelkosten (z.B. direkte Personalkosten) realisiert werden. Zu beachten ist dabei, dass die Kriterien bzw. Schlüssel der Zuordnung eindeutig, im Voraus festgelegt und „weitgehend“ verursachungsgerecht sein müssen, um Prüfungsanforderungen zu genügen.
In die Preiskalkulation von Dienstleistungen kann eine angemessene Gewinnspanne (z.B. ≥ 3% der kalkulierten Selbstkosten) einbezogen werden. Damit einhergehende steuerliche Tatbestände sind zu berücksichtigen und darzustellen.
Über die Einbeziehung von Gemeinkosten der Organisation und das durch den Haushalt finanzierte Personal in die Preiskalkulation werden diese durch den externen Geldgeber refinanziert. Im Rahmen der Konzeption und Realisierung der Trennungsrechnung ist eine Aufteilungsregelung zwischen den zentralen Bereichen und den Instituten zu entwickeln.
Sie müssen die Anforderungen der EU-Trennungsrechnung in Ihrer Organisation noch Umsetzen oder haben Fragen zur Umsetzung?
Sprechen Sie uns an.
Die SAP Deutschland AG & Co. KG unterstützt Sie umfassend bei der Konzeption und Realisierung zur Abbildung der Anforderungen der Trennungsrechnung mit langjähriger Beratungs- und Softwarekompetenz sowie dem Wissen um die Spezifika deutscher Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
Kontakt:
Arno EdingerConsultant
Center Of Expertise: Higher Education & Research
SAP Deutschland AG & Co. KG
Rosenthaler Strasse 30
10178 Berlin
M +49/160/90819488
F +49/6227/78-46497
mailto:arno.edinger@sap.com
http://www.sap.de
The Challenges of Separate Accounting in Line with E.U. Regulations for Institutes of Higher Education and Research
As of the beginning of 2009, all German institutes of higher education and research must clearly distinguish between costs for business and non-business activities. This results from regulations in the E.U. Community Law on State Aid and the E.U. Community Framework for State Aid for Research and Development and Innovation. The aim is to avoid an undue cross-subsidization of business and thus the distortion of competition. Proof of the correct allocation of costs must be given in the accounts (for example, in the annual financial statements). This means that any business activity – such as research activities for commercial industry, renting of research infrastructure, consulting activities, and services for commercial companies – must be verifiably separated from non-business activities, calculated as full costs, and mapped as such in accounting.
To map the required separation, the cost accounting objects (cost centers and cost objects) can be assigned uniquely, as shown in the diagram below.
However, experience has shown that this clear assignment of organizational units (cost centers) and cost objects (for example, projects) cannot always be made explicit in the organizations. For this reason, we outline three fundamentally different approaches here.
Separation can, for example, be achieved by duplicating the cost accounting objects, although this causes a considerable increase in maintenance and an artificial "inflation" of master data.
Instead of duplication, an additional cost accounting object could be assigned for postings for business activities, with which the business expenses could be verifiably documented as separate.
Another option is to use online document splitting in General Ledger Accounting (new). Here, each document that is posted is divided according to defined criteria (non-business area/business area). This leads to a clearly documented separation at document level and enables the creation of partial balance sheets for the non-business and business areas. With new customers, General Ledger Accounting (new) is usually activated when the solution is implemented. The split criterion to separate business transactions can then be defined as part of the project. For customers who are already live with SAP, an implementation of General Ledger Accounting (new) is possible within the framework of a separate project.
In the calculation of business activities as full costs, the use of the organization's resources must be included (for example, rooms, equipment, staff financed from the institute's budget, administration, library, and so on). The assignment of costs must be sound, transparent for third parties, and consistent. The full costs result from the sum of the calculated direct and indirect costs, and a profit margin.
If a fixed asset is used for more than one activity, the costs of use must be assigned proportionately. This proportionate assignment of assets includes a cost accounting and a tax dimension. Both dimensions affect, for example, issues concerning the assignment of assets during the project and after the project has been completed. For the assignment, several procedures are possible (for example, electronic documentation of times of use, ticket systems, general assignments), but they should be aligned with tax requirements.
Personnel costs for business activities comprise staff financed from the institute's budget and, if applicable, additional project personnel. These personnel costs must be assigned to the appropriate cost object using time recording or direct primary cost posting. For this, integrated methods are an option, for example, the project employees can record their time in the organization's portal, this is approved by the manager and then forwarded to controlling.
The overhead costs for the business activity are initially posted to objects to which they are directly attributable (for example, cost centers within the organization or other cost objects). For a subsequent proportional assignment of these costs, full cost center and cost object accounting is essential in the organization. For institutes of higher education, costs for teaching and research must also be separate. To map overhead cost controlling, various techniques and types of logic for cost and activity allocation can be used. The final allocation of indirect costs for the business activity can, for example, be achieved using an overhead rate for the individual project costs (for example, direct personnel costs). Here, the criteria or keys for assignment must be unique, defined in advance, and "predominantly" source-related, to meet auditing requirements.
In the price calculation of services, an appropriate profit margin can be included (for example, ≥ 3% of the calculated net costs). Any related tax-relevant elements must be considered and reported.
Through inclusion in the price calculation of the organization's overhead costs and the staff financed by the institute's budget, these are funded by the external sponsor. When separate accounting is designed and implemented, a rule must be developed to distribute the amounts between the key areas and the academic departments.
Do you need to meet the requirements for separate accounting in your organization or do you have questions about the practical implementation?
Contact us.
SAP Deutschland AG & Co. KG would be pleased to provide comprehensive support for both design and implementation, so you can map the requirements for separate accounting. Take advantage of our many years of consulting and software experience, as well as our knowledge of German institutes of higher education and research.
Contact:
Arno Edinger
Consultant
Center Of Expertise: Higher Education & Research
SAP Deutschland AG & Co. KG
Rosenthaler Strasse 30
10178 Berlin
M +49 160 90819488
F +49 6227 78-46497
mailto:arno.edinger@sap.com
http://www.sap.de
